Prozessmanagement für Wohlfahrtverbände

Grünwald, 14.01.2014 - Die Münchner Unternehmensberatung vykon vernetzt gemeinnützige und städtische Wohlfahrteinrichtungen im Kälteschutzprojekt 2013. Das Kooperationsprojekt zwischen der Stadt München, dem Evangelischen Hilfswerk und Jonas Better Place bietet seit 01. November rund 400 Notfallschlafplätze für wohnungslose Hilfesuchende.

Die Zusammenarbeit der beteiligten Einrichtungen wurde bisher nicht durch eine Software-Lösung unterstützt. Ein Austausch darüber, beispielsweise wer, wie viel Kontingent für Hilfesuchende frei hat, konnte nicht unkompliziert und tageszeitgenau abgeglichen werden. Zur Vernetzung der verschiedenen Einrichtungen hat vykon mit Hilfe ihrer eigens entwickelten Methodik eine Softwarelösung implementiert, die eine technisch unkomplizierte Vernetzung der einzelnen Einrichtungen ermöglicht. Darüber hinaus dient sie der Aufnahme und Zuweisung der Hilfesuchenden, der statistischen Auswertung der Zulaufzahlen sowie der angeschlossenen Beratungsangebote.

Optimierte Abläufe mit der vykon-Methodik

'Unsere Erfahrung zeigt, dass Fehler und Ineffizienzen besonders häufig an den Schnittstellen von Abteilungen auftreten', stellt Holger von Chossy - Geschäftsführer der vykon GmbH & Co. KG - immer wieder fest. Business Process Management (BPM) schaffte im Rahmen des Projektes optimierte Abläufe in allen Bereichen. Effizienz als auch Transparenz wurden erhöht, Fehler reduziert und Verantwortlichkeiten klar definiert. Im Rahmen des Kälteschutzprojektes wurden zunächst Abläufe und Prozesse für einen sogenannten Soll-Zustand definiert, woraufhin dann eine passgenaue Anwendung mit MS SharePoint erstellt wurde.

Mit dieser Applikation ist es den verschiedenen Einrichtungen diesen Winter möglich, eine einheitliche Erfassung der Daten von Hilfesuchenden zu gewährleisten, tageszeitgenaue Abfragen über Kapazitäten der einzelnen Einrichtungen durchzuführen, verschiedene Schnittstellen zu E-Mail oder Excel einzubinden, unterschiedliche Berechtigungen für unterschiedliche Anwender anzubieten, neue Mitarbeiter unkompliziert einzuweisen sowie die Weiterleitung Hilfesuchender an Beratungsangebote sicher zu stellen. Außerdem konnte mit der Anwendung ein hoher Datenschutzanspruch gesichert werden.?

Nachhaltigkeit durch die vykon-Methodik

Die durch die vykon-Methodik entwickelte Anwendung für das Kälteschutzprojekt ist einfach, einheitlich, flexibel und preiswert. Die Kombination dieser Eigenschaften macht die Lösung nachhaltig:

Einfach: BPM ist ein bewährtes Vorgehensmodell zur Optimierung von Abläufen. Die Lösung ist grundsätzlich maßgeschneidert und bildet die spezifischen Inhalte und Aktivitäten des Kälteschutzprojektes ab. Durch die Vorgehensweise wird Transparenz geschaffen.

Einheitlich: Die Lösung basiert vollständig auf einer standardisierten Infrastruktur von MS SharePoint, welches sich bereits im Einsatz bei der Inneren Mission München befand. Die Infrastruktur bietet die Möglichkeit weitere Anwendungen zu implementieren, wie beispielsweise ein Intranet, Qualitätsmanagement, Personalverwaltung, etc. Auf Basis der vereinheitlichten Inhalte und Vorgänge können verlässliche Kennzahlen und Statistiken ermittelt werden.

Flexibel: Arbeitsabläufe und Inhalte (Felder) werden mit der Anwendung konfiguriert, nicht programmiert und bietet daher eine vollintegrierte MS Lösung mit vorhandenen Schnittstellen zu MS Office Programmen wie Outlook, Excel, Word, Access und PowerPoint. Darüber hinaus sind spezifische Anpassungen leicht in Eigenregie möglich und die Anwendung kann problemlos in einer Intranet-Lösung integriert werden. Das bedeutet für das Kälteschutzprojekt: Aus der hohen Flexibilität folgt die Zukunftssicherheit.

Preiswert: Es entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten, da zum Teil die bestehende Infrastruktur genutzt wurde und damit besser ausgelastet wird. Die vykon Lösung bietet somit Planungssicherheit und vermeidet unnötige Kosten.

www.vykon.de

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