Einsatz bei den Stadtwerken

Rheine, 14.01.2014 - conats Archive und Stadtwerke Itzehoe

Zeitgewinn durch revisionssichere E-Mail-Archivierung

conats Archive, Lotus Domino basierte E-Mail-Archivierung, im Einsatz bei den Stadtwerken Itzehoe

Kommunikation via E-Mail ist aus dem Geschäftsalltag der Stadtwerke Itzehoe nicht mehr wegzudenken: Kein Wunder, sind E-Mails doch schnell getippt, verschickt und wandern nicht wie früher mit der Hauspost von Abteilung zu Abteilung. Auch die Kunden und Geschäftspartner der Stadtwerke kommunizieren elektronisch: Für die Stadtwerke ein effizienter Weg, Kundenanfragen wie An- oder Abmeldungen schon via eigener Website in die richtigen Bahnen zu lenken. Immer mehr Geschäftsunterlagen werden so elektronisch generiert und müssen dennoch wie Geschäftsbriefe auf Papier unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar für den Gesetzgeber archiviert werden.

Gesucht: revisionssichere E-Mail-Archivierung basierend auf Lotus Notes

Für die Stadtwerke Itzehoe stand 2008 fest: Ein revisionssicheres E-Mail-Archivierungssystem sollte die Standard-Archivierung ablösen.

Thies Schröder-Scheel, Leiter EDV der Stadtwerke Itzehoe, fasst die damaligen Anforderungen zusammen: 'Bei uns arbeiten rund 300 Mitarbeiter mit dem E-Mail-System Lotus Notes. Es war klar, dass die E-Mail-Archivierung nahtlos mit den Lotus Domino Datenbanken zusammenarbeiten musste, wenig Installationsaufwand mit sich bringen und natürlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen musste.'

gefunden: conats Archive ? unkomplizierte Integration

conats Archive als E-Mail-Archivierungssoftware. conats Archive ist zertifiziert durch den Fachausschuss Ordnungsmäßigkeit und Prüfung der Datenverarbeitung OPDV. Technisch basiert conats Archive auf

Lotus Domino ? und bietet damit eine rundum nahtlose Integration in das bestehende Mail-System der Stadtwerke Itzehoe. conats Archive arbeitet ausschließlich mit Lotus Domino-Technik ? es wird keine fremde Datenbank installiert. Für EDV-Leiter Schröder-Scheel ein großes Plus in der Umsetzung: 'Wir waren überrascht, wie schnell und reibungslos conats Archive startklar war. Ich hatte mich auf umfangreiche Schulungen für Administratoren und Mitarbeiter eingestellt ? völlig überflüssig. Nach genau einem Tag lief conats Archive stabil und unsichtbar im Hintergrund.'

Doppelter Gewinn: Zeitersparnis und Ordnung inklusive

Für Thies Schröder-Scheel war die Installation von conats Archive ein wichtiges Argument für den Einsatz der Software: 'Der Installationsaufwand ist extrem niedrig. Bei conats Archive muss sich niemand umstellen ? die Software passt sich unserem bestehenden System an. Das Thema Schnittstellenproblematik taucht einfach nicht auf, da kein Drittsystem genutzt wird. Der E-Mail-Client von Lotus Notes verändert sich nicht. Positiv überrascht hat den EDV-Leiter der Stadtwerke Itzehoe: 'Die Suche nach E-Mails ist durch den Einsatz von conats Archive komfortabler und schneller geworden. conats Archive ist vollständig kompatibel mit Lotus DAOS (Domino Object Attachment Service), das identische E-Mail-Anhänge erkennt und zusammenfasst. So kann das Datenvolumen durch den Einsatz von conats Archive um 50 bis 70 Prozent reduziert werden.

Schnelligkeit durch mehrstufige Datensicherung

Besonders schnell durchsucht conats Archive alle E-Mails auch aufgrund der mehrstufigen Datensicherung. Um das aktive System schnell zu halten, werden alle Mails nach frei konfigurierbaren Zeitabständen verschlankt, bleiben aber durchsuch- und aufrufbar.

Sicherheit fürs Unternehmen und den Gesetzgeber

'Als kommunales Unternehmen sind wir den Bürgern verpflichtet ? unsere Geschäftsvorgänge müssen transparent und sicher sein. Die E-Mail-Speicherung ohne Dopplungen und die 'Herzschlag-Technik' von conats Archive waren zwei weitere wichtige Argumente für den Einsatz', erklärt Thies Schröder-Scheel weiter. Durch die Single Instance Storage, die einmalige E-Mail-Speicherung, verhindert conats Archive die doppelte Speicherung identischer Inhalte. So werden Datenvolumina reduziert und Duplikate, die zu Verwechslungen führen könnten, verhindert. Als 'Herzschlag-Technik' bezeichnet conats die Selbstüberwachung des Systems während des Einsatzes, das die Funktionstüchtigkeit des Systems bei jedem Mail-Eingang kontrolliert. Seit 2009 arbeiten nicht nur die 300 Mitarbeiter der Stadtwerke Itzehoe mit conats Archive: Über die Kooperation der Stadtwerke im Kreis Steinburg nutzen auch die Stadtwerke Glückstadt und Wilster die E-Mail-Archivierung durch conats Archive. Unmerklich im Hintergrund archiviert es zuverlässig jede Mail. Und bleibt damit der Vision des Unternehmens conats GmbH treu: 'Wir entwickeln hochwertige Software, die die Menschen verstehen und anwenden.' Nicht umsonst gehört die E-Mail Archivierungslösung conats Archive in der Kategorie IT- & Softwarelösungen für die Industrie zu den besten Lösungen des 'Industriepreis 2013'.

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