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Lückenhaftes Content Management verursacht Compliance-Risiken

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Laut FileNet-Umfrage ignorieren europäische Compliance-Strategien häufig unstrukturierte Inhalte


(Bad Homburg, 22.03.2006) FileNet (Nasdaq: FILE), führender Anbieter von Enterprise Content und Business Process Management-Lösungen, hat eine neue Studie über die Compliance-Strategien europäischer Unternehmen veröffentlicht. Die Befragung von 200 CIOs aus europäischen Organisationen mit einem Umsatz von mehr als 350 Millionen Euro hat gezeigt, dass 78 Prozent der Unternehmen zwar wissen, wie wichtig die Archivierung, Nachverfolgung und Verfügbarkeit von Inhalten im Rahmen ihrer Compliance-Strategien ist. Gleichwohl gaben 36 Prozent der Befragten an, dass sie dazu nicht in der Lage seien.

Unstrukturierte Inhalte

In diesem Zusammenhang kommt unstrukturierten Inhalten besondere Bedeutung zu. Einer Mehrzahl der Unternehmen ist die Archivierung, Nachverfolgung und der Zugriff auf Emails, Sprachnachrichten und Instant Messaging nicht möglich, obwohl laut 58 Prozent der CIOs geschäftskritische Informationen mitunter einzig in Form von Emails vorliegen.

58 Prozent der Unternehmen wollen einen schnellen Zugriff auf Email-Informationen, um dort Vertragsvereinbarungen zu identifizieren, 37 Prozent möchten auf diese Weise Informationen nachverfolgen, die an Kunden gesendet wurden und 35 Prozent sehen dies als Instrument zur Kontrolle der Kommunikation im Fall rechtlicher Auseinandersetzungen.

Hierzu nicht in der Lage sind 52 Prozent der Organisationen, wenn der thematische Faden in einer Kette von Email-Korrespondenz nicht von der ersten bis zur letzten Nachricht reicht, 47 Prozent, wenn die benötigte Information in einem Email-Anhang enthalten ist, statt im Nachrichtentext und 42 Prozent, wenn die betreffenden Emails uneinheitlich gespeichert wurden.

Papierdokumente

Ebenfalls problematisch ist in vielen Unternehmen die Verwaltung von Papierdokumenten. So beschweren sich 71 Prozent der CIOs über lange Suchzeiten und den damit verbundenen Verlust an Produktivität.

Mehrere Content Repositories

Viele gesetzliche Auflagen verlangen von den Unternehmen die Bereitstellung von Dokumenten zu Revisions- und Kontrollzwecken oder den Nachweis darüber, wie diese Dokumente als Teile von Geschäftsprozessen verwendet worden sind. Laut Studie können 61 Prozent der Unternehmen diesen Anforderungen nicht nachkommen, sobald die Dokumente in verschiedenen Repositories abgelegt sind.

"Die Umfrage zeigt, dass viele europäische Unternehmen ihre Content Management-Strategie überprüfen müssen – nicht nur, um Compliance mit neuen Vorgaben zu gewährleisten, sondern auch zur Erhöhung ihrer Produktivität", so Stephan Van Herck, Senior Vice President EMEA bei FileNet. "Unternehmen brauchen Lösungen, die ihnen über mehrere Content Repositories hinweg die Kontrolle über strukturierte und unstrukturierte Inhalte ermöglichen und Content zusammen mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen sichtbar machen."

"Bei der Zurich Gruppe Deutschland vertrauen wir seit mehr als zehn Jahren beim Dokumenten Management auf die Technologie von FileNet und erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung", erläutert Raphael Lamskemper, Leiter Allgemeine Services bei der Zurich Gruppe Deutschland. "Die Entscheidung zugunsten von FileNet hat sich auch im Hinblick auf aktuelle Herausforderungen als richtig erwiesen."

Über die Studie

Die Studie hat Vanson Bourne Ende 2005 im Auftrag von FileNet durchgeführt. Die detaillierten Ergebnisse der europaweiten Umfrage sind über FileNet erhältlich.

Über FileNet
FileNet Corporation (NASDAQ: FILE) hilft Organisationen, durch das Management ihrer geschäftskritischen Inhalte und Prozesse kompetente Entscheidungen schneller zu treffen. Durch Kontrolle der Inhalte im gesamten Unternehmen, Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse sowie Vereinfachung der Entscheidungsfindung verschaffen FileNet Enterprise Content Management (ECM) -Lösungen den Kunden einen entscheidenden Vorteil gegenüber dem Wettbewerb. ECM-Anwendungen von FileNet bieten vielfältige Funktionen, die sich in bestehende Informationssysteme integrieren lassen und eine kostengünstige Lösung von Geschäftsproblemen ermöglichen.
Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1982 haben sich über 4.000 Firmen, einschließlich mehr als drei Viertel der Fortune 100, für Lösungen von FileNet entschieden, um damit ihre unternehmenskritischen Inhalte und Prozesse zu managen. Das Unternehmen mit der Zentrale in Costa Mesa, Kalifornien, vertreibt seine innovativen ECM-Lösungen in mehr als 90 Ländern über seine globale Verkaufs-, Professional Services- und Support-Organisation sowie über sein ValueNet® Partnernetz, Systemintegratoren und Anwendungsentwickler. In Deutschland ist FileNet bereits seit 1988 vertreten.

Presse
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