Die Stadtverwaltung von Mühlheim hat damit begonnen ihr Dokumentenmanagement digital zu verwalten und ihr System mit der Dokumenten Management Software content4work Enterprise aufgerüstet. Die IT-Abteilung hat das neue System im Zuge eines Pilotprojektes bereits integriert und das Dokumentenmanagementsystem wird nun auch zügig auf andere Abteilungen ausgeweitet und wird bereits zeitnah allen 200 Usern zur Verfügung stehen. Damit stellt die Stadt Mühlheim in ihrer Verwaltung die Weichen für die Zukunft.
Die Umstellung erfolgt schneller als geplant
Ursprünglich war für das Jahr 2014 lediglich vorgesehen, die Möglichkeiten für den Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Stadtverwaltung näher zu erörtern und zu planen. Die DMS Software content4work Enterprise präsentierte sich allerdings auf Anhieb derart überzeugend in Bezug auf die Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement, dass mit der Umstellung auf digitale Akten ab sofort begonnen wird. Dies ist eine erfreulich schnelle Entwicklung, da sich durch das digitale Dokumentenmanagement zahlreiche Arbeitsprozesse beschleunigen und nachhaltig vereinfachen lassen. Davon profitieren letztendlich auch die Bürger der Stadt Mühlheim am Main.
Papierlose Verwaltung durch digitale Akten sinnvoll und effizient
In den verschiedenen Bereichen einer Stadtverwaltung fallen Tag für Tag jede Menge Dokumente an, die bearbeitet und archiviert werden müssen. Durch das elektronische Dokumentenmanagementsystem content4work Enterprise DMS steht den Mitarbeitern zu jedem Vorgang in Zukunft auf Knopfdruck eine digitale Akte zur Verfügung sei es in Bezug auf Baumaßnahmen, die Einwohner der Stadt Mühlheim oder auch die Angestellten der Stadtverwaltung. Die Module Workflow und Digitale Akten, die das Dokumentenmanagementsystem ergänzen, lassen sich in jeder Abteilung einsetzen und ermöglichen mittel- bis langfristig eine papierarme Verwaltung mit deutlich einfacheren Arbeitsmethoden.
Das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis und die einfache Bedienbarkeit der Software waren natürlich mitentscheidend, äußert sich ein Sprecher der Stadtverwaltung. In der Tat werden durch die Dokumentenmanagementsoftware zahlreiche interne als auch externe Arbeitsabläufe enorm vereinfacht und beschleunigt. Die Berge aus Papier verschwinden aus den Aktenschränken und von den überfüllten Schreibtischen. Dies spart nicht nur Zeit, Steuergelder und wertvollen Lagerplatz, der für Archive mit Dokumenten aus Papier benötigt wird, sondern ist noch dazu schonend für die Umwelt.
Weitere Informationen über content4work Dokumentenmanagement finden Sie unter http://www.content4work.de/produkte/dokumentenmanagement/
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