Der komplette Vertriebsprozess auf einen Blick

Konstanz, 29.04.2014 - Weltweit liefert Orbit Logistics elektronische Bestandsmanagement-Lösungen. Das international führende Unternehmen bietet seinen Kunden ein die gesamte Lieferkette umfassendes E-Business-Konzept, das in eigenen Rechenzentren als Software as a Service zur Verfügung steht. Um die Abläufe auch im eigenen Haus zu optimieren, hat sich Orbit Logistics für cobra CRM PLUS entschieden.

"Einen Quantensprung", so betont Meik Jähnel, habe man mit dem Einsatz des CRM-Systems erreicht. Der Orbit-Vertriebsleiter hatte schon in seiner vorherigen Anstellung mit der Lösung des Konstanzer CRM-Spezialisten gearbeitet, und mit seinem Start bei Orbit Logistics machte er sich sogleich an die Integration der cobra CRM Software. Mittlerweile arbeiten rund die Hälfte der 41 Mitarbeiter der deutschen Orbit-Niederlassung mit der IT-Lösung - von der Geschäftsleitung über den Vertrieb und das Marketing bis hin zur Technik.

"Wir sind ein Unternehmen, das maßgeschneiderte Komplettlösungen für Prozessüberwachung und -management bietet - und genau das wollte ich für unser CRM und Kontaktmanagement auch", sagt Meik Jähnel. Nun sorgt das Kundenmanagementsystem bei Orbit Logistics in Leverkusen für einen strukturierten Überblick über den kompletten Vertriebsprozess von der Kundenakquise bis hin zu Leadauswertungen und Erfolgsstatistiken jedes einzelnen Mitarbeiters. Der Vertriebsleiter administriert die Datenbankstruktur selbst, "und die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter hat maximal zwei Tage gedauert", erinnert er sich an den Projektstart. Mit dem autorisierten cobra Partner exe GmbH habe man den für das Unternehmen genau passenden Partner gefunden.

Highlight: Selektion und Verknüpfung von Adressen

Eine große Rolle bei der täglichen Arbeit mit der Datenbank spielen die Funktionen zur Adressselektion und -verknüpfung. Denn die oberste Anforderung an die Software war die Systematisierung, Katalogisierung und Gruppierung nach Kunden und Lieferanten, Regionen, Sprachen und weiteren Kriterien, so dass Informationen im Rahmen von Marketingaktionen mittels Serienmails oder Newsletter zielgerichtet ausgesendet werden können. Nachdem zunächst die bislang unstrukturierten Datensätze - rund 4800 Adressdaten bestehend aus Visitenkarten, Outlook-Kontakten und diversen Excel-Tabellen - in die cobra Datenbank übernommen worden waren, genügt nun ein Mausklick, um sämtliche Informationen und Verknüpfungen zu einem Kontakt zu erhalten.

"Wir sind ein mittelständisches Unternehmen mit Niederlassungen in der Schweiz, Brasilien, den USA und Asien sowie einer sehr umfänglichen Matrixorganisation", erläutert Jähnel. Neben Kundendaten verwaltet Orbit Logistics darum auch die Kontakte der Mitarbeiter in der CRM Software. Dank der Adressverknüpfung in cobra erkennen die Mitarbeiter, wenn beispielsweise ein Adressat im finnischen Unternehmenssitz für den strategischen Einkauf in Brasilien zuständig ist.

Besonders wichtig ist zudem die Kontakthistorie, die einen vollständigen Überblick über bisher erfolgte Mails, Telefonate oder sonstige Kontakte mit dem Kunden bietet, da der Weg über einen langfristigen Vertriebsprozess geht. Nicht selten dauert die Entwicklung vom Erstkontakt bis zum tatsächlichen Vertragsabschluss 24 Monate. Umfassende Informationen haben darum erste Priorität, beispielsweise über das Geschäft: Was wurde zuletzt besprochen? Wie weit sind die Verhandlungen gediehen? Aber auch über den Menschen am anderen Ende der Telefonleitung: "Es ist von Vorteil, zu wissen, dass der Kunde z.B. vor einem Jahr Vater geworden ist und sich nach dem Sprössling zu erkundigen", so Meik Jähnel. Auch solche Informationen können in einer gut geführten Datenbank hinterlegt sein. "Menschen kaufen keine Ware; Menschen kaufen von Menschen."

Vertriebsprozesse und Reporting

Sowohl für die interne als auch die externe Kommunikation setzt Orbit Logistics die Telefonie innerhalb der Lösung ein: "Ich weiß gar nicht mehr, wann ich das letzte Mal eine Nummer selbst gewählt habe", sagt Jähnel. "Das übernimmt cobra für mich und ich habe dabei gleich sämtliche Kontakt- und Vertriebsinformationen auf dem Bildschirm."

Mit der CRM-Lösung stößt der Orbit-Vertriebsleiter außerdem zielgerichtet Vertriebsprozesse an, über das Reporting kann er sich über den Fortgang informieren und die Auswertungen des Vertriebserfolges auf Mitarbeiter-, Gebiets- oder Produktebene abfragen. Analyse-Funktionen helfen, Schwachstellen und Defizite im Vertriebsprozess aufzudecken, Mitarbeiterkontakte zu analysieren und Stammdaten auszuwerten. "Ich betreue 178 Vertriebsprojek-te in ihrer gesamten Komplexität allein - ohne eine Datenbank wie cobra wäre das nicht möglich."

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