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Projektmanagement in Großunternehmen mit MindManager

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Praxisbeispiel:Vom Ideenmanagement bis zum Marketing


Wie sich Kreativität und umfassendes Projektmanagement in einer Software-Lösung integrieren lassen, zeigt das Beispiel der Entwicklung von Oral-B- Zahnbürsten der nächsten Generation im Hause Procter & Gamble. Dort müssen die Ideen der Produktentwickler...

Alzenau, 15.05.2014 - Wie sich Kreativität und umfassendes Projektmanagement in einer Software-Lösung integrieren lassen, zeigt das Beispiel der Entwicklung von Oral-B- Zahnbürsten der nächsten Generation im Hause Procter & Gamble. Dort müssen die Ideen der Produktentwickler mit hunderten Schutzrechten abgeglichen bzw. neue Patente gemeldet werden. Transparenz und signifikante Zeitersparnis schafft dabei MindManager.

Die Herausforderung

Kaum vorstellbar, wie viel Technologie in Zahnbürsten steckt. Egal ob manuell oder elektrisch, viele hundert Patente, Schutzrechte, Gebrauchs- und Design-Muster sind auf die unverzichtbaren Alltagsgeräte angemeldet. Dr. Jungnickel ist bei Procter & Gamble für den gesamten Bereich des Patentmanagements bei manuellen Zahnbürsten zuständig und muss bei neuen Designs oder Technologien genau prüfen, ob diese bereits geschützt sind oder als Innovation gemeldet werden können. In einem neuen, umfangreichen Projekt bei Procter & Gamble sah sich Jungnickel mit extrem viel Input konfrontiert. 'Es gab unzählige Brainstorming-Sessions', erzählt der Technologie-Entwickler Jungnickel. Um die zahlreichen Ideen zu strukturieren und ein Gesamtbild des Inputs zu schaffen, entschied sich Jungnickel für den Einsatz von MindManager, den er bereits von vorhergehenden Tätigkeiten kannte.

Die Lösung

Sämtliche Ideen und Vorschläge aus den verschiedenen Entwicklungsbereichen hielt Jungnickel mit MindManager fest und strukturierte den gesamten Input übersichtlich. Die Ausführungen zu den einzelnen Punkten hängte er als Word- oder andere Dokumentenformate an den jeweiligen Map-Zweig. Im nächsten Schritt erfolgte das, was Jungnickel 'connecting the dots' nennt: Beziehungen und Logik zwischen den einzelnen Map-Zweigen und deren Inhalten herstellen. 'Mit Werkzeugen wie Verbindungen, Flaggen oder Prioritäten lässt sich das relativ einfach bewerkstelligen', sagt Jungnickel. 'Im Rahmen eines Fließtextes wäre allein das zu einer Sisyphus-Arbeit geworden ? und ebenso aufwändig nachzuvollziehen für Vorgesetzte und Kollegen', ergänzt der Technologie-Manager. Zweiter großer Meilenstein des umfangreichen Projekts war die Sichtung der für dieses Projekt relevanten Patente, Schutzrechte sowie Gebrauchs- und Design-Muster. Ziel war es nun, mit Hilfe von MindManager eine Patent-Landscape zu erstellen, in der sich später mit nur wenigen Klicks gewünschte Informationen leicht finden und nutzen lassen. Bei der Anzahl der Mitbewerber und dem riesigen Sortiment an Zahnbürsten mussten bisher rund 1000 Patente gesichtet werden. 'Die Parole lautete, jedes Patent-Dokument nur ein einziges Mal in die Hand nehmen zu müssen', erzählt Dr. Jungnickel. 'Die relevanten Punkte wurden in der Map aufgeführt, während das gesamte Patent-Dokument mit dem jeweiligen Zweig in der Map verlinkt wurde.'

Nachdem alle Ideen der Oral-B-Entwickler sowie alle relevanten patentrechtlichen Informationen in der Map zusammengeführt waren, konnte Dr. Jungnickel mit dem Herzstück seiner Arbeit beginnen: dem Ideenmanagement durch den Abgleich der Ideen mit Patenten und anderen Meilensteinen. Besonders erleichtert wurde diese komplexe Aufgabe durch die übersichtliche Struktur der vielfältigen vorhandenen Informationen und Ideen in MindManager. So wurde sehr schnell klar, wie sich die neue Entwicklung vom Stand der Technik unterscheidet und welche Patente und Gebrauchsmuster neu angemeldet werden können. 'Sehr angenehm sind bei solchen Aufgaben die zahlreichen Möglichkeiten von MindManager, Ansichten oder Daten zu filtern. So lassen sich auch hochkomplexe Maps stets übersichtlich und fokussiert betrachten und bearbeiten', so Jungnickel.

Doch damit endet die Arbeit des Projekt- und IP-Managers noch lange nicht. Auch während der restlichen Entwicklungs-, Produktions- und Testphasen muss er als Patentmanager ständig am Ball sein. 'Wir möchten, dass unsere Produkte vom Konsumenten gemocht werden. Daher müssen wir sicherstellen, dass wir nicht am Markt vorbei entwickeln', erklärt Jungnickel. Die Problematik dabei: Werden neue Oral-B-Zahnbürsten zum Testen gegeben und gelangen Informationen hierüber an die Öffentlichkeit, ist keine Patentanmeldung mehr möglich. Dr. Jungnickel muss beim Patent-Management also zeitlich sehr eng mit der Produktentwicklung zusammenarbeiten. Dass sich für die Steuerung des zeitlichen Projektablaufs MindManager ebenfalls sehr gut eignet, hat der Technologie-Manager mit Freude zur Kenntnis genommen.

'Aus meiner früheren Arbeit mit der Software war es mir gar nicht bewusst, dass sich MindManager optimal für die Projektsteuerung im engeren Sinne einsetzen lässt', erzählt Jungnickel. 'Aber genau so einfach wie das Ideenmanagement ist die zeitliche Projektsteuerung mit MindManager ? zwei, drei Klicks und fertig. Damit habe ich in meinen Maps nicht nur eine inhaltliche Dimension, sondern auch eine zeitliche Dimension, mit der die Patentanmeldungen getriggert werden. Das hat mir so gut gefallen, dass ich kein MS Project oder Excel mehr für die Projektarbeit verwende.'

Die Ergebnisse

Von der Ideensammlung, über die Entwicklung der Innovationen, bis zur Umsetzung und Produktion: Dr. Jungnickel managt sein komplexes Aufgabenspektrum bei Procter & Gamble ausschließlich mit MindManager. 'Nicht nur, dass ich durch diese Arbeitsweise Redundanzen minimiere', so der Projekt-Manager, 'ich bin dadurch auch wesentlich schneller und effizienter. Für mich ist MindManger das Werkzeug, mit dem ich sowohl Kreativität als auch hervorragendes Projektmanagement in einer Oberfläche vereinen kann.'

Dr. Jungnickels Arbeitsweise zieht inzwischen auch schon Kreise im Konzern. Nach einer gewissen anfänglichen Zögerlichkeit bei der Projektverwaltung, die andere PM-Werkzeuge gewohnt war, kam immer mehr positives Feedback. Dr. Jungnickel hat inzwischen eine ganz eigene Sicht auf 'sein' Werkzeug: 'Ich sehe die Map mittlerweile als strukturierte Datenbank, in der ich sämtliche Informationen hinterlege und die mir jederzeit einen genauen Überblick darüber liefert, wo wir gerade im Projekt stehen.'


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