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ZyLAB-Umfrage: Trotz Verbesserungen beim behördlichen E-Mail-Management sind noch weitere Schritte erforderlich

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Düsseldorf, Vienna, Virginia (USA) – ZyLAB, ein innovativer Entwickler von Lösungen für Datenzugriff, hat heute die Ergebnisse seiner zweiten jährlichen Umfrage zum Thema E-Mail-Management bekannt gegeben, die das Unternehmen auf der FOSE – einer US-Messe für IT-Systeme in Behörden – durchgeführt hat. Dabei wurden ausschließlich Messebesucher befragt, die in einer Behörde arbeiten. Der Studie zufolge gibt es einige Verbesserungen beim behördlichen E-Mail-Management. Doch das Ziel, dass auf alle Dokumente bei Bedarf problemlos zugegriffen werden kann, ist noch längst nicht erreicht. Die wichtigsten Umfrageergebnisse: Die Zahl der Behörden mit E-Mail-Richtlinien hat im Vergleich zu 2005 zugenommen. 26 Prozent der Befragten sichern ihre E-Mails nie. 49 Prozent der Befragten haben Schwierigkeiten, E-Mails zu finden, die älter sind als sechs Monate.

2005 hatten 100 Prozent der Befragten angegeben, dass sie E-Mails als offizielle Dokumente sowie als ein wichtiges Kommunikationsmedium für ihre tägliche Arbeit betrachten. Die Umfrage 2006 konzentrierte sich deshalb darauf, wie diese Dokumente heutzutage verwaltet werden.

„Wie oft sichern Sie Ihre E-Mails?“ war eine Frage, die sowohl 2005 als auch 2006 gestellt wurde. Beide Male ergab sich fast dasselbe Bild. Dabei ist der Prozentsatz der Personen, die angaben, täglich eine Sicherung durchzuführen, leicht zurückgegangen: von 54 Prozent im Jahr 2005 auf 52 Prozent im Jahr 2006. Ferner gaben 2005 24 Prozent der Befragten an, nie eine Sicherung ihrer E-Mails durchzuführen; 2006 waren es 26 Prozent. Dahingegen sagten jetzt 70 Prozent der Befragten (im Vergleich zu 65 Prozent 2005), in ihrer Behörde gebe es eine Richtlinie zum E-Mail-Management.

Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse:

- Wie viele E-Mails erhalten Sie durchschnittlich pro Tag?
25 E-Mails oder weniger: 24 Prozent.
26 bis 50 E-Mails: 38 Prozent.
Mehr als 50 E-Mails: 38 Prozent.

- Wie oft sichern Sie Ihre E-Mails?
Täglich: 52 Prozent.
Wöchentlich: 12 Prozent.
Monatlich: 8 Prozent.
Jährlich: 2 Prozent.
Nie: 26 Prozent.

- Gibt es in Ihrer Behörde Richtlinien zum E-Mail-Management?
Ja: 70 Prozent.
Nein: 30 Prozent.

- Gelingt es Ihnen problemlos, bei Bedarf E-Mails wiederzufinden?
Ja: 76 Prozent.

- Gelingt es Ihnen problemlos, vor sechs Monaten oder davor empfangene E-Mails wiederzufinden?
Ja: 51 Prozent.
Nein: 49 Prozent.

„In den vergangenen zwölf Monaten haben einige Behörden endlich Richtlinien zum E-Mail-Management eingeführt. Doch die Antworten auf die Frage nach der Häufigkeit der E-Mail-Sicherung zeigen, dass sich viele Mitarbeiter nicht an die Richtlinien halten“, sagte Dr. Johannes Scholtes, CEO von ZyLAB Distribution BV. „Da E-Mails übereinstimmend als offizielle Dokumente angesehen werden, muss sich auch das Auffinden von E-Mails verbessern. Dies gilt insbesondere für E-Mails, die älter als sechs Monate sind.“ Dieser Prozess kann durch die Implementierung von Richtlinien und entsprechenden Technologien für den Datenzugriff unterstützt werden.


Über ZyLAB Distribution BV:
ZyLAB wurde 1983 gegründet und ist der führende Anbieter von Software für Dokumenten-Imaging und Papierarchivierung, mit der Unternehmen der Global 2000 und Regierungseinrichtungen Millionen Seiten Papier und elektronische Dokumente digital archivieren und verwalten. Die umfassenden und hochwertigen Recherchefunktionen, die die Textsuche in über 200 Sprachen unterstützen und die Möglichkeit bieten, Daten zu verwalten und gemeinsam über das Internet zu nutzen, sind nur einige der Gründe dafür, dass Geheimdienste, Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwälte, Anwaltskanzleien, Gerichte und interne Rechtsabteilungen sich für ZyLAB entschieden haben. Weltweit mehr als 7.000 Installationen mit über 300.000 Anwendern in Organisationen und Unternehmen wie Amtrak, dem FBI, dem Department of Homeland Security, der New Yorker Börse, Pepsico, Riggs Bank, dem Staat New York und Walt Disney bestätigen, dass ZyLAB über umfangreiche Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Geschäftsanwendungen verfügt. Das Unternehmen unterhält zur weltweiten Unterstützung seiner Kunden Niederlassungen in McLean (Virginia, USA), in Großbritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, den Niederlanden, Singapur und Australien. Näheres erfahren Sie unter www.zylab.de.

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Unternehmensprofil: ZyLAB Deutschland

Seit über 25 Jahren gehört ZyLAB mit seinen modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management zu den führenden Anbietern der Branche. Die hoch entwickelten Technologien erlauben es Organisationen, sämtliche Daten jeglichen Formats zu verwalten. Damit lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachverhalte untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern. ZyLABs XML-basierte Produkte und Services werden unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien genutzt.

Mit dem eDiscovery & Production System von ZyLAB können IT- und juristische Abteilungen die kosten- und zeitintensiven Aufgaben bei Rechtsstreitigkeiten effizient intern durchführen. Dabei berücksichtigt das ZyLAB-System sämtliche Schlüsselaspekte des E-Discovery, vom Informationsmanagement bis hin zur juristischen Produktion relevanter Daten sowie zur übergabe an spezielle juristische Lösungen.

Aktuell hat ZyLAB 1,7 Millionen Nutzerlizenzen in mehr als 9.000 Installationen verkauft. Hauptsitz des Unternehmens ist McLean, Virginia (USA) sowie Amsterdam (NL). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, San Francisco, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur.


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