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Die Dos und Don‘ts während einer Telefonkonferenz − Powwownow klärt auf

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Telefonkonferenzen sind eine echte Alternative zu Livemeetings. Damit sie jedoch erfolgreich und effizient von statten gehen, gilt es einige Regeln zu beachten.

Montagmorgen - der Terminkalender ist voll. Meetings in Berlin, München, Frankfurt stehen an. Nun heißt es Flüge buchen, Hotelzimmer reservieren, Präsentationen vorbereiten und Agendas studieren. Stress und Zeitdruck sind vorprogrammiert – ganz abgesehen von den Kosten. Viele dieser zeitraubenden und vor allem teuren Dienstreisen können der Vergangenheit angehören − die Telefonkonferenz macht es möglich.

Damit Sofortkonferenzen so effizient und produktiv wie möglich ablaufen, verrät Powwownow − führender Anbieter von Call-by-Call Telefonkonferenzen in Europa − einige nützliche Tipps.


Dos − das gilt es zu beachten:

Einen ruhigen Ort wählen. Das A und O einer erfolgreichen Telefonkonferenz ist ein Platz, an dem ungestört telefoniert werden kann, beispielsweise in einem Konferenzraum.

Seinen Namen nennen. Wenn jemand das Wort ergreift, sollte er zu Anfang seinen Namen nennen, damit alle Teilnehmer wissen, wer gerade spricht. Dies gilt insbesondere für Telefonkonferenzen mit vielen Personen.

Andere Teilnehmer mit Namen ansprechen. Möchte man sich explizit an eine bestimmte Person wenden, sollte zunächst dessen Namen genannt werden. Auf diese Weise kann derjenige dem Gesagten besser folgen.

Die Technik kennen. Jeder Teilnehmer sollte sich mit den wichtigsten Funktionen seines Telefons und des Telefonkonferenzanbieters vertraut machen. Beispielsweise ist es wichtig zu wissen, wo sich die Lautstärkeregler befinden und wie man das Telefon bei Bedarf stumm schalten kann.

Klar und deutlich sprechen – sowohl inhaltlich als auch akustisch. Da die Teilnehmer sich gegenseitig nicht sehen können, nehmen sie auch Signale in Mimik und Gestik nicht wahr. Daher muss alles klar und deutlich ausgesprochen werden.


Don‘ts − das gilt es zu vermeiden:

Nicht durcheinander reden. Man sollte Gesprächspartner ausreden lassen, bevor man selbst etwas sagt. Fragen und Aussagen müssen sonst wiederholt werden. Dadurch könnte sich das Gespräch unnötig in die Länge ziehen.

Vorab gewählte Einstellungen des Telefons beibehalten. Diese sollten während eines Gesprächs nicht geändert werden. Andere Teilnehmer könnten sich sonst unnötig gestört fühlen.

Nebengeräusche vermeiden. Das Rascheln mit Papier in der Nähe des Mikrofons, das Schlürfen eines Getränkes und das Spielen mit Stiften während des Gesprächs sollte vermieden werden. Weiterhin gilt: Auch das Tippen auf der Tastatur ist ein No-Go. Notizen mit Stift und Papier sind empfehlenswert.

Bei der Sache sein. Auch wenn es die anderen nicht sehen können: Kein Teilnehmer sollte nebenher an anderen Themen arbeiten. Es ist wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nur dann lassen sich die Effizienzvorteile einer Telefonkonferenz vollständig nutzen.

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Über Powwownow:
Powwownow ist Europas führender Anbieter für kostenfreie Telefonkonferenzräume. Mehr als 207.000 Kunden nutzen den Service in 15 Ländern, darunter Deutschland, andere europäische Länder und USA. Powwownow steht für besonders unkomplizierte, kostengünstige und rund um die Uhr verfügbare Telefonkonferenzen ohne Vertragsbindung. Als kostenlosen Zusatzservice bieten Powwownow-Konferenzen Screen-Sharing, Aufzeichnungen und Termineinladungen sowie Mobile Apps. Im Unterschied zu vielen Anbietern ist Powwownow auch international in 15 Ländern über günstige lokale Einwahlnummern erreichbar. Powwownow ist ein Unternehmen von PGi. www.powwownow.de

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Sabine Sikorski, verantwortlich.

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