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Rechnungswesen unter Druck

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Bekannter Versmolder Druckdienstleister entscheidet sich im Rechnungswesen und Controlling für Diamant/3 IQ


Bielefeld, den 18. August 2014 - Mit Diamant/3 IQ hat die Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH in Rekordzeit ein Altsystem abgelöst, welches  den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Die neue Prozesslösung zeichnet sich nun durch intuitive Bedienerfreundlichkeit und einen hohen Funktionsstandard aus. Vorgelagerte Systeme wie die Branchensoftware Printplus Druck oder das HR-Programm SP_Data konnten zudem nahtlos integriert werden.



 

 

"Von der Auswahl bis zur Inbetriebnahme vergingen lediglich drei Monate" lobt Christian Siewers, Kaufmännischer Leiter bei der Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH. Das Vorgängerprogramm sei in punkto Funktionalität und Darstellung stark veraltet gewesen. Als es dann auch noch hieß, dass SEPA-Überweisungen mit diesem System nicht möglich seien, entschied sich Kolbe-Coloco Ende 2013 zum Wechsel. Ein Problem war nur, dass die neue Lösung bis zum Anfang des neuen Geschäftsjahres im Februar 2014 vollumfänglich integriert sein musste.

"Wir haben uns daraufhin am Markt umgehört, ein paar Anbieter in die engere Wahl genommen und uns dann eigentlich recht zügig für Diamant/3 IQ entschieden", reflektiert der aktiv am Auswahlprozess beteiligte Christian Siewers. Die Software des Bielefelder Herstellers Diamant bietet Rechnungswesen und Controlling in einem und ist bereits bei über 4.000 Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz erfolgreich im Einsatz. "Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern spezialisiert sich Diamant/3 IQ auf die für uns so wichtigen Kernbereiche Rechnungswesen und Controlling und stellt sicher, dass diese unter ständiger Weiterentwicklung auch einwandfrei laufen."

Mehr Erleichterung im Arbeitsalltag

Daneben habe die Software auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit sämtliche Mitbewerber übertroffen: Schon 2009 wurde der Bielefelder Hersteller mit dem TÜV-Qualitätszeichen für "Ergonomie" ausgezeichnet - und seitdem wurde die Usability der Diamant-Lösung von Version zu Version weiterverbessert. Christian Siewers lobt diesbezüglich vor allem den modularen Aufbau, durch den Anwender ihre täglichen Aufgaben noch schneller erledigen können: "Jetzt haben wir eine intuitive, an Windows angelehnte Systemoberfläche, die jeder individuell an seinen Tätigkeitsbereich anpassen kann - konkret bedeutet das weniger Frust bei der täglichen Routine und mehr Zeit für die wichtigen Dinge."
Innovative Features wie etwa der automatische Bankimport, der Zahlungseingänge automatisch erkennt und weiterverarbeitet, erleichtern den Arbeitsalltag darüber hinaus. Auch die in Diamant enthaltenen Vorlagen sowie das Automatisierungsverfahren bei wiederkehrenden Buchungen seien eine sinnvolle Unterstützung. "Gleichlautende Buchungen wie zum Beispiel Abschreibungen müssen wir jetzt nur noch einmal anlegen", freut sich Christian Siewers. "Danach reicht einmal im Monat ein Tastendruck und die Buchungen werden selbständig ausgelöst."

Nahtlose Integration von SP_Data und Printplus Druck

Von der Auswahl bis zur Inbetriebnahme vergingen lediglich drei Monate. Pünktlich zum Jahresabschluss im Februar waren sämtliche Daten vom alten in das neue System übertragen. Parallel dazu erfolgte außerdem die Integration des Personalverwaltungsprogramms SP_Data, einem langjährigen Kooperationspartner von Diamant. "Als wir sahen, wie perfekt beide Software-Pakete miteinander harmonieren, haben wir das im gleichen Zuge gleich miterworben", begründet Christian Siewers die Entscheidung.
Zukünftig werden nun die Informationen aus dem HR-Bereich in Diamant/3 IQ weiterverarbeitet. "Das Diamant Controlling integriert Daten wie Personalstundensätze, Maschinenstundensätze oder gar Urlaubtage und stellt uns diese für Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung."

Ähnlich reibungslos verbindet das Programm auch die vorgelagerte Branchenlösung Printplus Druck, über die bei Kolbe-Coloco die gesamte Betriebsdatenerfassung und Auftragsabwicklung läuft. "Nach einem zweitägigen Kurs bei Diamant sind meine Kollegin und ich jetzt in der Lage, selbständig Würfelmodelle zu erstellen", führt Siewers aus. "Wichtige Informationen zu Kunden oder Rechnungen können wir auf diese Weise komfortabel in Diamant/3 IQ einspielen, umgekehrt können wir aber auch Daten in unser Vorsystem Printplus Druck zurückschreiben - beispielsweise wenn ein Kunde seine Rechnung bezahlt hat."

Punktlandung im Rechnungswesen und Controlling

Schon deshalb sieht Christian Siewers und sein Team den Anbieterwechsel heute als richtige Entscheidung an: "Wir wurden sehr gut betreut und konnten nach der Installation quasi sofort loslegen - das ist aus meiner Erfahrung heraus nicht selbstverständlich." Nicht selbstverständlich ist für den Kaufmännischen Leiter auch, dass Kolbe-Coloco mithilfe von Diamant Software innerhalb dreier Monate eine komplette Lohn- und Finanzbuchhaltung umrüsten konnte. "Das funktioniert sicherlich nicht mit jedem Anbieter." Und SEPA? "Wir machen jetzt ausschließlich SEPA-Überweisungen!"

Bild: Christian Siewers
BU: "Mit Diamant/3 IQ haben wir eine intuitive, an Windows angelehnte Systemoberfläche, die jeder Mitarbeiter individuell an seinen Tätigkeitsbereich anpassen kann - konkret bedeutet das weniger Frust bei der täglichen Routine und mehr Zeit für die wichtigen Dinge."
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Bild: diverse Druckerzeugnisse
BU: Egal ob Boden- oder Rollenetikettendruck - als Rundum-Dienstleister im Bereich Spezialdruck realisiert die Kolbe-Coloco GmbH jeden noch so ausgefallenen Kundenwunsch. (Bilder: Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH)
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Bild: Druckerei
BU: Mit verschiedenen Druckverfahren erzeugt die Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH hochqualitative Produkte, die sofort ins Auge fallen. (Bilder: Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH)
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