Köln – Die neue Version 5.2 der Enterprise Content Management Suite OnBase stellt jetzt die Global Information Distribution GmbH (GID) vor, Vertriebspartner des OnBase-Herstellers Hyland Software, Inc. Diese ermöglicht unter anderem eine direkte Integration des Online Citrix-Dienstes „GoToMeeting“, eine erweitere Volltextrecherche, die nun auch im eMail-Archiv recherchiert, sowie Werkzeuge zur Erstellung bzw. Modifikation von Berichten.
„OnBase ist für uns das strategische Produkt, wenn es um unternehmensweites Enterprise Content Management geht“, erläutert Günter Heissler, CTO bei GID, „das System verwaltet alle elektronisch vorliegenden Dokumente in einem zentralen Datenpool, auf den die Mitarbeiter unternehmensweit Zugriff haben.“. Auf Basis offener Technologien finden sich Funktionalitäten von der Office Integration bis zum weltweiten Workflow über Windows Clients oder den integrierten Web Client sowie verschiedene offline-Verfahren zur Integration mobiler oder schwer erreichbarer Standorte. Ein spezielles Modul, der ApplicationEnabler, ermöglicht die programmierfreie Einbindung von DMS-Funktionalität in bestehende Windows-, Web- und zeichenorientierte Programme. Die verwendete Speichertechnologie erlaubt die Nutzung einfacher Raid-Systeme bis hin zu HSM-Systemen mit weltweit verteilten Archiven.
Den online Citrix-Dienst „GoToMeeting“ integriert die neue Version in dem Modul OnBase Collaboration. Damit können berechtigte Anwender/innen online-Meetings effizient planen. Sowohl im Thick-Client als auch im Web-Client bietet dieser Dienst größere Flexibilität in der Bearbeitung sowohl von ad-hoc als auch von Dokumenten-bezogenen Aufgaben.
Darüber hinaus können OnBase-Anwender/innen nun die Volltextsuche auch im eMail-Archiv nutzen und dortnach Schlüsselwörtern oder ganzen Phrasen recherchieren. Dabei durchsucht OnBase den Nachrichtenkopf, den eMail-Text und sogar die Datei-Anhänge. Alle Treffer werden farbig markiert.
Neu ist außerdem ein im Report Services Dienst integriertes Werkzeug zur Berichtskonfiguration. Mit diesem lassen sich neue Berichte erstellen oder bereits vorhandene bearbeiten. Darüber hinaus ist die Einrichtung von Berichtsgruppen und die Zuweisung von Rechten für bestimmte Benutzergruppen möglich.
Ein unternehmensweites Organisationsdiagramm kann für spezielle Workflow Lebenszyklen angelegt werden. Dies ist insbesondere nützlich, wenn diese sich ausweiten oder neu zugewiesen werden müssen. Abgerundet wird die neue Version durch den OnBase Connector for eCopy ShareScan OP. Mit diesem neuen Modul können gescannte Dokumente von einem Multifunktionskopierer im Netzwerk indiziert und dem Datenpool zugeführt werden.
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