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Diamant Software im Einsatz beim wbv


Bielefeld, den 15. September 2014 - Die W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG (wbv) vertraut seit Jahren auf Diamant Software. Abläufe im Tagesgeschäft konnten durch die benutzerfreundliche Rechnungswesen- und Controllinglösung bereits entscheidend optimiert werden. Auch profitiert der Verlag von den zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten sowie der hohen Integrationsfähigkeit der Software.



Der Bielefelder Fachverlag und Mediendienstleister mit den Themenschwerpunkten Bildung, Beruf und Sozialforschung gilt als Diamant/3 IQ-Anwender der ersten Stunde. Bereits 2004 entschied sich das Familienunternehmen, das 2014 sein 150-jähriges Bestehen feiert, für die Rechnungswesen- und Controllinglösung von Diamant. Ebenfalls schon lange dabei ist Gudrun Roscher. Die Leiterin Finanzen und Personal war damals aktiv am Auswahlprozess beteiligt und feiert in diesem Jahr ihr 20. Firmenjubiläum: "Die Software gefiel uns, weil sie zahlreiche innovative Features beinhaltet, benutzerfreundlich ist und eine intuitive Arbeitsoberfläche bietet."

Auch heute noch bestimmt Diamant/3 IQ die Abläufe der wbv-Finanzbuchhaltung. "Wir sind ein kleines Team, das im Monat mehrere tausend Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge zu buchen hat", erläutert die erfahrene Finanzbuchhalterin. Zum täglichen Geschäft hinzu kämen außerdem Controlling-Aufgaben wie Planung und Berichtswesen. "Dank der zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten in Diamant gelingt uns, wofür andere definitiv mehr Personal benötigen würden."

Zahlreiche Automatisierungen

Hier zu loben sei vor allem der automatische Bankimport. Das Modul übernimmt die elektronischen Bankauszüge aus dem Online-Banking, analysiert sie und ordnet sie - wenn möglich - automatisch den Debitorenkonten zu. Da Diamant/3 IQ lernfähig ist, steigt die Trefferquote im Laufe der Zeit an. "Früher mussten wir wirklich jeden Zahlungseingang manuell buchen - das war mühselig und hat uns viel Arbeitszeit gekostet", erinnert sich Gudrun Roscher. "Heute holt die Software die Daten direkt ab und weist so gut wie alle Zahlungseingänge automatisch zu - das ist schon eine bedeutende Arbeitserleichterung für uns!"

In ihrer Funktion als Controllerin schätzt Gudrun Roscher außerdem die bidirektionale MS-Office-Integration, die einen reibungslosen Datentransfer zwischen Diamant/3 IQ und Excel gewährleistet: "Egal ob jahresübergreifende Kalkulation, Soll-Ist-Vergleich oder Mehrjahresvergleich - wir können auf dieser Grundlage jede Auswertung erstellen, die wir benötigen." Die aktuellen Daten werden dabei direkt aus der Buchhaltungssoftware in die Berichte eingespielt. Anschließend lassen sich die Excel-Plandaten ebenso leicht wieder in das Diamant-Rechnungswesen zurückschreiben.

Integrativ und benutzerfreundlich

Hervorzuheben sei außerdem die hohe Integrationsfähigkeit der Rechnungswesen- und Controllinglösung. Neben der Online-Banking-Software SFirm konnten das Verlagsprogramm NTX sowie die elektronische Steuererklärung von Elster in die Prozesse eingebunden werden. Zum Archivprogramm von Habel besteht außerdem eine Anbindung. "Die Software hat sich nahtlos in unsere Systemlandschaft eingefügt und es ist wirklich toll, wie gut Diamant/3 IQ mit den vorgelagerten Programmen harmoniert", erklärt Gudrun Roscher.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist und bleibt die Benutzerfreundlichkeit. Diamant/3 IQ bietet den wbv-Anwendern eine tätigkeitsbezogene Systemoberfläche, mit deren Hilfe individuelle Arbeitsziele schneller erreicht werden können. Mittels Suchfunktion werden Personen und Sachkonten schnell ausfindig gemacht. Der modulare Aufbau sorgt zudem für schnelle und konsequente Buchungsvorgänge. "Wir haben drei unterschiedliche Mandanten, die wir bequem auf einzelne Reiter verteilen können", so Gudrun Roscher. "Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, mehrere Fenster nebeneinander zu legen - was die Schnelligkeit im operativen Geschäft noch einmal deutlich erhöht hat."

Automatisiertes Rechnungseingangsmanagement

Bei wbv erhalten darüber hinaus sämtliche eingehenden Rechnungen einen Barcode, damit nach der Erfassung und dem Scannen der Belege die Verschlagwortung aus Diamant über die Archivschnittstelle direkt an das Archiv übergeben werden kann. Unmittelbar nach dem Scan überträgt das System alle Rechnungen automatisch in das Rechnungseingangsbuch, wo sie vollständig erfasst und vorkontiert werden. Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Liquiditätsplanungen sind bereits von dort aus möglich - also noch während des Rechnungsumlaufs und vor der finalen Buchung.

Gleichzeitig werden sämtliche Ein- und Ausgangsbelege vom System archiviert und verschlagwortet, sodass sie jederzeit mühelos auffindbar sind. "Wenn wir zum Beispiel jemanden anmahnen wollen, müssen wir nicht mehr mühsam Ordner wälzen oder die Rechnungsdaten aus dem Warenwirtschaftssystem transferieren", weiß die Leiterin der Finanzen. "Es reicht heute ein Mausklick und wir haben sämtliche Informationen übersichtlich auf unseren Bildschirmen."


((Bildmaterial))
Bild: W. Bertelsmann Verlag in Bielefeld

BU: Der W. Bertelsmann Verlag (wbv) ist ein renommierter Fachverlag mit sozialwissenschaftlichem Schwerpunkt und ein innovativer Mediendienstleister.  Das Unternehmen ist unabhängig, inhabergeführt und seit nunmehr 150 Jahren in den Händen der Familie Bertelsmann. (Bildquelle: W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG)
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Bild: W. Arndt Bertelsmann

BU: Seit 1993 ist W. Arndt Bertelsmann Inhaber und Geschäftsführer des Unternehmens. (Bildquelle: W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG)
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Bild: Gudrun Roscher

BU: Gudrun Roscher, Leiterin Finanzen und Personal bei der W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG: "Dank der zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten in Diamant/3 IQ gelingt uns, wofür andere definitiv mehr Personal benötigen würden."
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Bild: Rechnungseingangsmanagement bei Bertelsmann

BU: Der Rechnungseingang läuft bei Bertelsmann automatisiert über die Rechnungswesen und Controllinglösung Diamant/3 IQ. (Bildquelle: W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG)
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