Weg mit den Ordnern und Excel-Tabellen!

29.09.2014, St. Leon Rot. Wie ein SAP Beratungsunternehmen seine Kunden partnerschaftlich und kompetent durch ein Projekt begleitet, zeigt conarum in der Zusammenarbeit mit seinem Kunden STABILO. Als wichtiger Teil der Unternehmensgruppe Schwan-STABILO ist die STABILO International GmbH einer der führenden Schreibgerätehersteller in Europa. Um in Zukunft noch erfolgreicher am Markt zu agieren, hat das Unternehmen vor einigen Jahren eine strategische Umstrukturierung vorgenommen. Hierzu gehörte es auch, die strategische Beschaffung zu stärken. So fiel die Entscheidung, das SAP SRM Contract Management als einen weiteren Baustein von SAP SRM einzuführen. Als Partner of Excellence designte conarum für STABILO den Standardprozess und entwickelte für den SAP Einkauf entscheidende individuelle Systemlösungen, die unternehmensweit für mehr Transparenz und Wirtschaftlichkeit sorgen.

Mit einer IT-Strategie in drei Phasen führt der Schreibgerätehersteller nun sukzessive den Wandel zur strategischen Beschaffung durch. Nach Einführung des e-procurement startete STABILO dieses Jahr mit conarum in die Phase 2, mit dem SAP SRM Kontraktmanagement von SAP.

Vertragsmanagement - nur mit unseren Töchtern
Die größte Herausforderung war es, die beiden Tochterunternehmen in Tschechien und Malaysia mit einzubeziehen. Bisher waren die Verträge der einzelnen Standorte untereinander nicht transparent, da nicht alle Vertragsarten in jedem System vorhanden waren. Auch wurden die Verträge manuell bearbeitet, denn es gab noch kein Vertragsmanagement. Das war nicht nur ein unnötiger Aufwand und barg Fehlerquellen in sich, sondern verschenkte auch wirtschaftliche Optimierungspotenziale. Ob doppelte Verträge, ausgelaufene Vertragslaufzeiten, verspätete Konditionsverhandlungen oder das an den Standorten nicht bekannte Liefervolumen einzelner Lieferanten - hier gab es einiges in Richtung strategischer Beschaffung zu verbessern.

Das leistet das Stabilo SRM Kontraktmanagement:
- Kontrakte systemübergreifend verwalten
- Verwaltung z.B. von IT Wartungs- und Supportverträgen
- Transparenz herstellen bei Abrufen aus verschiedenen Produktionswerken
- Lieferantenpool effektiver nutzen und ausbauen
- Mögliche Schwierigkeiten bei der Vertragserfüllung per Alerting-System rechtzeitig erkennen

Mit SAP Einkauf sind Infos jederzeit und für jeden verfügbar
Keine individuell geführten Excel-Tabellen mehr, keine wohlsortierten Ordner im Schrank ... ab jetzt sind mit dem SAP Einkauf alle Informationen allzeit und überall abrufbar. Die Vorteile des Vertragsmanagement liegen klar auf der Hand: Transparenz durch ein einfaches Berechtigungskonzept, schnelle Reaktionen, Kostenersparnis durch Nutzung gemeinsamer Lieferanten und optimaler Konditionen sowie ein Kontrakt-Alerting, das rechtzeitig auf eventuelle Schwierigkeiten bei der Vertragserfüllung hinweist. "Unsere Niederlassungen sind jetzt durch das zentrale SAP SRM Kontraktmanagement im Einkauf vernetzt", betont Norbert Miehling, Teamleiter SAP Logistik. "So haben wir einen wichtigen Meilenstein gesetzt, der das gegenseitige Verständnis im Teilkonzern gefördert hat. Durch dieses erfolgreiche Projekt wird eine Vernetzung auch in andere Bereiche wie zum Beispiel Produktcompliance möglich. Das Kontraktmanagement hat eindeutig Leuchtturmcharakter entwickelt, an dem sich unser Unternehmen orientieren wird." Darüber hinaus kann das Contract Management jetzt auch für IT- und Wartungsverträge eingesetzt werden. So war die Anforderung der IT-Leitung, dass ein zentrales System für alle Niederlassungen genutzt wird. Denn das spart Kosten bei Betrieb, Betreuung, Administration und Wartung. Die Herausforderungen waren vielfältig: Zum einen hat jeder Standort eine eigene IT sowie unterschiedliche Stakeholder über Abteilungsgrenzen hinaus, zum anderen bot sich eine Multi-Back-End-Landschaft mit Non SAP Systemen. Auch wurde keine Stammdatenharmonisierung durchgeführt. Trotz dieser Stolpersteine war das SAP SRM Projekt ein Erfolg.

Das waren die Herausforderungen an die strategische Beschaffung:
- Unterschiedliche ERP-Systeme: SAP und Non SAP
- Internationales Projekt mit mehreren Standorten
- Stammdaten-Management
- Verschiedene Kontrakt-/Vertragstypen
- Detailliertes Kontrakt-Alerting

Gesucht und gefunden
Kompetenz, Vertrauenswürdigkeit und vorausschauendes Mitdenken - dies sind drei Eigenschaften, die STABILO von seinem SAP-Berater erwartet - und mit dem SAP Beratungsunternehmen conarum erfolgreich gefunden hat. Gerade die negativen Erfahrungen mit großen und unflexiblen Beraterteams ebneten den Weg zur Zusammenarbeit mit einem Experten, der individuell auf die Anforderungen von STABILO eingeht. "Das Vertrauen, das wir in conarum gesetzt haben, wurde mehr als erfüllt", unterstreicht Jens Becker, Projektleiter SAP SRM. "Das gesprochene Wort gilt. An unserer engen Zusammenarbeit haben wir immer wieder das "Denken im Sinne des Kunden" geschätzt, auch wenn für conarum dadurch weniger Umsatz generiert wurde. Das ist genau das, was ich unter einer verantwortungsvollen und partnerschaftlichen Beratung verstehe. Wir alle fühlten uns hervorragend betreut - vom ersten Kontakt an bis zum Projektabschluss." Kurze Wege und schnelle Entscheidungen führten dazu, dass das Kontraktmanagement-Projekt innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens abgeschlossen werden konnte.

Auch in Zukunft: Partner für erfolgreiche Prozesse
IT und Fachbereich waren gleichermaßen mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden. So handelte conarum nicht nur in der technischen Umsetzung höchst professionell, sondern bot STABILO auch prozesstechnisch tiefe Kenntnisse und Verbesserungspotenzial. Auch in Zukunft wird conarum strategischer Partner für alle Einkaufsprozesse, das heißt den SAP Einkauf, bei STABILO im Teilkonzern Schreibgeräte sein. Derzeit wird das Stammdatenmanagement in der Instandhaltung aufgebaut. Als nächster Schritt werden die Instandhaltungsaufträge in das SRM integriert. In 2016 folgt Phase 3 der strategischen Beschaffung, in der conarum für das SAP SRM Lieferantenmanagement eingebunden sein wird. Das SAP Beratungsunternehmen conarum wurde bereits an den Unternehmensbereich Schwan-STABILO Cosmetics weiterempfohlen - ein guter Indikator für die Zufriedenheit des Kunden.

Wer mehr dazu erfahren möchte, findet weitere Infos unter www.conarum.com.
Ansprechpartner für Rückfragen der Redaktion:

Stefan Bäumler
conarum GmbH & Co. KG
Opelstraße 1
68789 St. Leon Rot
Tel. +49 (0) 6227-6989980
info@conarum.com

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