Rent a license - Optimale Microsoft-Lizenzierung im Vermietgeschäft

Göttingen, 08.10.2014 - Seit mehr als drei Jahrzehnten ist GAHRENS + BATTERMANN als Full-Service-Dienstleister auf dem Gebiet der Event-Technik tätig und entwickelt medientechnische Lösungen für Events. Immer mit dem Ziel vor Augen, Events so zu realisieren, dass sie begeistern und auf ganzer Linie überzeugen. Ob Video, Audio, Licht oder IT - alle relevanten medientechnischen Bereiche beherrscht der Eventprofi aus dem Effeff. Auf den über 270 PC-Arbeitsplätzen des Unternehmens waren unterschiedlichste Versionen von Microsoft-Software im Einsatz. Unsicherheiten bei der Frage nach der korrekten Lizenzierung und ein mangelnder Überblick über die aktuelle Lizenzsituation machten einen vernünftigen Einsatz der Microsoft- Software auf Dauer schwer. Mit dem IT-Dienstleister Sycor führte GAHRENS + BATTERMANN daraufhin ein Software Asset Management-Projekt durch.

Alle Lizenzen im Griff

"Eine Unterlizenzierung ist teuer und birgt ein hohes Haftungsrisiko. Jede Softwarenutzung ohne lizenzrechtliche Erlaubnis und Einwilligung des Urhebers kann im Zweifel sogar rechtswidrig sein und kann in letzter Konsequenz auch strafrechtlich verfolgt werden. Der Königsweg heißt 'valide Lizenzierung'. Dafür braucht man zwar eine Menge an belastbaren Daten, aber effektives SAM bzw. Lizenzmanagement zahlt sich am Ende für jedes Unternehmen aus", so Erol Anil, Sycor-Projektverantwortlicher. Erster Schritt des SAM-Projekts bei GAHRENS + BATTERMANN war die Erstellung einer Lizenzbilanz. Neben den klassischen Microsoft Lizenzen wurden auch die Lizenzen für das ERP-System Microsoft Dynamics Navision in das Projekt einbezogen. "Es war uns wichtig, einen umfassenden Überblick über unsere jetzige Li-zenzsituation zu bekommen. Da wir auch PC und Notebooks für Events, Messen und Versammlungen vermieten, sollten diese ebenfalls hinsichtlich einer optimalen Lizenzierung betrachtet werden", erläutert Uwe Preuss, Leiter der Technischen Innovations- und Support-Abteilung von GAHRENS + BATTERMANN.

Mehr als nur Lizenzverwaltung

Sycor führte eine Bestandsaufnahme der eingesetzten Software auf sämtlichen Rechnern durch und prüfte dabei die bestehenden Lizenzen sowie die Vertragsinhalte und -laufzeiten. So ließ sich genau feststellen, über welche Lizenzen GAHRENS + BATTERMANN verfügt und ob installierte Software auch wirklich genutzt wird. Nicht genutzte Software konnte einem anderen User zugeteilt werden. So ließen sich Kosten deutlich reduzieren. Durch Rental-Rights-Lizenzen wurde die lizenzrechtliche Abdeckung des Mietgeschäfts ermöglicht. Darüber hinaus empfahl Sycor einen Ratenkauf-Lizenzvertrag mit verteilten Zahlungen für die interne Lizenzierung einzuführen. "Seit einigen Jahren bietet Microsoft 'Rental Rights-Lizenzen' an. Diese ergänzen ein 'normales' Microsoft-Programm um die Erlaubnis, einen bestimmten Computer mit diesem Programm zu vermieten oder zu verleasen. Diese Möglichkeit er Lizenzierung ist natürlich gerade für Unternehmen wie GAHRENS + BATTERMANN interessant, die im Vermietgeschäft tätig sind", führt Erol Anil aus.

Transparenz und Rechtssicherheit

Mit der Ausstellung eines SAM-Compliance-Zertifikats, das den Abschluss des mit Sycor durchgeführten SAM-Projekts bildete, wurde eine zu diesem Zeitpunkt 100-prozentig korrekte Lizenzierung von GAHRENS + BATTERMANN in Bezug auf die Microsoft-Produkte bestätigt. Auf Grundlage des Abschlussberichts stand auch fest, wie viele Lizenzen das Unternehmen tatsächlich benötigt und einsetzt. "Durch das SAM-Projekt mit Sycor haben wir unser Ziel vollends erreicht: korrekte Lizenzierung im Microsoft-Umfeld. Durch Rental-Rights-Lizenzen haben wir auch für unser PC-Vermietgeschäft umfassende Rechtssicherheit. Hinzu kommen noch die langfristigen Einsparpotenziale, die uns das transparente Lizenzmanagement ermöglicht. Das gibt uns Sicherheit und das gute Gefühl, im ganzen Unternehmen immer richtig lizenziert zu sein", zieht Hauke Amend, Leiter der IT von GAHRENS + BATTERMANN sein positives Fazit.

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