Bremen Das webbasierte Dokumenten-Management-System DocuPortal.ASP optimiert seit kurzem den Informationszugriff beim österreichischen Dämmstoffanbieter Heraklith. Die einzelnen Fachabteilungen und Projektteams des Unternehmens haben mit dem neuen System alle Dokumente zentral und stets aktuell im Zugriff. Sie profitieren von schnellen Suchmöglichkeiten und von Versionierungen, die Projektveränderungen nachvollziehbar machen. Weiteres Ziel der Heraklith AG war die Wissenssicherung des Unternehmens, die jetzt durch den Aufbau einer Wissensdatenbank mit DocuPortal.ASP ermöglicht wird. Durchgeführt wurde das Projekt vom österreichischen DocuPortal-Partner world-direct.
Heraklith ist ein führender europäischer Dämmstoffanbieter und spezialisiert auf Systemlösungen im Bereich Wärme-, Brand- und Schallschutz. 2004 erzielten 1692 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von 181,5 Mio. Euro.
Wie bei vielen größeren Unternehmen entstanden im Laufe der Zeit verschiedenste Repositories für die Ablage von Dokumenten, teils auf den Festplatten der Mitarbeiter, teils auf den Netzlaufwerken. Daraus ergeben sich zahlreiche Probleme. Daten wurden unterschiedlich gesichert, die Such- und Zugriffsmöglichkeiten waren stark eingeschränkt, und die Dokumente standen immer nur jeweils einem Mitarbeiter zur Verfügung. So entschloss man sich zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS).
Entscheidung für DocuPortal.ASP
Nach umfangreichen Marktsondierungen fiel die Entscheidung auf die DocuPortal-Lösung, die vom österreichischen Partner world-direct als ASP-Version angeboten wird.
Zunächst wurde in einem ersten Schritt DocuPortal.ASP für die Erstellung eines elektronischen Produktkatalogs eingesetzt. Anschließend erfolgte die unternehmensweite Einführung als Dokumenten-Management-Lösung. Mit der neuen Lösung profitieren die Mitarbeiter von Heraklith jetzt vom komfortablen Zugriff auf Unternehmensdokumente. Auch von außerhalb des Unternehmens können Berechtigte Zugriff auf bestimmte Unterlagen erhalten - so stellt z.B. der Fachbereich Marketing Prospekte und Bildmaterial für externe Partner in Zukunft über DocuPortal.ASP zur Verfügung.
Flexibles Werkzeug
Mit DocuPortal.ASP hat Heraklith Struktur in ihre Dokumentenverwaltung gebracht. Die einheitliche Datenbasis erlaubt ein rasches Auffinden sämtlicher Dokumente, wobei die frei gestaltbaren Meta-Attribute erweiterte Suchmöglichkeiten bieten. Der Zugriff ist von überall her möglich.
Hierfür stellt der integrierte WebDAV Server die Dateien über einen zusätzlichen HTTP Port direkt im Windows Explorer zur Verfügung. Die Anmeldung erfolgt mit Benutzernamen und Kennwort aus DocuPortal.ASP, die Dateien und Ordner werden in personalisierter Form angezeigt. Die Berechtigungen zum Lesen, Bearbeiten, Erstellen und Löschen richten sich nach den Einstellungen aus DocuPortal.ASP.
Mehrfachoperationen zum Einfügen, Löschen, Kopieren und Verschieben von Dateien erfolgen wie gewohnt über den Windows Explorer - gesteuert im Hintergrund über DocuPortal.ASP. Somit können die Mitarbeiter von Heraklith mit ihrer gewohnten Oberfläche arbeiten.
Eine weitere praktische Funktion erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Stellen: Die Möglichkeit der Versendung von Download-Tickets per E-Mail. Sie erzeugen beim Empfänger einen stets aktuellen Download-Link. Tickets können nach Abruf wieder gelöscht werden, die jeweilige URL wird damit deaktiviert.
Die Workflow-Funktionalität des DMS erlaubt zahlreiche Prozessoptimierungen. Über sogenannte Umlaufmappen können nicht nur Aufgaben in DocuPortal.ASP selbst ausgelöst, sondern auch E-Mail Benachrichtigungen versendet werden. Auch die Integration von Umlaufmappen mit dem WebDAV Server ist möglich. Beispielsweise lassen sich auf diese Weise, ausgelöst durch das Ablegen eines Dokuments, Aufgaben und E-Mail Benachrichtigungen anstoßen. Das Dokument kann dabei entweder herkömmlich über die Web-Schnittstelle, oder durch ein Drittsystem über WebDAV abgelegt werden. Die Modellierung der Workflows erfolgt über die Web-Schnittstelle und lässt sich jederzeit ohne programmatische Eingriffe verändern.
Über world-direct
world-direct zählt in Österreich zu den führenden Anbietern im Bereich eBusiness-Lösungen. Die Produkte und Lösungen von world-direct werden von den Kunden z.B. im Bereich Verkauf, Marketing, Einkauf, Personalwesen und iT/TK eingesetzt, wo sie Geschäftsprozesse beschleunigen und die Kunden- und Partnerkommunikation verbessern. Die gesamtheitlichen Lösungen von world-direct werden dem Kunden als ASP(Application Service Providing)-Dienst auf Basis eines fix kalkulierbaren Betrages zur Verfügung gestellt, die er über das Netz wie z.B. Internet, Standleitung etc. abrufen kann. D.h. der Kunde muss sich nicht um Investitionen, Softwareapplikationen, Schnittstellen, Infrastruktur und Betrieb kümmern.
Über DocuPortal
DocuPortal Deutschland produziert und vertreibt web-basierende Softwareprodukte zur Lösung von Informations- und Kommunikationsproblemen in Unternehmen. Das verfügbare DocuPortal.NET Produkt erlaubt als neuartige Synergie eine Mischung aus Dokumentenmanagement (DMS), Contentmanagement (CMS), Wissensmanagement (KM) und Collaboration & Groupwarefunktionen. Zielgruppe sind kleine und mittelständische Unternehmen - entsprechend sind die Produkte funktionell und im Preis auf diese Zielgruppe angepasst. Der internationale Vertrieb wird auf Franchise-Basis durchgeführt.
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