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Videofonieren will gelernt sein – 3 Tipps vom Experten

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Videokonferenzen erleichtern den Arbeitsalltag. Doch nur wenn sie richtig geplant und durchgeführt werden, ist die virtuelle Kommunikation eine effiziente Alternative zu Telefon- oder Präsenzmeetings. Welche drei Tipps es beim Videofonieren zu beachten gilt, hat Tobias Enders, Geschäftsführer von GMS Global Media Services, zusammengestellt. Der herstellerunabhängige Full-Service-Dienstleister ist auf Unified Communications sowie Videokonferenzsysteme spezialisiert.

 

1. Vorbereitung ist alles

Wer kennt das nicht: Endlose Besprechungen und am Ende kaum nennenswerte Ergebnisse. Schuld daran ist oft eine fehlende Agenda. Denn ohne diesen Leitfaden werden häufig falsche Erwartungen bei den Teilnehmern geweckt und das Gespräch verliert sich schnell in Details. Um das zu verhindern, sollte eine gute Agenda die drei folgenden Informationen enthalten:

 

- Gesprächspartner und Rollenverteilung

- Beginn und Abschluss

- Inhalte und Ziele

 

Darüber hinaus ist es ratsam, vorher zu überlegen, welche Dokumente für die Videokonferenz benötigt werden.

 

2. Technik beherrschen

Immer mehr Videokonferenzlösungen zeichnen sich vor allem durch ihre Benutzerfreundlichkeit aus. Gleichzeitig wächst aber auch der Funktionsumfang. Um alle Möglichkeiten eines Videokonferenzsystems zu nutzen, sollten sich alle Teilnehmer ? und vor allem der Moderator ? mit der Technik auseinandersetzen. Daher ist es nützlich, folgende Fragen im Vorfeld zu beantworten:

 

- Wie stelle ich das Mikrofon und die Kamera ein- und aus?

- Wie kann ich andere Teilnehmer stumm schalten?

- Wie blende ich Dokumente ein?

 

Bei sehr wichtigen oder großen Meetings, etwa auf Vorstandsebene, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister: Er kümmert sich um alle technischen Details, so dass sich die Teilnehmer auf die Inhalte konzentrieren können.

 

3. Spotlight an

Neben der Vorbereitung und der Technik spielt vor allem der Moderator selbst eine große Rolle. Damit er für alle Teilnehmer gut sichtbar ist, sollte das Licht vor Beginn der Konferenz richtig justiert sein. Das bedeutet in diesem Fall, dass die Beleuchtung aus derselben Richtung kommt, aus der die Kamera aufzeichnet. Ebenfalls wichtig: die Sichtlinie. Sie beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre: Filmt die Kamera beispielsweise von unten, müssen die anderen Mitarbeiter aufschauen. Das kann gerade bei unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen für Missmut sorgen. Zudem sollte der Moderator noch auf folgendes achten:

 

- Gibt es im Raum Spiegel oder Scheiben, die das Bild verzerren?

- Ist der Schreibtisch aufgeräumt (leere Getränkeflaschen, Papierstapel)?

 


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Tobias Enders (Tel.: +49 (0) 6196 96793 0), verantwortlich.

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Unternehmensprofil: GMS Global Media Services


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