Köln, Lübeck. Wir zeigen in Köln, wie ein integriertes IT-System für Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Archivierung die Basis für erfolgreiches E-Government und optimierte Verwaltungsprozesse bilden kann. Das sagt Produktmanager Geert-Christoph Gabriel im Vorfeld der vom 19. - 21. September 2006 stattfindenden Fachmesse DMS Expo zum Angebot des auf öffentliche Verwaltungen spezialisierten Software- und Beratungshauses. Zahlreiche Behörden und öffentliche Einrichtungen hätten es mit Unterstützung der MACH Software geschafft, die Kundenfreundlichkeit zu erhöhen, Medienbrüche abzubauen, kürzere Bearbeitungszeiten zu erzielen und mehr Transparenz zu schaffen. MACH InformationManager bietet mit seiner durchgängigen Prozessunterstützung vom Eingang eines Antrages bis zur Versendung des Bescheides eine optimale Unterstützung, erläutert Gabriel.
Das vollständig Web-basierte System ist eine integrierte Lösung für Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Archivierung. Bei der DOMEA-Zertifizierung (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung) durch die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) hat das Produkt nach dem Konzept 1.2 das beste Prüfergebnis aller zertifizierten Lösungen erzielt. Derzeit durchläuft MACH InformationManager die Zertifizierung nach dem Anforderungskatalog 2.0. Die Zielsetzung lautet, die Lösung auch in diesem Durchgang ganz oben zu positionieren.
Mit der Biologischen Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft, dem Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit sowie dem Bundesamt für Sera und Impfstoffe haben im vergangenen Jahr drei Bundesbehörden MACH InformationManager im Rahmen der Initiative BundOnline eingeführt. Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung versetzt diese Einrichtungen in die Lage, eingehende Anträge zügiger und in höherer Qualität zu bearbeiten. Suchzeiten konnten durch den besseren Zugriff auf Informationen reduziert und interne sowie externe Prozessteilnehmer schneller beteiligt werden. Die positive Folge: Lauf- und Liegezeiten wurden verringert. Die Erfahrungen und Anforderungen aus diesen und anderen E-Government- sowie Modernisierungsvorhaben fließen kontinuierlich in die Produktentwicklung ein. Nicht von ungefähr hat MACH als erster Anbieter in Deutschland die BundOnline-Komponenten virtuelle Poststelle, den Formularserver sowie die Zahlungsverkehrsplattform angebunden und produktiv im Einsatz.
Neben den Projektergebnissen zeigt das Software- und Beratungshaus auch den erweiterten Funktionsumfang von MACH InformationManager. So wurde die Teilaktenplanverwaltung optimiert um die gewachsenen Strukturen der einzelnen Behörden möglichst einfach abbilden sowie flexibel auf Umorganisationen reagieren zu können. Auch das Dokumentenmanagement zeigt sich komfortabler: Benutzer können auf Dokumente sowie ergänzende Informationen zur Bearbeitung noch schneller als bislang zugreifen, so dass sich Rechercheaufwände weiter reduzieren.
Darüber hinaus wird der Informationsfluss weiter beschleunigt und Funktionslogik in den Hintergrund gedrängt: Benutzer können individuell entscheiden, ob und wie sie bspw. bei Fristüberschreitungen oder mit Eingang neuer Aufgaben informiert werden. Dieses Benachrichtigungswesen erhöht die Transparenz im Tagesgeschäft. Eine Vielzahl weiterer ergonomischer Verbesserungen optimiert an vielen Stellen die Arbeit mit MACH InformationManager. Außerdem wurden die Funktionen via Web SOAP Services deutlich ausgebaut, etwa um Fachverfahren mit geringem Aufwand und in Echtzeit anbinden zu können.
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Die MACH AG ist in Deutschland für den öffentlichen Bereich einer der führenden Anbieter von Software und Beratung für Verwaltungsmanagement in den Bereichen Finanzen, Personal und Prozessunterstützung. Als Full-Service-Anbieter offeriert MACH alle begleitenden Dienstleistungen. Hierzu zählen Organisationsberatung, Einführungsunterstützung, Projektbegleitung, Schulung, Entwicklung sowie umfassende IT-Beratungsdienstleistungen. Das Software- und Beratungshaus (120 Mitarbeiter) unterhält neben seinem Stammsitz in Lübeck Standorte in Berlin, Düsseldorf und München. Zu den Kunden von MACH zählen neben zahlreichen Bundes- und Landesbehörden (z. B. Landesverwaltungen Thüringen und Saarland, Bundesministerium des Innern, Polizeien Bayern und Nordrhein-Westfalen,) auch Kommunen (z. B. Landeshauptstadt Kiel), sowie Hochschulen, Einrichtungen aus Lehre und Forschung (z. B. Deutsche Forschungsgemeinschaft) und Non-Profit-Organisationen.
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