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VOI-Forum auf der DMS 2006 informiert über Grundlagen des Dokumenten-Managements

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Bonn. Das Vortragsprogramm des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. zur DMS 2006 teilt sich in vier Themengruppen. Der erste Messetag (19. September 2006) ist den Grundlagen des Dokumenten-Managements gewidmet und bietet Interessenten die Möglichkeit, Basiswissen und Praxisinformationen zu sammeln. Hier geht es unter anderem um Nutzenaspekte und Fallstricke bei der Auswahl eines Systems sowie um Fragen der Speicherung – speziell auch der langfristigen - von Dokumenten. Dokumenten-Management in der Praxis beleuchtet ein Beitrag zur beispielhaften Bearbeitung von Kreditanträgen. Das VOI-Forum findet an allen drei Messetagen (19. bis 21. September 2006) der DMS EXPO statt und ist zentral in der neuen Messehalle 8, Stand D79 der Koelnmesse platziert. Der Eintritt ist für Messebesucher kostenlos. Das komplette Programm steht unter www.voi.de zur Verfügung.

Das Programm des VOI-Forums wartet mit vielen interessanten Vorträgen versierter Fachleute auf. Die Einteilung in übersichtliche Themenblöcke erleichtert den Messebesuchern die Orientierung. Während der zweite und dritte Messetag Detailaspekten des digitalen Informationsmanagements gewidmet sind, steht der erste Messetag ganz im Zeichen der Grundlagen von Dokumenten-Management. So können sich Interessenten einen „Unterbau“ für folgende Spezialvorträge schaffen.

Unter dem Titel „Digitales Informations- und Dokumenten Management - wo ist der Nutzen?“ startet Walter Steigauf von der UnITeK GmbH in den DMS Grundlagenblock. Sein Vortragsbogen spannt sich von Überlegungen darüber, warum sich DMS-Systeme nicht schon längst durchgesetzt haben, über den Aspekt der Sparpotenziale von elektronischer Archivierung, Document Lifecycle Management sowie Workflow bis zur Frage, was mit der gesparten Arbeitszeit anzufangen ist, wie sich freiwerdende Ressourcen für den produktiven Einsatz nutzen lassen. Ein Excel-Sheet, mit dem sich ad hoc Ergebnisse inklusive Amortisationszeiten ermitteln lassen, soll die Nutzenermittlung vereinfachen.

Wie man ein passendes DMS-System auswählt erläutert der anschließende Vortrag von Guido Schmitz von der PENTADOC AG. Er weist dabei insbesondere auf Fallstricke hin. Anhand von praktischen Beispielen sollen die Zuhörer pragmatisch an die Auswahl von DMS-Komponenten herangeführt werden.

Kreditanträge sind das praktische Beispiel, an dem Stefan Pfeiffer von der FileNet GmbH weiteres Grundlagenwissen zum Dokumentenmanagement vermittelt. In seinem Vortrag stehen vor allem die Fragen nach benötigten und gegebenenfalls überflüssigen Funktionen von ECM- und BPM-Systemen im Vordergrund. Mit Hilfe einer animierten Demo zeigt er, wie der Antragssteller die für den Kreditantrag notwendigen Dokumente zusammenstellt und verfolgt ihren weiteren Weg durch die Bankabteilungen und zurück zum Antragsteller. In den verschiedenen Bearbeitungsstadien wird deutlich, wann welche Funktion von Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement zum Tragen kommt.

Der im Rahmen von Compliance hochaktuellen Frage der Langzeitarchivierung widmet sich anschließend Carsten Heiermann von der LuraTech Europe GmbH. Er gibt eine Einführung in das neue ISO-standardisierte Format zur Langzeitarchivierung PDF/A, das auf dem bekannten und beliebten PDF-Format basiert. Der Vortrag zeigt die Zielsetzung von PDF/A im Bereich der Langzeitarchivierung auf und geht darauf ein, wie gescannte und elektronische Dokumente aus Office- oder CAD-Systemen sinnvoll für die Langzeitarchivierung in PDF/A konvertiert werden können.

In inhaltlicher Fortsetzung spricht anschließend Stefan Weiß-Weber von der Documentum GmbH darüber, wie denn ein solches Langzeitarchiv optimalerweise gestaltet ist: nämlich als zentrales Repository, in dem alle Informationen, Daten und Dokumente im Zugriff sind. Ein solches ECM-System bringt zahlreiche Vorteile – welche, zeigt Stefan Weiß-Weber anhand von Kundenbeispielen auf.

Den Abschluss der Vortragsreihe bildet die Podiumsdiskussion zum Thema DMS-Grundlagen. Hier diskutieren unter Moderation des Unternehmensberaters und Branchenkenners Bernhard Zöller, Zöller & Partner, fünf Hersteller über den empfohlenen Standard-Funktionsumfang eines DMS, über Produktunterschiede, über große und kleine Anbieter und über Dokumentenformate. Die Teilnehmer im einzelnen sind Lothar Hänle von Documentum GmbH, EMC Software Group, Christoph Pliete von der d.velop AG, Carsten Heiermann von der LuraTech Europe GmbH, Karl Heinz Mosbach von der ELO Digital Office GmbH sowie Andreas Schulz von der Microsoft GmbH.


Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

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