Neue Regeln für die elektronische Buchführung

Aurich/Ribnitz-Damgarten. Mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) strenge Anforderungen für die elektronische Buchhaltung erlassen. Die GoBD gelten seit Januar 2015. Betroffen sind Selbstständige und Unternehmer. Werden die GoBD nicht beachtet, kann die Steuerbehörde an der Buchführung zweifeln.
Die Steuerberater Johann Grensemann und Enno Gembler , Inhaber einer Steuerkanzlei mit Sitz in Aurich und in Ribnitz-Damgarten empfehlen Selbstständigen, die eigene elektronische Buchhaltung frühzeitig an die Anforderungen des Finanzamtes anzupassen. Beide Steuerberater haben sich intensiv mit dem Thema befasst und erstellen für ihre Mandanten individuelle Konzepte für ihre Buchführung. Denn die GoBD schreiben nicht nur vor, welche Unterlagen wie aufzuzeichnen sind und wie lange sie aufzubewahren sind. Neben Rechnungen sind auch andere elektronische Erfassungssysteme betroffen. Elektronische Kassen, Waagen, Zeiterfassungssysteme oder Taxameter müssen den erhöhten Anforderungen genügen.
Datenformate und Programme sind in den GoBD nicht vorgegeben. Die Systeme werden nicht zertifiziert. "Der Selbstständige kann sich also nicht sicher sein, dass das Finanzamt sein gewähltes System für geeignet hält. Womöglich wird erst bei der Betriebsprüfung eine Verletzung der GoBD zutage treten", berichtet Johann Grensemann. Als Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungen nennt er folgende Punkte:

1. Was elektronisch erstellt wird, muss elektronisch gespeichert werden. Ausdrucke werden nicht akzeptiert. Daten aus elektronischen Kassensystemen müssen 10 Jahre lang zur Verfügung stehen.
2. Eine zeitnahe Erfassung ist gefordert: Bargeschäfte müssen täglich aufgezeichnet werden, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen. Wenn eine Belegsammlung vorliegt, kann die elektronische Aufnahme auch später erfolgen.
3. Eine abgeschlossene Buchung muss unveränderbar sein.
4. Jeder Buchung muss ein Beleg zugeordnet werden.
5. Der Unternehmer muss eine Dokumentation erstellen, wie mit elektronischen Belegen verfahren wird.
6. Alle Daten, die das Finanzamt bekommen kann, wertet es aus. Es wird empfohlen, den Zugriff auf private Daten zu beschränken oder diese Daten an anderer Stelle zu speichern.

Die GoBD betreffen alle Selbstständigen, die ihre Buchhaltung in elektronischer Form speichern. Die Größe des Betriebes ist hierfür nicht ausschlaggebend. Um mögliche Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein individuelles Konzept für die Buchhaltung im eigenen Betrieb auszuarbeiten. Für weitere Informationen hat die Steuerkanzlei Gembler&Grensemann auf ihrer Webseite ein Erklärvideo zum Thema GoBD eingestellt: www.gembler-grensemann.de. Neben der Steuerberatung bietet die Kanzlei Gembler und Grensemann eine Existenzgründungsberatung und eine Beratung für die Beantragung von KfW-Fördermitteln. Unterstützen und beraten, sanieren und betriebswirtschaftlich kompetent begleiten sind die Aufgaben der Kanzlei als Unternehmensberater. Hier bringen die Steuerberater im Landkreis Aurich und in Ribnitz-Damgarten ihre langjährigen betriebswirtschaftlichen Erfahrungen zum Beispiel bei Investitionen oder Fragen der Liquidität mit ein. Mit dem Service der Online-Buchhaltung bieten sie dem Kunden eine vereinfachte Buchführung auf dem Server der Kanzlei. Ob Existenzgründungsberatung für Neustarter, Steuerberatung für Angestellte und Selbstständige oder Unternehmensberater für alteingesessene und junge Betriebe, der Steuerberater im Landkreis Aurich ist Ihr kompetenter Begleiter in Ostfriesland. Firmenkontakt
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