12 Regeln zum GoBD-konformen Austausch elektronischer Rechnungen

Mit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung grundsätzlich gleichgestellt. Damit erfüllen elektronische Rechnungen uneingeschränkt die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und berechtigen damit – bei Vorliegen der entsprechenden Pflichtangaben – insbesondere zum Vorsteuerabzug. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Format (PDF, XML, EDIFACT etc.) der elektronische Rechnungsversand erfolgt.

Welche Anforderungen die Finanzverwaltung grundsätzlich an den elektronischen Rechnungsaustausch stellt, ergibt sich aktuell aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD). Die Unternehmenspraxis sollte sich dabei an folgenden Regeln orientieren:

1. Elektronische Aufbewahrung

Elektronische Rechnungen stellen originär elektronische Unterlagen dar, die entsprechend digital im Ursprungsformat aufzubewahren sind. Diese Anforderung gilt unabhängig davon, ob die Aufbewah-rung im Produktivsystem, im Archivsystem oder durch eine Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Die Aufbewahrungsdauer beträgt auf der Grundlage des Umsatzsteuergesetzes grundsätzlich zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

2. Unveränderbarkeit

Elektronischen Rechnungen sind mit Blick auf die Wahrung des Rechts auf Vorsteuerabzug stets unveränderbar aufzubewahren. Dies lässt sich hardwaremäßig, softwaremäßig wie auch organisatorisch gewährleisten. Insbesondere spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben. Soweit elektronische Rechnungen in einem reinen Dateisystem vorgehalten werden sollen, bedarf es zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Zuletzt gilt, dass auch etwaige Systemwechsel oder Systemabschaltungen im Hard- oder Softwarebereich die unveränderbare Aufbewahrung nicht beeinträchtigen dürfen...

Die vollständigen 12 Regeln zum GoBD-konformen Austausch elektronischer Rechnungen stehen für Sie als PDF-Download und als Onlinebeitrag auf www.verband-e-rechnung.org bereit.

Über die Autoren

Stefan Groß, Steuerberater und CISA bei Peters, Schönberger & Partner und Vorsitzender des VeR (Verband elektronische Rechnung e.V.)

Stefan Heinrichshofen, Rechtsanwalt, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht bei Peters, Schönberger & Partner

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