Koblenz, Lübeck. Das Bundesarchiv mit Hauptdienststelle in Koblenz modernisiert seine Informationstechnologie und löst mit der Software MACH InformationManager die bisherigen IT-Verfahren für Registratur und die in Teilbereichen der Benutzung eingesetzte Vorgangsbearbeitung ab. Die obere Bundesbehörde nutzt bislang mit dem Produkt LIMA-reg eine Registratursoftware und mit der Software Request ein davon unabhängiges Workflowsystem. Der Produktivbetrieb der Registratur mit der MACH Software soll im Januar 2007 starten. Im April 2007 soll auch die Vorgangsbearbeitung durch MACH InformationManager abgelöst werden.
Das Bundesarchiv optimiert derzeit die Basis der IT-Infrastruktur. Künftig sollen verstärkt Open Source-Produkte genutzt, die bisherigen Dateninseln durch eine zentrale und damit einheitliche Datenhaltung ersetzt werden. Diesen technologischen Anforderungen sind die Altsysteme mit inzwischen veralteten Server- und Datenbankstrukturen nicht mehr gewachsen. Da die Softwareprodukte nebeneinander genutzt wurden und nicht integriert sind, mussten Daten in mehreren Systemen erfasst werden. Dieses brachte einen erheblichen Mehraufwand mit sich. Bislang mussten die Postein- und -ausgänge aufgrund der Dislozierung der Dienststellen in fünf verschiedenen Datenbeständen gespeichert werden, so dass Auswertungen und Recherchen zum Gesamtdatenbestand nur mit erhöhtem Aufwand möglich waren.
Von der Ablösung der beiden Altverfahren durch ein integriertes und vollständig Web-basiertes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem verspricht sich das Bundesarchiv eine deutliche Arbeitserleichterung. Künftig wird es möglich sein, von neun der elf Dienststellen aus auf das System zuzugreifen und stets mit einem aktuellen und einheitlichen Datenbestand zu arbeiten. Mit der Überführung der Daten aus den aktuell noch getrennt gehaltenen Datenbeständen in künftig eine Datenbank in MACH InformationManager wird die Datenqualität erhöht und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Die Registratur des Bundesarchivs erhält mit der neuen Software eine praxiserprobte Arbeitsunterstützung, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein qualitativ hochwertiges Arbeiten ermöglicht. Für alle Registraturabläufe bietet die Software unterstützende Funktionen. So steuert eine integrierte Fristenverwaltung das Löschen und Aussondern von Akten. Alle zur Löschung anstehenden Aktenbestände werden automatisch angezeigt. Das aufwändige Suchen nach Akteneinheiten, die zur Entlastung des Bestands vernichtet, archiviert oder abgegeben werden sollen, entfällt. Mitarbeiter der Registratur brauchen keine zusätzlichen Termin- und Wiedervorlagelisten zur rechtzeitigen Bereitstellung von Akten zu führen, da sie vom System automatisch darauf aufmerksam gemacht werden. Das gilt auch für die Überwachung der Aufbewahrungfristen.
Die Funktionen der elektronischen Vorgangsbearbeitung, die im Bundesarchiv zunächst in einem Pilotbereich für die Bearbeitung eingehender Benutzeranfragen genutzt werden, sollen eine deutliche Arbeitserleichterung bewirken. Vorteilhaft ist hierbei die Flexibilität des Systems, das sich sowohl für standardisierte Geschäftsprozesse als auch für völlig unstrukturierte Abläufe eignet. Hierzu können verschiedene Laufwegvorlagen eingerichtet und genutzt werden. In den Vorlagen werden alle steuerungsrelevanten Informationen wie Termine, Fristen und Verantwortlichkeiten hinterlegt. Den Benutzern wird dann automatisch angezeigt, welche Aufgaben zur Bearbeitung anstehen. Komfortable E-Mail-Funktionen sowie die Möglichkeit, Vertretungsregelungen und Zeichnungsverfahren einzurichten, sorgen für eine zusätzliche Unterstützung im Geschäftsprozess.
Über das Bundesarchiv
Das Bundesarchiv sichert die Überlieferung zentraler Organe der Bundesrepublik Deutschland (seit 1949), der Deutschen Demokratischen Republik (1949-1990), des Deutschen Reiches (1867/71-1945) und des Deutschen Bundes (1815-1866), sofern Ihnen bleibender Wert für die Erforschung der deutschen Geschichte, für die Sicherung von Bürgerrechten oder als Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung zukommt. Aufgabe des Bundesarchiv ist es, über den bleibenden Wert der Unterlagen zu entscheiden, sie zu ordnen und sachgerecht zu erschließen, nutzbar zu machen sowie auf Dauer zu sichern. Außerdem wird das Archivgut in wissenschaftlichen Quelleneditionen und Ausstellungen verwertet. Aus dem Archivgut werden Auskünfte erteilt. Es kann nach Maßgabe des Bundesarchivgesetzes von jedermann benutzt werden. Das Bundesarchiv sammelt auch schriftliche Nachlässe von bedeutenden Personen, Unterlagen von Parteien, Verbänden und Vereinen mit überregionaler Bedeutung sowie publizistische Quellen. Das Bundesarchiv nimmt zugleich die Aufgaben des zentralen deutschen Filmarchivs wahr.. Das Bundesarchiv ist eine obere Bundesbehörde im Geschäftsbereich des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien. Es wurde 1952 begründet und arbeitet seit 1988 auf der Grundlage des Bundesarchivgesetzes. Als moderne Fachbehörde nimmt das Bundesarchiv Aufgaben für die wissenschaftliche Forschung, alle interessierten Bürgerinnen und Bürger und die Bundesverwaltung wahr. Rund 800 Mitarbeiter sind an neun Dienstorten tätig. Das Bundesarchiv gliedert sich in sechs Fachabteilungen, die Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR und in eine Abteilung für zentrale Verwaltungsangelegenheiten.
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Zusatzinformation
Die MACH AG mit Stammsitz in Lübeck ist in Deutschland für den öffentlichen Bereich einer der führenden Anbieter von Software und Beratung für Verwaltungsmanagement und Unternehmenssteuerung. Zielgruppen sind öffentliche Verwaltungen und Dienstleistungsunternehmen. Als Full-Service-Anbieter offeriert MACH neben seiner Software ein umfassendes Portfolio an Dienstleistungen, wie z. B. IT-Beratung, IT-Administration, Projektbegleitung sowie Schulung und Entwicklung. MACH hat 2003 einen Umsatz von rund 10,7 Millionen Euro erwirtschaftet. Zu den Kunden von MACH zählen neben zahlreichen Bundes- und Landesbehörden (z. B. Bundesministerium des Innern, Polizei in Nordrhein-Westfalen) auch Kommunen (z. B. Landeshauptstadt Kiel), Hochschulen und wissenschaftliche Einrichtungen (z. B. Johannes-Gutenberg-Universität Mainz) sowie Dienstleistungsunternehmen (z. B. Schlüssel-Reederei). Das Software- und Beratungshaus beschäftigt an den Standorten Lübeck, Berlin, Düsseldorf und München derzeit 120 Mitarbeiter.
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