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Paperless Solutions GmbH |

Elektronisches Vertragsmanagement: Für jede Unternehmensgröße wichtig

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Verwaltung von Vertragsdokumenten ist ein wichtiger Baustein in umfassenden Dokumenten-Management- und Archivierungsprojekten / paperless group auf der DMS-Expo: Halle 8, Stand G004 (d.velop-Partnerstand)


Köln, 2. August 2006. Die paperless group, Lösungsintegrator und Dokumenten-Dienstleister in Köln, informiert auf der DMS-Expo 2006 unter anderem über das Trendthema elektronisches Vertragsmanagement im Rahmen von DMS- und Archivierungsprojekten. Die paperless group realisiert individuelle Vertragsmanagement-Lösungen auf Basis des Systems d.3 von der d.velop AG. Die Anwendungen bieten einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status aller Verträge eines Unternehmens und optimieren nachhaltig den gesamten Geschäftsprozess im Vertragswesen.

Vertragspflichten und aktuelle Vorgänge sind jederzeit von autorisierten Mitarbeitern einsehbar. In einem Vertragsstammdatenblatt sind jeweils die wesentlichen Informationen komprimiert zusammengefasst. Laufen Fristen ab oder sind Verträge zu erneuern, wird der Anwender automatisiert per Widervorlage erinnert. Neu erstellte Verträge werden aus Microsoft Word direkt in das Vertragsmanagement geladen. Eingehende Vertragsdokumente lassen sich einscannen und so in die Lösung einbinden. Vorteil eines konsequenten Vertragsmanagements ist es, die Vertragsrisiken für ein Unternehmen zu verringern. Gleichzeitig wird der Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails reduziert. „Ein durchgängiges Vertragsmanagement ist für jede Firmengröße interessant. Ist dies nicht elektronisch realisiert, dann trifft man in fast jedem Unternehmen auf die gleichen Probleme: Unterschiedliche Kenntnisstände der Beteiligten, die Aktualität der Vertragsversionen und im schlimmsten Fall nicht mehr auffindbare Verträge“, betont Udo Prell, Geschäftsführer der paperless group. „Gesetzliche Vorgaben wie zum Beispiel Basel II betreffen auch häufig die Verträge eines Unternehmens. Hier ist also Vorsicht geboten.“

Betriebskrankenkasse mhplus auf der DMS-Expo
Von der paperless group wurde ein elektronisches Vertragsmanagement unter anderem bei der Betriebskrankenkasse mhplus erfolgreich realisiert. Ronny Neidel, Projektleiter bei der BKK, ist am 19. und 20. September auf der DMS-Expo vor Ort und informiert interessierte Messebesucher über das umfassende Dokumenten-Management-Projekt.

Die paperless group realisiert für ihre Kunden aus Industrie, Handel, Behörden und Versicherungen sehr individuelle, komplexe Dokumenten-Management- und Archivsysteme. In diesen ist das Vertragsmanagement ein wichtiger Baustein. Werden die Verträge gleichzeitig in eine Aktenstruktur eingebunden, hat der Anwender auch alle weiterführenden Informationen zu Kunden und Lieferanten jederzeit im Zugriff. Weitere aktuelle Anforderungen aus dem Markt sind beispielsweise komplette Posteingangslösungen sowie ein rechtssicheres E-Mail-Management. Neben d.3 von d.velop kommen in den Projekten auch Produkte weiterer Hersteller zum Einsatz. Darüber hinaus bietet die paperless group ein umfassendes Service-Portfolio, welches von der DMS-Beratung bis hin zu Scan-Services alle Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung abdeckt.

Über Paperless-Solutions GmbH:
Die paperless group ist ein erfahrener und kompetenter Spezialist für Dokumenten-Management-Systeme. Von dem Kölner Lösungsintegrator werden die Kunden auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hierfür bietet der Dienstleister verschiedene Standard-Pakete an, die je nach Bedarf flexibel erweitert werden können. Die paperless group analysiert die bestehende IT-Infrastruktur, implementiert die geeignete Lösung und unterstützt die Anwender auch nach Abwicklung des Projektes im Echtbetrieb. Das Produktportfolio enthält Systeme namhafter Hersteller wie d.velop, Easy Software und Kofax Image Products. Die paperless group bietet darüber hinaus sämtliche Services von der Akteneinlagerung, über Scandienstleistung bis hin zur Aktenvernichtung. Bei Bedarf können Unternehmen ihre Dokumente auslagern und auf ASP-Basis (ASP = Application Service Providing) verwalten. Zu den Kunden zählen unter anderem BKK mhplus, Stadtwerke Troisdorf, der Verkehrsverbund Rhein-Sieg sowie die Industrie- und Handelskammern Aachen und Bonn.


Kontaktadresse:
Paperless-Solutions GmbH
Udo Prell
Wankelstraße 9
50996 Köln
Tel.: 02236 / 8755-15
Fax: 02236 / 8755-22
eMail: udo.prell@ppls.de
Internet: http://www.ppls.de

PR-Agentur:
Walter Visuelle PR GmbH
Markus Walter
Adolfstraße 4
65185 Wiesbaden
Tel.: 06 11 / 23 878-0
Fax: 06 11 / 23 878-23
eMail: m.walter@pressearbeit.de
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