Die Bedeutung von Lieferscheinen wird allzu leicht unterschätzt: Sie gehen durch verschiedene Hände, werden nur flüchtig kontrolliert und landen erst unter Umwegen am richtigen Platz. Dabei setzen Lieferscheine eine Kette von Arbeitsabläufen in Gang, die nachträglich nur schwer zu stoppen und zu korrigieren sind. Bleiben Fehler unentdeckt und werden beispielsweise zu hohe Rechnungsbeträge überwiesen, droht ein hoher Mehraufwand.
Eine wirksame Abhilfe kann die Digitalisierung von Bestellvorgängen schaffen: von der Auftragserteilung bis zur Fakturierung. Nur wenn Auftrags-, Liefer- und Zahlungsdaten zusammenlaufen, können Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden. Ebenso bedeutsam wie der Lieferschein ist bei eigenen Auslieferungen die quittierte Empfangsbestätigung. Lieferbestätigungen erfordern immer eine systematische Prüfung, bestätigt Thomas Rick, Geschäftsführer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. Ein digitaler Zugriff auf vorkontrollierte Lieferdokumente erleichtert alle Rechnungs- und Forderungsprozesse.
Die größten Stolpersteine
Die Prüfung und Bearbeitung von Lieferscheinen ist zeitraubend und fehlerträchtig. Die Dokumenten-Manager von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) zeigen, worauf Firmen achten müssen.
1. Prozess-Stau: Eine manuelle Prüfung und Weiterleitung von Lieferscheinen erfordert viel Zeit. Eine Digitalisierung beschleunigt einzelne Prozessabläufe und gewährleistet einen optimalen Einsatz von freien Mitarbeiterressourcen.
2. Flüchtigkeitsfehler: Übertragungsfehler führen leicht zu abweichenden Lieferungen. Ein automatischer Abgleich mit Auftrags- und Bestellformularen deckt Unstimmigkeiten schnell und systematisch auf.
3. Daten-Dickicht: Bei fehlerhaften Lieferungen müssen alle Unterlagen des jeweiligen Bestellvorgangs schnell zugreifbar sein. Systemgestützt gewinnen Mitarbeiter direkt einen Statusüberblick und können strittige Zahlungen zurückhalten.
4. Falschablage: Lieferscheine werden nur selten rechts-, beweis- und fälschungssicher archiviert. Digitale Prozesse gewährleisten eine einheitliche Systematik und schützen vor der Fahrlässigkeit einzelner Mitarbeiter.
Zur effizienten Bearbeitung von Lieferscheinen setzen moderne Dokumenten-Dienstleister auf kundenorientierte Vorort-Services. Lieferscheine werden täglich abgeholt, digital erfasst und sofort auf den Firmenserver übertragen. Verantwortliche Mitarbeiter können alle Lieferdaten schnell abrufen und zielgerichtet bearbeiten.
Behrens & Schuleit auf der DMS Expo: Behrens & Schuleit ist vom 19. bis 21. September 2006 auf der führenden Fachmesse für Dokumenten-Management in Köln vertreten. Das Unternehmen präsentiert u.a. innovative Praxisanwendungen im Bereich Lieferschein-Management sowie Post- und Rechnungseingangsbearbeitung.
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