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Behrens & Schuleit GmbH |

Lieferscheine effizienter verarbeiten

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Versteckte Geldspeicher zwischen Auftrag und Lieferung


Die Bedeutung von Lieferscheinen wird allzu leicht unterschätzt: Sie gehen durch verschiedene Hände, werden nur flüchtig kontrolliert und landen erst unter Umwegen am richtigen Platz. Dabei setzen Lieferscheine eine Kette von Arbeitsabläufen in Gang, die nachträglich nur schwer zu stoppen und zu korrigieren sind. Bleiben Fehler unentdeckt und werden beispielsweise zu hohe Rechnungsbeträge überwiesen, droht ein hoher Mehraufwand.

Eine wirksame Abhilfe kann die Digitalisierung von Bestellvorgängen schaffen: von der Auftragserteilung bis zur Fakturierung. Nur wenn Auftrags-, Liefer- und Zahlungsdaten zusammenlaufen, können Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden. Ebenso bedeutsam wie der Lieferschein ist bei eigenen Auslieferungen die quittierte Empfangsbestätigung. „Lieferbestätigungen erfordern immer eine systematische Prüfung“, bestätigt Thomas Rick, Geschäftsführer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. „Ein digitaler Zugriff auf vorkontrollierte Lieferdokumente erleichtert alle Rechnungs- und Forderungsprozesse.“


Die größten Stolpersteine
Die Prüfung und Bearbeitung von Lieferscheinen ist zeitraubend und fehlerträchtig. Die Dokumenten-Manager von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) zeigen, worauf Firmen achten müssen.

1. Prozess-Stau: Eine manuelle Prüfung und Weiterleitung von Lieferscheinen erfordert viel Zeit. Eine Digitalisierung beschleunigt einzelne Prozessabläufe und gewährleistet einen optimalen Einsatz von freien Mitarbeiterressourcen.
2. Flüchtigkeitsfehler: Übertragungsfehler führen leicht zu abweichenden Lieferungen. Ein automatischer Abgleich mit Auftrags- und Bestellformularen deckt Unstimmigkeiten schnell und systematisch auf.
3. Daten-Dickicht: Bei fehlerhaften Lieferungen müssen alle Unterlagen des jeweiligen Bestellvorgangs schnell zugreifbar sein. Systemgestützt gewinnen Mitarbeiter direkt einen Statusüberblick und können strittige Zahlungen zurückhalten.
4. Falschablage: Lieferscheine werden nur selten rechts-, beweis- und fälschungssicher archiviert. Digitale Prozesse gewährleisten eine einheitliche Systematik und schützen vor der Fahrlässigkeit einzelner Mitarbeiter.


Zur effizienten Bearbeitung von Lieferscheinen setzen moderne Dokumenten-Dienstleister auf kundenorientierte Vorort-Services. Lieferscheine werden täglich abgeholt, digital erfasst und sofort auf den Firmenserver übertragen. Verantwortliche Mitarbeiter können alle Lieferdaten schnell abrufen und zielgerichtet bearbeiten.

Behrens & Schuleit auf der DMS Expo: Behrens & Schuleit ist vom 19. bis 21. September 2006 auf der führenden Fachmesse für Dokumenten-Management in Köln vertreten. Das Unternehmen präsentiert u.a. innovative Praxisanwendungen im Bereich Lieferschein-Management sowie Post- und Rechnungseingangsbearbeitung.


Kontakt
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Postfach 101542
40006 Düsseldorf
Tel.: 0211.15 75 8-0
Fax: 0211.15 75 8-23
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Presseanfragen
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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Susann Streich, verantwortlich.

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Unternehmensprofil: Behrens & Schuleit GmbH

Die Behrens & Schuleit GmbH wurde bereits 1929 in Düsseldorf gegründet und unterstützt seitdem ihre Kunden in allen Fragen rund um das Dokument. Heute bietet das Unternehmen umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Dazu gehören die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente (Input-/Outputmanagement) und die Beratung rund um Dokumenten- und Prozess-Management. Behrens & Schuleit begleitet sowohl kaufmännische Dokumente als auch großformatige Zeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklusses. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem die Daimler AG, der Flughafen Düsseldorf, das Maritim Hotel Düsseldorf, die Thyssen Krupp Stahl AG und die Victoria Versicherungen AG.

Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 75 Dokumentenlogistiker und IT-Experten. In ihrem Dokumentenzentrum in Düsseldorf, verfügt Behrens & Schuleit –über eine hochmoderne Infrastruktur, sowie leistungsstarkem Equipment. Geschäftsführer ist Thomas Rick. Darüber hinaus ist der in Düsseldorf geborene Rick Vorsitzender des Regionalkreises Niederrhein des BJU –DIE JUNGEN UNTERNEHMER. Seit 2006 leitet er zudem die Vasen Engineering Products GmbH (www.vep.de), eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von Behrens & Schuleit, die auf Großformate ausgerichtet ist und eine starke Ergänzung darstellt. Ferner ist Behrens & Schuleit aktives Mitglied im Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. (FMI) und im VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.


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