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PDF/A-Prüfung und -Korrektur für Dokumentenstapel

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intarsys hat das Validierungstool PDF/A Live! um wichtige Funktionalitäten ergänzt


Karlsruhe, 12. September 2006. Mit der neuen Version ihres Validierungstools PDF/A Live! schafft intarsys eine Grundlage für die unternehmensweite Langzeitarchivierung nach dem PDF/A-Standard. PDF/A Live! bietet eine Einzelprüfung von Dokumenten auf deren Konformität zu dem ISO-genormten Datenformat sowie auch eine PDF/A-Prüfung für Dokumentenstapel. Zusätzlich zu den für PDF/A-Dokumente geforderten Eigenschaften lassen sich jetzt auch individuelle und unternehmensspezifische Regeln definieren. Weiterhin kann der Nutzer festlegen, welche Korrekturen an Dokumenten automatisiert ausgeführt werden sollen. Für das Regelwerk des ISO-Standards lassen sich Korrekturen direkt im Anschluss an die Überprüfung durchführen. Dokumente, die aus Quellformaten wie beispielsweise Microsoft Office, Open Office oder TIFF in das PDF-Format konvertiert wurden, erfüllen im Allgemeinen noch nicht die Vorgaben für PDF/A. Die Ursache hierfür liegt darin, dass der Standard neu ist und die Konvertierungsprogramme die Spezifikationen noch nicht berücksichtigen. Die Erweiterungen von PDF/A Live! lösen diese Herausforderung. Alle Compliance- und Korrektur-Regeln lassen sich exportieren und für die PDF/A-Prüfung von Dokumentenstapeln (Batchlauf) anwenden. So werden die Dokumente ohne manuellen Eingriff bearbeitet. Konforme Dokumente werden automatisiert an ein elektronisches Archiv übergeben. Entsprechen Dokumente nicht dem PDF/A-Standard, beziehungsweise können diese nicht vollständig automatisiert korrigiert werden, sind sie in einer Ergebnisliste besonders gekennzeichnet. Abweichungen vom Standard sowie Regelverstöße werden hier detailliert aufgelistet und graphisch dargestellt. Eine weitere Neuerung des Tools von intarsys ist eine API-Schnittstelle, mit der Unternehmen die PDF/A-Validierung in eigene Prozesse und Anwendungen einbinden können. Die erweiterte Version von PDF/A Live!, ein Plugin aus der CABAReT-Produktfamilie, wird auf der DMS-Messe in Köln zu sehen sein (Halle 8, Stand H004/G003).

Die ISO-Norm für PDF/A-1 stellt sicher, dass Benutzer ein solches Dokument auch nach langer Zeit sicher reproduzieren können. Es ist daher für die Langzeitarchivierung geeignet und zugelassen. Der Standard legt fest, welche Elemente PDF-Spezifikation 1.4 in einem PDF/A-konformen Dokument enthalten sein dürfen, welche ausgeschlossen sind. Erweiterungen aus späteren PDF-Spezifikationen werden im künftigen Standard PDF/A-2 behandelt, der voraussichtlich erst in 2008 verabschiedet wird. Die Definition für PDF/A-1 regelt vor allem die Eigenschaften eines solchen Dokuments hinsichtlich der Transparenz sowie die Zugreifbarkeit für den Nutzer. So muss etwa auf sämtliche JavaScripts, Binärinhalte wie Ton oder Video sowie Kompressionen (außer bei Bildern) verzichtet werden. Darüber hinaus sind Verschlüsselungen und Zugriffsbeschränkungen, beispielsweise durch Passwörter, nicht erlaubt. Das PDF/A-Dokument muss alle zu seiner Darstellung benötigten Elemente enthalten. Hierzu gehören insbesondere die verwendeten Fonts und Farbräume. Nicht zuletzt sind verschiedene Metainformationen notwendig, wie etwa der Autor, das verwendete Erstellerprogramm sowie das Erstellungsdatum. Diese Vorgaben für ein PDF/A-Dokument werden vom Produkt PDF/A Live! überprüft.

Aus den Restriktionen für das PDF/A-Dokument und den Korrekturmöglichkeiten ergeben sich nicht nur rein technisch lösbare, sondern auch organisatorische Veränderungen. Das kann beispielsweise die Verwendung von Zeichensätzen sowie neue notwendige Zugriffsregelungen im Archiv betreffen, wenn die Dokumente selbst keinen Schutz mehr aufweisen. Für diese und spezielle unternehmensinterne Compliance-Vorgaben wurde in PDF/A Live! die Möglichkeit vorgesehen, weitere Regeln individuell zu definieren.

„PDF/A wird sich langfristig als Archivierungsstandard in Unternehmen durchsetzen. Unser PDF/A-Validierungstool sichert schon heute eine Compliance-gerechte Umsetzung der ISO-Norm. Die notwendige fachliche und organisatorische Unterstützung erhalten interessierte Unternehmen direkt aus unserem Hause“, betont Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer der intarsys consulting GmbH.


Über intarsys consulting GmbH:
intarsys consulting mit Sitz in Karlsruhe ist spezialisiert auf PDF-basiertes Output-Management. Das Unternehmen wurde 1996 gegründet und beschäftigt 24 Mitarbeiter. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt qualitativ hochwertige Softwarelösungen. Die Produktfamilien EFormTM und CABAReT lassen sich zeitnah und mit niedrigem Aufwand in bestehende IT-Strukturen einbinden und optimieren die Geschäftsprozesse eines Unternehmens.

CABAReT® ist ein eingetragenes Warenzeichen und Eigentum der Firma CABAReT Solutions AG.

Kontaktadresse:
intarsys consulting GmbH
Frau Ulrike Roenspieß
Bahnhofplatz 8
76137 Karlsruhe
Telefon: 0721 / 384 79 - 0
Telefax: 0721 / 384 79 - 60
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