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Neues Format für die Langzeitarchivierung ist eines der Trendthemen auf der DMS 2006

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PDF/A – oder was?


Köln – Im vergangenen Jahr hat die ISO das PDF/A-Format als Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten zertifiziert. Seitdem wird dieses Format im Markt hoch gehandelt. Viele Hersteller sind bereits von den Vorteilen des PDF/A-Formates überzeugt und haben ihre Produktpalette entsprechend angepasst oder erweitert. Auf der DMS EXPO, die vom 19. bis zum 21. September 2006 erstmals auf dem neuen Kölner Messegelände stattfindet, sind bereits zahlreiche Lösungen rund um PDF/A zu sehen. Darüber hinaus kann sich der Besucher auf Fachvorträgen und Podiumsdiskussionen über das neue Format informieren.

Über PDF/A
Der neue Standard PDF/A (ISO Standard 19005-1) basiert auf PDF 1.4, schließt aber einige Funktionen davon aus, da sie eine langfristige Darstellbarkeit beeinträchtigen könnten. So ist beispielsweise die Verwendung externer Ressourcen oder aber spezifischer Ressourcen wie eingebetteter Fonts nicht erlaubt. Durch diese und andere detaillierte Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. PDF/A ermöglicht eine Volltextsuche bei reduzierter Größe (im Vergleich zum Rasterformat) und eine automatische Klassifizierung auf der Basis von Metadaten. Solche Vorteile sorgen dafür, dass anerkannte Experten dem PDF/A-Format einen schnellen Bedeutungszuwachs gegenüber dem herkömmlichen TIFF-Format prognostizieren.

Aussteller greifen PDF/A-Trend auf
Zahlreiche Hersteller auf der DMS 2006 haben bereits auf den neuen Trend reagiert und zeigen ihre PDF/A-kompatiblen Produkte und Lösungen:

So hält am ersten Messetag (19.09.06) ab 15.30 Uhr innerhalb des VOI-Forums Carsten Heiermann von der LuraTech Europe GmbH einen einführenden Fachvortrag über PDF/A. Der Vortrag zeigt die Zielsetzung von PDF/A im Bereich der Langzeitarchivierung auf und ordnet PDF/A gegenüber bisher in der Langzeitarchivierung verwendeten Formaten ein. Des weiteren werden die Wege anhand möglicher Workflows und Systemarchitekturen beschrieben, wie sich gescannte Dokumente - aber auch elektronische Dokumente aus Office- oder CAD-Systemen - sinnvoll für die Langzeitarchivierung in PDF/A konvertieren lassen. Innerhalb der ebenfalls am ersten Messetag stattfindenden Podiumsdiskussion „DMS Grundlagen“ des VOI-Forums, die um 16.30Uhr beginnt, diskutieren die Teilnehmer unter Moderation von Bernhard Zöller, Zöller & Partner, welche Rolle neue Dokumentformate wie PDF/A, ODF oder die Office Open XML Formate von Microsoft spielen.

Adobe Systems
Am Messestand von Adobe Systems (Stand A 061) können sich Interessierte im Rahmen von täglich stattfindenden Vorträgen über die Lösungen rund um die Themen PDF und PDF/A informieren.

callas software (Stand A 066) präsentiert mit dem pdfInspektor eine Software, die bei der professionellen Prüfung von PDF- und PDF/A-Dateien in der Druckbranche genutzt wird. Darüber hinaus zeigt das Unternehmen erstmals mit dem pdfaPilot sein neues Prüf- und Korrektur-Werkzeug von PDF/A-Dateien.

CoSign (Stand A001) bietet mit seiner gleichnamigen Signaturlösung digitale Signaturen jetzt auch für PDF/A. Dabei werden Dokumente, Word-, Excel- und PDF/A-Dateien in Unternehmen mit digitalen Signaturen versehen, bevor sie in einem elektronischen Archiv abgelegt werden.

Die eDoc solutions AG (Stand G 004 (d.velop AG)) zeigt, wie beispielsweise Druckdaten (COLD) automatisch bei der Verarbeitung zu einzelnen PDF/A Dokumenten inkl. Formularhinterblendung (z.B. Firmenpapier mit Geschäftsdaten) konvertiert und revisionssicher gespeichert werden.

Ein neues Validierungstool für PDF/A-Dokumente zeigt die intarsys consulting GmbH (Stand H 004/G 003). Die Lösung PDF/A Live! überprüft Dokumente, ob sie konform zum ISO-genormten Langzeitarchivierungsstandard PDF/A und damit rechtssicher archivierbar sind. Das Ergebnis dieser Überprüfung wird in individuell konfigurierbaren Reports aufgelistet.

Die LuraTech (Stand E 060) präsentiert ihr vervollständigtes Produktportfolio rund um PDF/A. Neu dazugekommen ist eine Softwarelösung, mit der direkt aus beliebigen Anwendungen wie Office- oder CAD-Systemen PDF/A-Dokumente erzeugt werden. Insbesondere für Anwender der Kodak Capture-Software zeigt LuraTech seinen LuraDocument JPM/PDF Kodak CS Exporter, der die mit dem Kodak CS Exporter digitalisierten Dokumente komprimiert und im PDF/A-Format abspeichert.

Als einer der ersten Hersteller weltweit unterstützt die PDFlib GmbH (Stand A 068) neben PDF/A-1b auch die erweiterte Variante PDF/A-1a. PDFlib+PDI können vorhandene PDF/A-Dokumente importieren und zusammenfassen oder aufteilen; Bilder (in jedem Farbraum) können nach PDF/A konvertiert werden.

Die PDF Tools AG (Stand A 051/ B 050) bietet eine umfassende Reihe von PDF/A-konformen Produkten für die Erstellung und Validierung von PDF/A-Dokumenten an. Dazu gehört z.B. der 3-Heights PDF Producer, der PDF-Dokumente schnell und synchron generiert. Er kann PDF-Dateien parallel erzeugen, bietet client- und serverseitige PDF-Erstellung und besitzt eine API für die Integration in Applikationen.

Das Angebot von RSD (Stand F020 / E021) konzentriert sich auf sämtliche Aspekte der Nutzung von Inhalten im PDF/A Format, die mit alltäglichen oder gelegentlich anfallenden geschäftlichen Aufgaben verbunden sind. Dazu zählen sofortiger und gesicherter Zugang, Integration von Geschäftsanwendungen, pünktliche Lieferung, Druck, Übereinstimmung, gezeichnete Archive und Speichermedien.

Als einer der ersten Scan-Clients unterstützt TIFFCapture von der Scanpoint Europe GmbH (Stand J 031) jetzt PDF/A. Dafür nutzt der Scandienstleister mit seinem bundesweiten Netzwerk von Franchise-Partnern die Technologie des Kompressionsspezialisten LuraTech Europe GmbH. Sie ist jetzt Bestandteil des selbstentwickelten Programms TIFFCapture – eine professionelle Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen. Damit können die von den Scanpoint-Partnern digitalisierten Dokumente im PDF/A-Format bereitgestellt werden.

Die PDF Longlife Suite von SEAL Systems (Stand J 070) enthält alles, was für ein Arbeiten mit PDF/A erforderlich ist. Mit dem PDF Checker lassen sich Dateien auf Normkonformität prüfen. PDF Adjust kann fehlerhafte und nicht-konforme PDF-Dateien korrigieren. Prüfprofile ermöglichen die Definition von Firmenstandards. Alle Konvertierungswerkzeuge von SEAL Systems für die Batch- und Onlinekonvertierung sind jetzt auch mit einem PDF/A-Ausgang verfügbar.


Über die DMS:
Die erste DMS EXPO wurde 1995 in Stuttgart mit knapp 70 Ausstellern aus den Bereichen Elektronische Archivierung, Imaging und Dokumenten-Management eröffnet. 1998 zog das jährliche Branchen-Highlight mit inzwischen mehr als 220 Ausstellern nach Essen. Ab 2006 findet die DMS erstmals in einer der neuen Messehallen der Koelnmesse statt.

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Koelnmesse GmbH
Jennifer Hees
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E-Mail: j.hees@koelnmesse.de
Internet: http://www.dms-expo.de

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