Erprobte Methode: Mit SPO den Vertrieb optimieren

Natürlich ist jeder Vertrieb anders: Mit einer anderen Ausgangssituation, anderen Zielen, Chancen und Risiken. Den Vertrieb zweier Unternehmen kann man nicht auf dieselbe Weise optimieren. Aber: Handwerkzeug, Vorgehensweise und Methode zur Vertriebsanalyse und -optimierung können ebenso standardisiert werden, wie das für Prozessoptimierung (z.B. SixSigma) und Projektmanagement (z.B. PRINCE2, SCRUM) möglich ist. Dafür wurde "Sales Performance Optimierung" (SPO) entwickelt, als Methode zur systematischen vertrieblichen Leistungssteigerung.

Kern von SPO ist es, so schnell und so systematisch wie möglich Antworten auf zwei Fragen zu finden:
1) Welche relevanten Chancen, Schwächen und Risiken hat der Vertrieb?
2) Mit welchen Maßnahmen und zu welchem wirtschaftlichen Erfolg können diese Chancen genutzt und die Risiken sowie Nachteile reduziert werden?

Nach Konfuzius ist "ohne Ziel jeder Weg der Falsche". Tatsächlich beginnt jede Vertriebsoptimierung mit dem Verständnis der Ziele für Vertrieb und Gesamtunternehmen. Leider sind diese keinesfalls immer klar, konkret, relevant und widerspruchfrei formuliert. Plakative Formulierungen ("wir wollen schneller wachsen als der Wettbewerb") ohne nachprüfbare Zielwerte und Messmethoden helfen erst recht nicht. Die erste SPO-Aufgabe lautet daher: Ziele aufdecken, abstimmen und so definieren, dass sie auch gemessen werden können - erst dann kann der Vertrieb sinnvoll optimiert werden.

Um den Vertrieb zu optimieren, darf er keine " Blackbox ", keine Ansammlung von Unbekannten sein. Viele Elemente beeinflussen den Erfolg des Vertriebs. Sie müssen bekannt sein und ihre Wirkung muss verstanden werden. Dazu gehören externe Faktoren wie die Markt- und Wettbewerbsstruktur, die eigene Marktposition, rechtliche Rahmenbedingungen und das Kauf- und Entscheidungsverhalten der Kunden und potentiellen Kunden. Dazu gehören insbesondere die intern beeinflussbaren Faktoren wie die eigenen Vertriebs-, Steuerungs- und Führungsprozesse, Strukturen, Instrumente, Systeme, Mitarbeiter, Kompetenzen und die Kultur im Vertrieb. Als Grundlage für das nötige Verständnis und zugleich als Checkliste für den Optimierungsprozess wurde das Best Practice Sales-Vertriebsmodell entwickelt, das in der obigen Grafik schematisch abgebildet ist. Mit Hilfe dieses Vertriebsmodells kann die "Blackbox" jedes Vertriebs geöffnet werden, um auf dieser Basis alle Optimierungschancen zu identifizieren.

Die SPO-Methode zur Vertriebsoptimierung besteht in der Regel aus folgenden fünf Schritten:
1) Set-Up: Es wird definiert, was in welcher Zeit und mit welchem Aufwand erreicht werden soll, worauf aufgebaut werden kann und welche Hypothesen es bereits gibt.
2) Projektdesign: In einem ganztägigen Workshop präsentieren Bereichsverantwortliche unter Anleitung ihre Eigenbewertungen zu den Kernpunkten des Best Practice Sales-Vertriebsmodells. Auf dieser Basis werden Hypothesen konkretisiert und die anschließend durchzuführenden Bestandsaufnahmen und Analysen vereinbart.
3) Analysen: Kern des Projekts sind externe wie interne Bestandsaufnahmen und Analysen wie z.B. Prozessaufnahmen, Datenauswertungen, Befragungen oder Benchmarks. Dazu werden üblicherweise Analyseinstrumente eingesetzt, Brown Paper-Prozessaufnahmen durchgeführt und größere Datenmengen analysiert.
4) Modellentwicklung: Die Analyseergebnisse werden in weiteren Workshops diskutiert, um daraus konkrete Optimierungshebel und Umsetzungswege zu entwickeln und den Nutzen abzuschätzen. In der Regel kann dann die Realisierung - oder Vertiefung - entschieden werden.
5) Realisierung: Auf Basis der Entscheidungen können dann die Optimierungshebel umgesetzt werden. Dies geschieht oft in separaten Projekten, z.B. mit den Themen "Durchführung Innendiensttraining", "Prozessoptimierung Anfrage-Priorisierung" oder "Abstimmung der Vertriebskanäle".
Ein typisches SPO-Projekt startet mit den Schritten eins bis vier. Die Realisierung - im fünften Schritt - folgt meist in einer zweiten Phase. Sie kann intern oder durch Externe durchgeführt werden.

SPO ist nichts Magisches. SPO ist vielmehr die Systematisierung bereits bekannter und erprobter Einzelschritte, die auf Erfahrungen aufbauen können und so planbar werden im Sinne hoher Projektqualität.

Prinzipiell gibt es drei Hauptziele einer SPO-Vertriebsoptimierung.
1) Wachstum steigern: Neue Kundengruppen, neue Anwendungen, neue Märkte, Marktanteil und "share-of-wallet" erhöhen - über besseren und schnelleren Marktzugang, zielgenauere Angebote, Angebotsinnovation, erhöhte Vertriebskompetenz, Präsenz und bessere Kundenbindung.
2) Effizienz und Profitabilität erhöhen: Weniger Mittel, Mitarbeiter, Kosten, Aufwand und Zeit - durch Prozessoptimierung, Fokussierung, Kompetenzsteigerung und Prozessinnovationen.
3) Bestmögliche Planbarkeit und Steuerung: Bessere Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen, bessere Ressourcen-, Ergebnisplanung und Steuerung.

Es gibt eine klare Aufgabenteilung in einem SPO-Projekt. Der SPO-Berater von Best Practice Sales Consultants bringt die Methode und Erfahrung mit, moderiert und steuert das Projekt, verantwortet die Projektschritte und führt nach Abstimmung einzelne Analysen selbst durch. Zudem trainiert er die beteiligten Kundenmitarbeiter und präsentiert / vertritt am Ende die Ergebnisse. Er sorgt zudem dafür, dass Ziele gesetzt werden, die ambitioniert genug und dennoch erreichbar sind. Der Kunde / Auftraggeber bringt das Branchen- und Unternehmens-Knowhow ein, übernimmt einzelne, definierte Aufgaben, trägt die Verantwortung für Entscheidungen und versteht sich nicht nur als Kunde, sondern auch als Projektpartner. Die Aufgabenteilung hat drei Vorteile:
1) Motivation und Umsetzungsgeschwindigkeit sind hoch, da die Ergebnisse durch Kundenmitarbeiter selbst erarbeitet werden,
2) Es findet ein Knowhow-Transfer vom Berater zu den Kundenmitarbeitern und somit ein paralleles Training statt,
3) Es ist kostengünstiger als der Einsatz großer Beraterteams.

Best Practice Sales stellt das Best Practice Sales-Vertriebsmodell und SPO-Optimierungsprogramm Interessenten gern in einem Workshop vor. Weitere Informationen - auch zu anderen Themen und zum Unternehmen selbst - finden sich auf der Website des Unternehmens Best Practice Sales Consultants . Ansprechpartner für eine Terminvereinbarung ist Peter Klesse. Er hat mehr als zehn Jahre Erfahrung in den internationalen Beratungsfirmen Boston Consulting Group und Gemini Consulting. Zudem hat er erfolgreich als Sanierer und Interimmanager gearbeitet, ist Gründer und Geschäftsführer der auf Vertrieb spezialisierten Unternehmensberatung Best Practice Sales Consultants. Neben dem Fokus auf Vertrieb unterstützt Best Practice Sales auch bei den Themen Strategie- und Organisationsentwicklung, Changemanagement, Projektmanagement und Prozessoptimierung. Kontakt
Best Practice Sales Consultants Ltd.
Peter Klesse
Königsallee 14
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021113866284
klesse@bpsales.de
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