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Die Vorteile der 4. Generation IKAROS aus Sicht eines Inkassodienstleisters und seinen Kunden

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Interview der UNIVERSUM Group mit Herrn Schneiders, Geschäftsführer der Ferber-Software GmbH


"IKAROS G4 bietet nicht nur für den Inkassodienstleister, sondern auch für den Endkunden viele Vorteile“ Zur Beitreibung offener Forderungen benutzt die UNIVERSUM Group derzeit IKAROS G3 von der Ferber-Software GmbH. Ab Ende des Jahres soll die Nachfolgeversion...

Lippstadt, 12.09.2016 - "IKAROS G4 bietet nicht nur für den Inkassodienstleister, sondern auch für den Endkunden viele Vorteile“

Zur Beitreibung offener Forderungen benutzt die UNIVERSUM Group derzeit IKAROS G3 von der Ferber-Software GmbH. Ab Ende des Jahres soll die Nachfolgeversion IKAROS G4 zur Beitreibung eingesetzt werden.

Diese neueste Generation der Inkassosoftware macht die Beitreibung für den Inkassodienstleister schneller und effizienter. Welche Vorteile IKAROS G4 darüber hinaus für den Endkunden, also den Gläubiger bietet, erklärt Jochen Schneiders, Geschäftsführer der Ferber-Software GmbH, im Interview.

UNIVERSUM Group: Sehr geehrter Schneiders, vielen Dank, dass Sie Zeit für ein Gespräch gefunden haben. Können Sie die Vorteile von IKAROS G4 in drei Sätzen zusammenfassen?

Schneiders: Seit vielen Jahren konzentrieren wir unsere Expertise auf die Fachlichkeit unserer Software IKAROS, mit der wir sowohl unsere langjährigen Kunden als auch Interessenten begeistern. Nun galt unser Interesse der technischen Überarbeitung von IKAROS. Mit der attraktiven Weboberfläche, der innovativen Architektur und der optimierten Performance für das Masseninkasso bringen wir nun ein Produkt auf den Markt, das Maßstäbe setzt.

In Zeiten immer größerer Datensensibilität ist der Schutz von Schuldnerdaten ein wichtiger Punkt für unsere Kunden. Gleichzeitig muss die UNIVERSUM GROUP als Inkassodienstleister im Sinne einer ordentlichen Buchführung auch Daten nachhalten. Wie schafft es IKAROS G4, dieses Spannungsfeld zu überbrücken?

Schneiders: Datenschutz ist in der Tat ein wichtiger Aspekt. Für IKAROS hat unsere Entwicklung in Zusammenarbeit mit unseren Datenschutzexperten ein Konzept entwickelt, um Schuldnerdaten zu anonymisieren.

So wird bei den Daten des Schuldners „Müller“ zum Beispiel unterschieden, ob es sich um buchhalterisch relevante oder personenbezogene Daten handelt. Die für die finanzbuchhaltungsrelevante Verrechnung erstellten Zahlungsflüsse bleiben im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, während personenbezogene Angaben wie Schuldnername oder -adresse im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes nach Fallabschluss anonymisiert bzw. gelöscht werden.

Wie funktioniert diese Anonymisierung bei Mehrfachschuldnern, also bei Schuldnern, die bei mehreren von der UNIVERSUM Group vertretenen Unternehmen offene Außenstände haben?

Schneiders: Auch diese Konstellation ist in IKAROS berücksichtigt. Voraussetzung der Erfassung, Verarbeitung und Speicherung ist das Erfüllen von Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel die Angabe eines Zwecks. Bei Mehrfachschuldnern könnte dieser etwa ‚Beitreibung aller offenen Forderungen, die von Mandanten an den IDL übergeben wurden‘ sein. Lassen Sie mich das konkrete Vorgehen anhand eines Beispiels erläutern.

Der Schuldner „Müller“ hat in IKAROS Akten, die zu zwei unterschiedlichen Mandanten gehören. Die Verbindung von Akte zu Schuldner erfolgt über eine Referenz. Im Laufe der Zeit werden die Forderungen aus einer der Akten bezahlt und diese Akte abgelegt. Um die Akte nun löschen bzw. anonymisieren zu können, während die offenen Akten im System unberührt bleiben sollen, erhält sie einen Dummyschuldner. Durch den Einsatz des Dummyschuldners können in der Chronologie der Akte vorhandene Hinweise auf den Schuldner Müller entfernt werden. Die anderen Akten hingegen werden weiterhin mit dem Schuldnerdatensatz Müller verarbeitet.

So haben wir eine elegante Lösung zum Umgang mit den Daten von Mehrfachschuldnern, und Ihre Kunden können darauf vertrauen, dass die Akten gemäß Bundesdatenschutzgesetz ohne Datenverlust beim Schuldner anonymisiert werden können. Im Übrigen wird dieses Vorgehen auch in dem voraussichtlich 2018 anstehenden EU-Datenschutzgrundverordnung und den zu erwartenden Detaillierungen im deutschen Recht Bestand haben.

Durch IKAROS G4 werden nicht nur die Daten der Schuldner, sondern auch die der Gläubiger geschützt. Wie funktioniert das?

Schneiders: Die Daten der Gläubiger werden in sogenannten Gläubigerräumen abgeschlossen. Man muss sich vorstellen, dass innerhalb dieses gesonderten Raums ein vollständig getrennter Datenbestand existiert, und somit keine Mischung von Schuldnerdaten über die Grenzen des Gläubigerraums hinaus zugelassen wird.

Dieses Vorgehen ist insbesondere für die Auftragsdatenverarbeitung von hohem Interesse, wie es beispielsweise für öffentliche Kommunen und zum Teil für Banken oder Leasinggesellschaften gefordert wird.

Zwar war die Trennung von Schuldnerstammdaten bereits in der vergangenen Generation von IKAROS möglich, in IKAROS G4 gehört sie aber nun zum Standard und kann über die Zusatzmodule hinweg sehr einfach genutzt werden.

Eine weitere Neuerung ist die Einführung eines Skizzenmodus. Welche Vorteile ergeben sich dadurch in der Zusammenarbeit zwischen der UNIVERSUM GROUP und Ihren Kunden?

Schneiders: Das Workflow-Management ist das Herzstück von IKAROS, mit dem die individuelle Beitreibung gesteuert und automatisiert wird. Mit Komponenten wie dem ausgefeilten Versionierungssystem, der intuitiven Bedienung ohne Bedarf an aufwändiger Programmierung und einem hohen Maß an Flexibilität für individuelle Umsetzungen begeistert es unsere Kunden immer aufs Neue.

Der Skizzenmodus ist ein weiteres Highlight innerhalb des Workflow-Managements, indem es die Zusammenarbeit zwischen Entwicklung und Fachbereich spürbar vereinfacht.

Sie können sich den Skizzenmodus wie ein Smartboard in Ihrer Software vorstellen, in dem der Fachbereich direkt mit dem Kunden und unabhängig von der IT Abläufe skizzieren kann, die dann umgehend in Workflows umgesetzt und produktiv genommen werden können.

Die Folge: Eine deutlich kürzere Zeitspanne von der Idee bis zur Nutzung der neuen Prozesse, von der naturgemäß auch der Endkunde profitieren wird.

Auch der Import von Akten soll bei IKAROS G4 noch besser funktionieren. Welche Vorteile ergeben sich daraus für die Kunden der UNIVERSUM Group?

Schneiders: Nun ja, das Zusatzmodul IKAROS-Import wurde in der vierten Generation in seiner Performance optimiert und noch flexibler gemacht. So konnten wir bei gleichem Datenvolumen messen, dass der Import in IKAROS G4 bis zu zwanzig Mal schneller ein Ergebnis liefert als bisher. Zudem wird das weit verbreitete Austauschformat XML unterstützt, mit dem das volle Spektrum an IKAROS-Daten übergeben werden kann. Die Folge für die UNIVERSUM Group-Kunden: Die Zeitspanne von der Fallabgabe bis zur ersten Mahnung wird auch bei großen Abgabemengen erheblich verkürzt.

Durch die neue, browserbasierte Architektur lässt sich IKAROS G4 wesentlich leichter customizen. Welchen Sinn hat das?

Schneiders: Die Browsertechnologie von IKAROS G4 bietet die Möglichkeit, in das Aussehen der Benutzungsoberfläche einzugreifen und so für eine individuelle Bearbeitung zu sorgen. Der Kunde kann in vielen Bereichen entscheiden, welche Daten in der Aktenbearbeitufng primär angezeigt werden. So ist es zum Beispiel möglich, eine Ampel in der Akte anzuzeigen, die durch die angezeigte Farbe eine Rückmeldung über den Fortschritt des Forderungsstands gibt.

Die browserbasierte Architektur hat außerdem den Vorteil, dass die Inkassosachbearbeiter deutlich flexibler sind, was Arbeitsgeräte und Einsatzorte wie beispielsweise Home-Office anbelangt.

UNIVERSUM Group: Herr Schneiders, vielen Dank für das Interview!

Zur Person: Jochen Schneiders ist der Geschäftsführer des Lippstädter IT-Unternehmens Ferber-Software GmbH. Der Diplom-Informatiker führt das von ihm mitgegründete Unternehmen seit 2009 und ist zudem noch als Projektmanager und Management-Berater aktiv.

Die UNIVERSUM Group ist ein erfolgreicher, konzernunabhängiger Inkassodienstleister und angesehener Zahlungsgarantieanbieter mit innovativen Leistungspaketen für den gewerblichen Kunden. Das Unternehmen bietet im Bereich Forderungs- und Risikomanagement die komplette Wertschöpfungskette aus einer Hand. Von der Entstehung bis zur erfolgreichen Beitreibung wird der vollständige Lebenszyklus einer Forderung begleitet. Eigens für den E-Commerce entwickelt, wird darüber hinaus eine auf diese Branche angepasste Lösung der Wertschöpfungskette zur Verfügung gestellt: FlexiPay®.

Mit kompetenter Beratung werden ganzheitliche Leistungspakete für die Kunden entwickelt, ungenutzte Umsatz- und Ergebnispotenziale erschlossen und damit höchste Kundenzufriedenheit garantiert.

Seit über 30 Jahren am Markt, verfügt die UNIVERSUM Group neben langjähriger Erfahrung im Inkassomanagement über ein exzellentes Know-how. Nicht nur damit gehört das Unternehmen im Bereich Forderungs- und Informationsmanagement zu den führenden Dienstleistern. Als Mitglied des Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) erfüllt die UNIVERSUM Group die hohen Maßstäbe an Seriosität sowie die strengen Anforderungen an ordnungsgemäße, gewissenhafte und rechtstreue Berufsausübung – das Qualitätssiegel der Branche.

Weitere Informationen finden Sie unter www.universum-group.de.


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