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DOCUframe - mehr Software brauchen Sie nicht für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement

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Vor einiger Zeit haben wir eine interessante Anfrage erhalten. Das anfragende Unternehmen sucht eine integrierte Software für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement. Dazu hat uns dieser Kunde zu unserer Softwarelösung "DOCUframe®" einige Fragen gestellt,...

Hechingen, 19.09.2016 - Vor einiger Zeit haben wir eine interessante Anfrage erhalten. Das anfragende Unternehmen sucht eine integrierte Software für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement. Dazu hat uns dieser Kunde zu unserer Softwarelösung "DOCUframe®" einige Fragen gestellt, die wir Ihnen hier mit unseren Antworten an die Hand geben wollen.

Weg von den Inseln - Die ERP-DMS-CRM Alleskönner kommen 

Der Begriff "Insellösung" hat im Bereich Unternehmens-Software einen negativen Klang. Immer wieder trafen wir in der Vergangenheit auf Unternehmen, die ihr ERP-, DMS-, CRM- und andere Systeme getrennt voneinander parallel betrieben haben - als sogenannter best-of-breed-Ansatz. Solche Insellösungen waren früher beliebt, weil sich anscheinend jeder das Beste aus jedem Segment heraussuchen konnte. Unsere aktuellen Anfragen belegen: Vor allem im Mittelstand ist dieser Ansatz gescheitert. Unternehmen suchen heute eher nach der "eierlegenden Wollmilchsau", die für alle Unternehmensprozesse übergreifend, unternehmensweit und wirtschaftlich zuständig ist.

Eigentlich logisch: Gerade ERP- DMS, und CRM-Prozesse etc. sind heute eng miteinander verknüpft und müssen optimal ineinander greifen. Da macht der parallele Betrieb einzelner Lösungen eine Menge Schnittstellen-Arbeit und dadurch überhaupt keinen Sinn mehr. Prozessabbildende Unternehmens-Software kann nur als Komplettpaket funktionieren. "Integration statt Insellösungen" ist heute die richtige Strategie.

Nicht unwichtig bei diesem Wandel war die Erfahrung der Nutzer mit dem best-of-breed-Ansatz. Im Support-Fall musste man sich mit verschiedenen Ansprechpartnern herumärgern, die nicht selten die Schuld für ein Problem auf andere an der Gesamtlösung beteiligten Hersteller geschoben haben. In den modernen Komplettlösungen hat  der Kunde nur einen Anbieter als Partner. Im Idealfall hat dieser die Unternehmens-Software von der Beratung über die Implementierung bis hin zum Betrieb bzw. dem Hosting begleitet und übernimmt die Verantwortung, dass alles wunschgemäß funktioniert.

Einige IT-Systemhäuser wie z.B. yourIT aus Hechingen haben schon immer auf genau diese integrierten Lösungen gesetzt. So wurde z.B. bereits bei einem der ersten größeren Projekte der noch jungen yourIT beim Kunden Bucher GmbH - die Markentreppe auf Inseln verzichtet und auf Integration gesetzt. Was in den vergangenen 12 Jahren daraus geworden ist, lesen Sie hier.

"Immer wieder erreichen uns heute Anfragen von Interessenten, die wir vor 5-8 Jahren an den best-of-breed-Ansatz verloren haben." so Thomas Ströbele, Geschäftsführer der yourIT. "Die Interessenten müssen in den vergangenen Jahren ihre negativen Erfahrungen mit den parallel betriebenen Lösungen gemacht haben. Oft erinnern sie sich dabei irgendwann daran, dass wir mit DOCUframe bereits vor Jahren einen vollintegrierten Ansatz einer Unternehmens-Software angeboten hatten. Heute sind diesen die Vorteile unserer Komplettlösung klar. Aus Interessenten werden Kunden."

In Anlehnung an "Industrie 4.0" nennen sich solche vollintegrierten Lösungen heute "Büro 4.0, mit dem Ansatz, die Prozesse in der Unternehmens-Verwaltung so zu digitalisieren und zu automatisieren, dass diese mit der künftigen Datenflut aus den Industrie-4.0-Systemen zurecht kommen.

1. Eignet sich Ihre Software zum Einsatz in einem Dienstleistungsunternehmen, das die Reinigungen von gewerblichen Abluftanlagen übernimmt?yourIT: DOCUframe eignet sich zum Einsatz bei mittelständischen Unternehmen jeder Größe und Branche, die das Ziel haben: Weg von den Inseln!

2. Deckt Ihre Lösung die Bereiche Fakturierung, CRM und Dokumentenverwaltung ab?yourIT: Ja, wir selber als IT-Systemhaus und Beratungsunternehmen haben DOCUframe bereits seit etwa 12 Jahren als Software-Lösung für die Bereiche Dokumentenmanagement, Archivierung, CRM, Kommunikation und Workflow im Einsatz. Seit 10 Jahren ist DOCUframe auch unser Helpdesk- und Ticketsystem (= Beschwerde- und Reklamationsmanagement), seit 8 Jahren lösen wir damit die Rechnungsverarbeitung für Papier- und elektronische Rechnungen (E-Billing) ein- und ausgehend. Seit etwa 1,5 Jahren ist DOCUframe auch für unsere Faktura zuständig. Außerdem nutzen wir es für unser Qualitäts- und Datenschutzmanagement.

3. Können neben Kunden auch Interessenten verwaltet werden?yourIT: Ja selbstverständlich, ich habe nie verstanden, wie man in mittelständischen Unternehmen diese beiden Adressklassen überhaupt getrennt verarbeiten kann. Erst als ein Mitbewerber den Begriff xRM auf den Markt brachte, wurde uns klar, dass wir mit unserem Denken der Zeit weit voraus waren.

4. Gibt es eine Terminverwaltung für Kundentermine und Einsatzplanung, bei der Termine auch per E-Mail zugestellt werden können (z.B. Einladungen zu einem Termin versenden)?yourIT: DOCUframe ist für uns auch die Alternative zur bzw. der Ersatz für die Groupware Microsoft Outlook / Exchange. Zu einer funktionierenden Groupware gehört heute auch eine Terminverwaltung mit Gruppenterminen. Termineinladungen per E-Mail können versendet und empfangen werden und funktionieren auch, wenn das Gegenüber Outlook statt DOCUframe hat.

5. Können Dokumente direkt per E-Mail versendet werden?yourIT: DOCUframe ermöglicht den Empfang und den Versand von Dokumenten jeglicher Art per E-Mail. Die E-Mail selbst stellt ebenfalls eine Dokumentenklasse dar. Wichtiger Hinweis "Zero Mail Policy": Das Hin und Her interner E-Mails können Sie sich mit DOCUframe künftig komplett sparen. Lesen Sie hierzu unseren Blogbeitrag.

6. Gibt es eine Aufgabenverwaltung, die ähnlich wie Outlook funktioniert?yourIT: Auch eine einfach zu benutzende Aufgabenverwaltung haben wir in DOCUframe integriert. Allerdings geht diese viel weiter als die in Outlook.

7. Werden alle Arbeitsschritte protokolliert? yourIT: Ja, mit DOCUframe kann man alle Arbeitsschritte / Änderungen im System protokollieren und nachvollziehen.

8. Ist die Software netzwerkfähig?yourIT: DOCUframe ist für die Zusammenarbeit (Kollaboration) gemacht. Daher muss sie netzwerkfähig sein.

9. Kann sich auch ein kleineres Unternehmen DOCUframe leisten?yourIT: Unsere Hauptaufgabe sehen wir nicht im Verkauf von Software, sondern in der Beratung und Optimierung der Kern-Prozesse unserer Kunden.

Häufig stellen wir dabei fest, dass für bestimmte Abläufe (Prozesse / Workflows) das entsprechende Werkzeug / Tool fehlt. Kommen wir zum Ergebnis, dass dafür der Einsatz von DOCUframe sinnvoll ist, amortisieren sich die Anschaffungskosten in aller Regel bereits nach sehr kurzer zeit. Prozessoptimierung lohnt sich bei allen Unternehmen - auch bei kleineren.

Die Kern-Prozessanalyse gehört übrigens zu unseren Beratungspaketen, die für kleine und mittelständische Unternehmen bis zum 31.12.2016 vom Europäischen Sozialfonds ESF finanziell gefördert wird. Ein weiterer Hinweis darauf, dass sich auch kleinere Unternehmen unsere Dienstleistung leisten können.

10. Inwieweit unterstützt die Software die Datensicherung?yourIT: DOCUframe ersetzt größtenteils die Dateiablage / das Filesystem im Unternehmen. Dokumente liegen nicht mehr in Papierform sondern ausschließlich in elektronischer Form vor. Klar, dass DOCUframe dabei auch die Datensicherung / das Backup organisieren muss.

11. Wie ist Ihre Vorgehensweise bei der Einführung der Unternehmens-Software DOCUframe?yourIT: Unsere Vorgehensweise nennt sich Kern-Prozessanalyse. Bevor wir mit der Installation (Phase C) beginnen, nehmen wir in den Phasen A und B die Unternehmensprozesse unseres Kunden ganz genau unter die Lupe. In Zusammenarbeit mit dem Kunden erarbeiten wir so die bestmögliche Abbildung und Steuerung der Prozesse. Dadurch sind wir in Phase D  der zentrale Kontakt für unsere Kunden, egal welche Unternehmensbereiche betroffen sind.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen

Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, welche Prozesse optimiert werden sollten. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

Geringe Kosten durch staatliche Förderung

Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

Nachtrag: Innovationspreis-IT für Kern-Prozessanalyse

Am 16.03.2015 wurde unser Beratungspaket Kern-Prozessanalyse mit dem Innovationspreis BEST OF CONSULTING 2015 der Initiative Mittelstand ausgezeichnet.


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