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E-Mail-Archivierung: Compliance immer wichtiger

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Wann ist eine E-Mail mehr als eine E-Mail? Sich diese Frage zu stellen, ist lohnend. Denn: Geschäftliche E-Mails können die gesetzliche Schriftform ersetzen, Urkundenqualität besitzen und im Zweifel steuerrelevant sein. Daraus erwachsen besondere Aufbewahrungspflichten....

Mülheim, 06.10.2016 - Wann ist eine E-Mail mehr als eine E-Mail? Sich diese Frage zu stellen, ist lohnend. Denn: Geschäftliche E-Mails können die gesetzliche Schriftform ersetzen, Urkundenqualität besitzen und im Zweifel steuerrelevant sein. Daraus erwachsen besondere Aufbewahrungspflichten. Eine sichere Archivierung ist unumgänglich und entlastet gleichzeitig die Firmenserver.

Mindestens zehn Jahre – sicher ist sicher

Mindestens sechs Jahre sollten normale geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden, solche mit Steuerrelevanz mindestens zehn Jahre. Wobei im Zweifel gilt: Jede geschäftliche E-Mail kann steuerrelevant sein. Mit einer Aufbewahrung über mindestens zehn Jahre ist man also auf der sicheren Seite, vorausgesetzt, die Archivierung erfolgt unter Einhaltung der GoBD. Dann kann einem Ausbremsen der E-Mail-Server durch überbordende Postfächer infolge von immer mehr Nachrichten mit immer größeren Anhängen wirkungsvoll entgegengetreten werden.

Achtung: Datenschutz!

Ein Problem können dabei private E-Mails auf Firmen-Servern darstellen. Denn sobald ein E-Mail-Inhalt privat ist, gelten besondere Datenschutz- und Herausgabepflichten. Das kann im Extremfall dazu führen, dass diese dem Steuerprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung die Einsicht erheblich erschweren. Das macht keinen guten Eindruck.

Allein aus diesem Grund tun Unternehmen gut daran, gemeinsam mit dem Sozialpartner eine Policy für die E-Mail-Archivierung aufzustellen und die private Nutzung des beruflichen Accounts zu untersagen. Das sollte keinen Mitarbeiter stören. Schließlich haben Handy und Instand-Messaging in der privaten Kommunikation längst das Ruder übernommen.

Cloud-Anwendungen verlangen neue Lösungen

Eine vergleichsweise neue Herausforderung stellt übrigens die Bereitstellung von Diensten aus der Cloud dar. Schließlich müssen Unternehmen sichergestellen, dass auch E-Mails, die sie beispielsweise mit Outlook 365 versenden rechtssicher archiviert werden. Wobei sich Postfächer und Anhänge in der Microsoft Cloud One Drive befinden. Ein weiterer guter Grund, sich nicht auf „selbstgestrickte“ Lösungen zu verlassen, sondern das Thema E-Mail-Archivierung in professionelle Hände zu legen. Mit EASY for Office 365 findet sich in der EASY ECM Suite jedenfalls genau das passende Produkt, um selbst dem jüngsten Trend zu begegnen. Mehr dazu finden Sie hier.


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