Bonn. Der Traum vom papierlosen Büro geistert seit Jahren durch die Fachpresse. Gleichzeitig stapelt sich auf den meisten Schreibtischen immer mehr Papier. Dabei ist die Technik längst in der Lage, das papierarme Büro zu realisieren. Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. präsentiert zwischen Halle 1 und 3 (Stand A68/2) in seinem Showcase Digitale Postbearbeitung was heute möglich ist. Hier werden eingehende Dokumente automatisch gescannt und dann in verschiedenen Abteilungen weiter bearbeitet und dies vollständig digital. Das spart Zeit, Geld, Papier und Ärger mit dem Finanzamt.
Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter
Das Showcase Digitale Postbearbeitung wurde vom VOI-Competence Center Postbearbeitung entwickelt. Es zeigt, wie ein digitaler Posteingang die Arbeitsprozesse beschleunigt und Unternehmen damit Geld sparen, sagt Hans D. Baumeister, einer der beiden Leiter des Competence Centers. Papierdaten und Inhalte müssen nicht mehr an unzähligen Stellen in die IT eingepflegt oder umgekehrt digitale Akten ausgedruckt werden. Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung können Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduziert werden, rechnet die Vorstandsvorsitzende des VOI, Petra Greiffenhagen vor.
Einer Studie des Marktforschungsinstitutes Ovum zufolge stehen 80 Prozent der Informationen, mit denen Unternehmen heute arbeiten, auf Papier. Die Rationalisierungspotenziale sind entsprechend groß: Experten prophezeien dem Markt für Lösungen rund um die digitale Datenhaltung in den kommenden Jahren Wachstumsraten von bis zu 25 Prozent pro Jahr.
Live-Demonstration des digitalen Posteingangs
In dem Showcase Digitale Postbearbeitung auf der CeBIT kann der Messebesucher mitverfolgen, wie Dokumente, beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Bewerbungen oder Einladungen, die digitale Reise durch die Abteilungen antreten. Er kann dabei genau beobachten, was mit den Dokumenten an jeder Bearbeitungsposition geschieht. Nach der Digitalisierung bringen intelligente Schrifterkennungs- und Klassifizierungsprogramme das Dokument auf den richtigen Weg: Sie erkennen zum Beispiel, ob es sich um eine Rechnung handelt, lesen Kopfdaten und Betragsfelder aus und leiten diese Informationen an den richtigen Sachbearbeiter weiter.
Sofort erscheint das digitalisierte Dokument auf dem Bildschirm der zuständigen Abteilung: In der Buchhaltung, im Vertrieb, Lager oder Einkauf. Das SAP-System verbucht etwa eine Bestellung und erzeugt auf Wunsch automatisch die Bestätigung dazu. Elektronische Kopien der Belege wandern ins digitale Archiv. Und erst am Ende, beim Postausgang, bringt ein Drucker das Ergebnis des Prozesses wieder zu Papier. Alle Schritte dazwischen laufen vollständig elektronisch ab.
Auf der CeBIT stellt ein Moderator stündlich die unterschiedlichen Funktionen der einzelnen Arbeitsplätze während einer Führung vor.
Viele Vorteile für den Arbeitsalltag
Der Anbieterverband von DMS-Lösungen VOI zeigt das Showcase Digitale Postbearbeitung bereits zum zweiten Mal auf der CeBIT. Viele Besucher betraten das Büro im vergangenen Jahr mit Skepsis und waren nach dem Live-Erlebnis überrascht, wie effizient und vollständig die digitale Postbearbeitung funktioniert, sagt Armin Höller, ebenfalls Leiter des VOI Competence Centers. Für die Messe 2007 haben die VOI Competence Center Mitglieder das Konzept um neue Anwendungen erweitert und aktualisiert.
Die weiteren Vorteile eines papierlosen Workflows liegen auf der Hand: Alle Daten sind zentral gespeichert, schnell wieder zu finden und nehmen keinen Platz mehr im Archiv weg. Auf eine CD passt der Inhalt von rund 20 Aktenordnern. Das kann schnell bedeutsam werden: Finanzämter verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Da platzt ein reines Papierarchiv schnell aus allen Nähten.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband dieser zukunfts- und wachstumsträchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.
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