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DMS-Forum auf der CeBIT 2007 zeigt den Weg zu mehr Produktivität im Büro

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Bonn. Besucher der CeBIT 2007 können sich auf dem bewährten DMS-Forum des Fachverbandes VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme darüber informieren, wie sich dokumentbasierten Prozesse in Unternehmen maßgeblich verbessern lassen und damit die Effizienz erheblich gesteigert wird – bei gleichzeitig verbessertem Kundenservice und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Während des gesamten Messeverlaufs liefern zahlreiche Vorträge zu Fragen der Archivierung, zur Postbearbeitung, zu unternehmensübergreifendem Informations- und Dokumenten-Management bis hin zum rechtssicheren Einsatz elektronischer Signaturen sowie zur digitalen Akte umfassende Informationen für Besucher mit und ohne Vorkenntnisse. Interessenten finden eine komplette Übersicht des Vortragsprogramms auf der Webseite www.voi.de.

Nach einer Untersuchung des VOI nutzen gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland ein Dokumenten-Management-System. Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: „Wissenschaftliche Studien belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten durch Dokumentenmissmanagement verschwenden. Unser Ziel als größter Verband der DMS-Branche in Deutschland ist es, den CeBIT-Besuchern den Nutzen entsprechender Lösungen transparent zu machen.“
Dafür hat der VOI mit seinen Mitgliedern ein umfassendes Vortragsprogramm zusammengestellt, das während der gesamten Messe in der Halle 1, Stand L79 stattfindet.

Vorträge: Vom Basiswissen bis zu Detailinformationen
Die Vorträge der Experten erläutern beispielsweise in verständlicher Form, was denn überhaupt ein Dokumenten-Management-System ist und aus welchen Komponenten es besteht. Ferner wird aufgezeigt, was man bei der Auswahl eines solchen Systems zu beachten hat. Auch die Fragen, wie Unternehmen ihr Optimierungspotential durch eine Analyse vor Einführung eines DMS ermitteln können und wie ein DMS zu verbesserten Geschäftsprozessen führt, werden von den Referenten aufgegriffen.

Einen breiten Raum nimmt das Thema „digitale Posteingangsbearbeitung“ innerhalb des DMS-Forums ein. Neben einem einführenden Referat geht es unter anderem um rechtliche Grundlagen, die Darstellung der einzelnen Prozessschritte sowie Wirtschaftlichkeitsfaktoren.

Um rechtliche Aspekte geht es bei weiteren Vorträgen der VOI-Spezialisten. Sie erläutern, wie Unternehmen DMS/ECM-Lösungen rechts- und revisionssicher einführen, um den rechtlichen Anforderungen nach beweiskräftiger und klar nachvollziehbarer Verwaltung der Dokumente und Inhalte zu genügen. Damit nehmen solche Systeme eine wichtige Rolle bei der Umsetzung gesetzlicher Bestimmungen ein. Der VOI zeigt, welche Herausforderungen besonders zu beachten sind und wie diese praxisgerecht und erfolgreich gelöst werden können.

Ein weiterer Themenbereich des DMS-Forums ist der E-Mail-Archivierung gewidmet. Experten referieren über ihre Erfahrungen mit Projekten und geben Überblicke über rechtliche und steuerrechtliche Grundlagen, Stolperfallen, technische Voraussetzungen und den Lösungsmarkt.

In einer zusätzlichen Vortragsreihe geht es um das Thema „Elektronische Signatur“. Hier wird der praktische Einsatz anhand elektronischer Rechnungen vorgestellt und das neue Standardformat für die Langzeitarchivierung PDF/A in Kombination mit Elektronischen Signaturen beleuchtet. Weitere Referenten befassen sich mit der Initiative Elektronische Signatur mit Unterschrift und mit dem Projekt ArchiSafe.

Praxisorientiert gestalten sich die Beiträge zur Digitalen Akte. Sie verschaffen den Zuhörern zunächst einen Überblick, gehen dann auf Projekt- und Personalakten ein und stellen exemplarisch die Einführung einer Digitalen Akte anhand einer Muster GmbH dar. Ein Anwender-Bericht der Kommunalen Wasserwerke Leipzig sorgt für zusätzliche Anschaulichkeit.


Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

VOI – Voice-of-Information (http://www.voice-of-information.org)
Der Text ist unter http://www.voi.de unter Pressemitteilungen VOI oder unter http://www.goodnews.de unter VOI downloadbar.

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Heike Poprawa, verantwortlich.

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