(Stuttgart) Auch Behörden kommunizieren heute zumeist per E-Mail. Doch was bislang hinderlich war dass nur Dateien, aber keine Akten, Vorgänge oder Schriftstück-Metadaten per E-Mail verschickt werden können ändert sich künftig durch XDOMEA. Hierbei handelt es sich um ein auf XML basierendem Format zum standardisierten Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten. Die gute Nachricht für REGISAFE IQ Nutzer: Als einer der ersten Anbieter unterstützt die Hans Held GmbH das neue Format und ermöglicht über das Modul Mail/Wiedervorlage standardmäßig den Datenaustausch mittels XDOMEA.
Erneut nimmt die Hans Held GmbH damit eine Vorreiterrolle ein, wenn es darum geht, neue Entwicklungen aufzugreifen und umzusetzen. Durch die Unterstützung von XDOMEA müssen Behörden-Vertreter/innen ihre versendeten und empfangenen Dokumente nicht jedes Mal neu im System erfassen, sondern können diese über die jetzt verfügbaren Metadaten direkt zuordnen. Verschiedene Optionen ermöglichen zusätzlich die differenzierte Auswahl anzuhängender Schriftstücke, Teilakten/Vorgänge und Adressen. Das erweiterte Mail/Wiedervorlage-Modul von REGISAFE IQ verschafft Behörden somit eine komfortable Plattform für den Austausch von Daten und Dokumenten.
Bisher müssen Behörden auch wenn sie ein Dokumenten-Managementsystem einsetzen bei dem Austausch von Unterlagen per E-Mail auf zusätzliche Informationen verzichten. Weil nur einzelne Dateien verschickt werden können, bedeutet dies: Jede/r Mitarbeiter/in muss die versendeten Dokumente jedes Mal aufs Neue zuordnen. Das kostet Zeit und ist zudem fehleranfällig. Und ist lästig, vor allem dann, wenn ein Schriftstück zwecks gemeinsamer Bearbeitung zwischen Mitarbeiter/innen zweier Behörden hin- und hergeschickt wird.
Einfacher, schneller, XDOMEA
Erheblich vereinfacht wird diese komplizierte Prozedur nun durch XDOMEA, das vom Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung Bund / Länder / Kommunaler Bereich entwickelt wurde. Wird aus REGISAFE IQ heraus eine E-Mail mit Dokumenten-Anhang versendet, können zusätzliche Informationen wie Adressen oder Teilakten und Vorgänge wahlweise hinzugefügt werden. Bestimmen lässt sich außerdem, welche Informationen in die mitzuschickenden XDOMEA-Daten einbezogen werden sollen. Bei Schriftstücken können dies etwa die Adresszuordnung, die Aktenzeichenzuordnung und Beschreibung, das Dokumentdatum, der Dokumenttyp, das Medium, der Posteingang/Postausgang oder die Teilakten-/Vorgangszuordnung sein. Umgekehrt lassen sich empfangene XDOMEA-Daten jetzt automatisiert zur Ablage der E-Mail und ihrer Inhalte nutzen. Insgesamt erleichtert REGISAFE IQ damit erheblich die Kommunikation zwischen verschiedenen Behörden und trägt auf diese Weise einen wichtigen Beitrag zur Realisierung des Projektes BundOnline bei.
Vorgestellt wird die neue Funktionalität, die Bestandteil der neuen Version 2.3 von REGISAFE IQ ist, erstmals auf der CeBIT 2007, die vom 15. bis 21. März in Hannover stattfindet. Zu sehen ist das neue Release im Public Sector Parc auf dem Marktplatz Kommune in Halle 9, Stand-Nr. B 76.
Über die Hans Held GmbH
Die Hans Held GmbH gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens ist die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren insbesondere öffentliche Verwaltungen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE IQ. Gegründet wurde die Hans Held GmbH 1952. Der Stammsitz der Firma Held ist in Stuttgart, Niederlassungen befinden sich in Ulm, Dresden, München und Lübeck. Vertriebspartner sind im gesamten Bundesgebiet vertreten.
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