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Reisekostenabrechnungen immer noch auf Papierformularen

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ClassWare-Erhebung: Zuwachs der Geschäftsreisen in sieben von zehn Unternehmen


Nur jede fünfte Firma nutzt elektronische Lösungen für den gesamten Workflow der Reisekostenabrechnungen

(Freiburg, 08.03.2007) Die Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter zwar in steigendem Maß auf Dienstfahrten und beklagen dabei einen hohen manuellen Aufwand für die Reisekostenabrechnungen. Trotzdem hält die Mehrheit der Firmen an den herkömmlichen Papierformularen fest und verzichtet auf eine Vereinfachung durch elektronische Unterstützung des gesamten Workflows. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Erhebung des Softwarehauses ClassWare unter 355 Personalleitern aus Mittelstands- und Großunternehmen.

Der Befragung zufolge hat in sieben von zehn Betrieben die Zahl der Geschäftsreisen in den letzten zwei Jahren zugenommen, bei 31 Prozent sogar „in deutlichem Umfang“. Weniger unterwegs als vorher sind die Mitarbeiter in jedem siebten Unternehmen, keine nennenswerte Veränderung bei der Zahl der Dienstfahrten gab es zuletzt bei 17 Prozent.

Obwohl mit dem wachsenden mobilen Einsatz der Angestellten ein steigender Aufwand im Travel Management einhergeht, setzt lediglich jedes fünfte Unternehmen elektronische Lösungen für den gesamten Abwicklungsprozess ein. Weitere 25 Prozent bedienen sich wenigstens teilweise elektronischer Funktionen, wohingegen 56 Prozent der Firmen immer noch herkömmliche Papierformulare für die Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen benutzen. Dabei wird der Verzicht auf eine vollständig elektronische Lösung mit einem hohen Preis bezahlt. So beklagen zwei Drittel der Personalverantwortlichen die langen Prozesse infolge mehrfacher Bearbeitungsschritte. Auch der durch unvollständige Unterlagen und fehlerhafte Abrechnungen verursachte Nachbearbeitungsaufwand belastet in ihren Augen unnötig die Ressourcen. Dies bewirkt zudem eine verzögerte Zahlung der Spesen, was in 37 Prozent der Firmen Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern auslöst.

„Binnen der nächsten zwei Jahre soll der Anteil mobiler Mitarbeiter nach einer Intel-Studie auf über 40 Prozent steigen, aber trotzdem passen die Unternehmen ihre organisatorischen Prozesse nur zögerlich den veränderten Bedingungen an“, wundert sich Sabine Knöfel. Allein die wirtschaftlichen Effekte seien neben einer deutlichen Beschleunigung der Prozesse und einem höheren Komfort für die Mitarbeiter beim Einsatz elektronischer Lösungen beträchtlich. „Es entsteht nur ein Zehntel der Kosten gegenüber den herkömmlichen manuellen Buchungsverfahren“, weiß die Gesellschafterin von ClassWare aus der Praxis.

Die Grafiken der Erhebung können unter folgender Adresse angefordert werden:
duehr.denkfabrik@meetbiz.de

Befragungsergebnisse

Hat bei Ihnen in den letzten zwei Jahren die Zahl der Geschäftsreisen zugenommen?
- in deutlichem Umfang: 31%
- leicht steigend: 38%
- bleibt konstant: 17%
- nein, hat sich verringert: 14%
(n=355 Mittelstands- und Großunternehmen; Quelle: ClassWare GmbH; 2007)

Setzen Sie in herkömmlicher Weise Papierformulare für Reisekostenabrechnungen ein?
- Papierformulare: 53%
- vollständig elektronisch: 19%
- teilweise elektronisch: 28%

Sofern Sie keine vollständig elektronische Lösung einsetzen: Was sind die hauptsächlichen Nachteile Ihrer gegenwärtigen Verfahren bei den Reisekostenabrechnungen?
- aufwändige Prozesse durch mehrfaches Bearbeiten: 65%
- unvollständige Unterlagen: 52%
- fehlerhafte Abrechnungen: 44%
- unzufriedene Mitarbeiter durch verzögertes Zahlung: 37%
- andere Nachteile: 18%
(Mehrfachnennungen möglich)

Über ClassWare GmbH
Das Freiburger Softwarehaus ClassWare GmbH ist mit HRworks seit 1998 online. Mittlerweile nutzen mehr als 450 Kunden wie z.B. McDonalds, Honda, Warner Music Group, Mexx oder Rabobank den Service, der nach dem Prinzip des Application Service Providing (ASP) angeboten wird.

Über HRworks
HRworks strukturiert die Geschäftprozesse der Mitarbeiter im Unternehmen auf einen konfigurierbaren, optimalen Workflow. Vorgänge, die den Mitarbeiter betreffen, wie etwa Reisekostenabrechnung oder Urlaubsplanung, werden vereinfacht und somit Kosten und Durchlaufzeiten reduziert. Nach dem Prinzip des Employee Self Service (ESS) bedient sich der Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort online am System. Er hat dabei nur auf die Daten Zugriff, die für seine Arbeit relevant sind. Somit nimmt jeder Mitarbeiter gemäß seiner Rolle im Unternehmen am System teil und trägt dabei die Verantwortung für einen Teil seiner eigenen Daten

ClassWare GmbH
Basler Landstr. 8
79111 Freiburg
Tel.: 0761 / 47954 - 0
kontakt@hrworks.de
www.classware.de

Agentur Denkfabrik
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Pastoratstraße 6, D-50354 Hürth
Tel.: +49 (0) 22 33 – 61 17-75
duehr.denkfabrik@meetbiz.de
www.agentur-denkfabrik.de

Web: http://www.classware.de


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