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Xtramind Technologies GmbH |

Xtramind erhöht E-Mail-Service-Level bei CosmosDirekt

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Multichannel-Managementsystem sorgt im Kundendialog fuer kuerzere Bearbeitungszeiten, erhoehte Servicequalitaet und deutliche Kostenreduzierungen


Saarbruecken, 20. Maerz 2007 – CosmosDirekt setzt auf den Mailminder von Xtramind Technologies. Das Multichannel-Managementsystem unterstuetzt die Mitarbeiter von Deutschlands groesstem Direktversicherer seit Oktober 2006 unternehmensweit bei der Beantwortung der taeglich bis zu 250 Kunden-E-Mails. Allein die zuverlaessige Inhaltsanalyse und automatische Weiterleitung der elektronischen Post fuehrte zu einer deutlichen Verkuerzung der Bearbeitungsprozesse und damit zu erheblichen Kostenreduzierungen. Durch die Automatisierung erwartet das Versicherungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen Einsparungen von rund 100.000 Euro pro Jahr. Aufgrund der positiven Ergebnisse plant CosmosDirekt, das Einsatzgebiet des Mailminders 2007 zu erweitern und im Zuge einer papierlosen Sachbearbeitung auch die weitaus groessere Anzahl von jaehrlich 1,2 Millionen Briefen und Faxen mit der Software digital zu verarbeiten.

Als Direktversicherer verzichtet CosmosDirekt konsequent auf Aussendienst, Makler und Geschaeftsstellen. Eine zentrale strategische Bedeutung besitzt deshalb neben dem Telefonkontakt die schriftliche Korrespondenz mit dem Kunden. Diese erfolgt immer haeufiger per E-Mail: Sind im Jahr 2003 pro Tag rund 100 E-Mails bei CosmosDirekt eingegangen, mussten die Mitarbeiter 2006 im Durchschnitt bereits 250 E-Mails pro Tag beantworten – Tendenz steigend.

Gesteigerte Qualitaet bei geringeren Kosten
Um das zunehmende E-Mail-Aufkommen ohne personellen Mehraufwand in den Griff zu bekommen, entschied sich CosmosDirekt fuer ein professionelles E-Mail-Management mit dem Mailminder von Xtramind Technologies. Zunaechst hat die auf Kuenstlicher Intelligenz und Sprachtechnologie basierende Software ihre Leistungsfaehigkeit im Vertriebs- und Kundenservice unter Beweis gestellt. Der Rollout in den restlichen Unternehmensbereichen erfolgte in einem zweiten Schritt und wurde Mitte Oktober 2006 erfolgreich abgeschlossen. Seither arbeiten 167 Mitarbeiter mit der Loesung, die laut CosmosDirekt insbesondere in der Analyse und dem Routing der elektronischen Post erhebliche Vorteile bringe.


Mussten die Mitarbeiter die an info@cosmosdirekt.de gerichteten Kundenanfragen frueher selbst sichten und manuell ueber die Standard-Software des Konzerns Lotus Notes an Gruppenbriefkaesten verteilen, uebernimmt heute der Mailminder vollstaendig diese Aufgaben. Dank seiner Intelligenz ist das System in der Lage, die teils recht komplexen Kundenanliegen zu den unterschiedlichsten Themen praezise zu erkennen und die E-Mails automatisch mit der entsprechenden Priorisierung an den zustaendigen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Allein dadurch konnte CosmosDirekt die Bearbeitungszeit pro E-Mail bereits um eine Minute verkuerzen. Eine weitere Beschleunigung der Kommunikationsprozesse ermoeglichen die Antwortvorschlaege und Textbausteine, die der Mailminder mit jeder E-Mail automatisch mitliefert.

Transparente Prozesskontrolle
Darueber hinaus profitiert CosmosDirekt durch einen deutlich reduzierten Arbeits- und Kostenaufwand im Controlling und Reporting. Der vollstaendig mandantenfaehige Mailminder kontrolliert und protokolliert den kompletten Workflow – vom Eingang ueber die Bearbeitung bis hin zum Abschluss. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer eine E-Mail wann und in welcher Form bearbeitet hat. Eskalationsstrategien, unterschiedliche Queuing-Mechanismen sowie individuelle Eingriffsmoeglichkeiten sorgen zudem fuer eine optimale Auslastung des Serviceteams. Ebenso ermoeglicht die integrierte Reporting-Komponente, die elektronische Korrespondenz in Echtzeit auszuwerten oder Statistiken ueber die Service-Level zu erstellen.

„80 Prozent der Verbraucher sehen E-Mails als Kommunikationsmittel der Zukunft“, berichtet Thomas Stuermer, IT-Geschaeftsfuehrer bei CosmosDirekt. „Dies bestaetigt auch das zunehmende E-Mail-Volumen, das wir – ohne den Kanal zu forcieren – gegenueber den letzten Jahren verzeichnen. Ein professionelles E-Mail-Management ist fuer unser Geschaeftsmodell des Direktvertriebs deshalb unumgaenglich geworden. Mit dem Mailminder von Xtramind haben wir dafuer die ideale Loesung gefunden. Dank der Automatisierung koennen wir mit weniger Personal ein deutlich groesseres Volumen an E-Mails bewaeltigen, schneller auf Kundenanfragen reagieren, die Responsequalitaet verbessern und damit insgesamt erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. So wird sich die Investition fuer uns bereits nach sechs Monaten amortisiert haben. Grund genug, den Mailminder in Zukunft auch fuer die digitale Bearbeitung der quantitativ groesseren Brief- und Faxpost einzusetzen.“


Ueber CosmosDirekt
CosmosDirekt ist mit ueber 1 Mrd. Euro Beitragseinnahmen der groesste Direktversicherer Deutschlands. Durch den konsequenten Verzicht auf Aussendienst, Makler und Geschaeftsstellen kann das Unternehmen seinen Kunden einen Kostenvorteil bieten, der ueberzeugt: Die aeusserst niedrigen Abschluss- und Verwaltungskosten fuehren zu dauerhaft niedrigen Beitraegen und – im kapitalbildenden Bereich – zu ueberdurchschnittlich hohen Kundenrenditen. Der lupenreine Direktversicherer bietet individuelle Produktloesungen rund um die Person, rund ums Auto, rund ums Haus und rund ums Geld. Das Unternehmen ist 365 Tage im Jahr rund um die Uhr persoenlich und kompetent fuer Kunden und Interessenten erreichbar. Mehr Informationen finden Sie unter www.cosmosdirekt.de.


Ueber Xtramind
Xtramind Technologies GmbH ist der fuehrende Anbieter von lernfaehiger Software fuer Kommunikations- und Informationsmanagement auf der Grundlage von Sprachtechnologie und Kuenstlicher Intelligenz. Die mitdenkenden Loesungen des Innovationsunternehmens aus Saarbruecken optimieren und automatisieren die Verarbeitung von unstrukturierten Daten durch das Verstehen von Textinhalten: Unternehmen koennen so zum Beispiel Anfragen von Kunden via E-Mail, Fax, Brief, Internet und SMS schnell, effizient und kostenguenstig beantworten. Oder sie verschaffen sich mit der vollautomatisierten Markt- und Wettbewerbsbeobachtung von Xtramind einen Informationsvorsprung.

2000 als Spin-off des Deutschen Forschungszentrums fuer Kuenstliche Intelligenz (DFKI) gegruendet, expandiert das schnell wachsende Unternehmen nun auch international. Zu den Kunden zaehlen 1&1 Internet AG, BASF, Blaupunkt, Bosch Communication Center, CosmosDirekt, Deutsche Bahn Dialog, GMX, PostFinance, Premiere, ProSiebenSat.1 und Tchibo direct.

Weitere Informationen finden Sie unter www.xtramind.com.


Pressekontakt

Xtramind Technologies GmbH
Felix Schollmeier
Stuhlsatzenhausweg 3
D-66123 Saarbruecken
Tel.: +49 681 / 302-5023
Fax: +49 681 / 302-5109
E-Mail: felix.schollmeier@xtramind.com
www.xtramind.com

unicat communications
Gabi Eckart & Anja Seubert GbR
Diane von Hohnhorst / Christian Wild
Alois-Gilg-Weg 7
D-81373 Muenchen
Tel.: +49 89 / 743452-0
Fax: +49 89 / 743452-52
E-Mail: xtramind@unicat-communications.de
www.unicat-communications.de


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