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GID realisiert effiziente E-Mail Archivierung bei VEGA

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Köln – Die Global Information Distribution GmbH (GID) hat mit der VEGA Grieshaber KG einen renommierten Kunden aus der Maschinenbaubranche gewonnen. Der Systemintegrator realisierte bei dem Sensorenhersteller die zentrale E-Mail-Archivierung mit EnterpriseVault 6 von Symantec. Oberstes Ziel war die Entlastung des stark beanspruchten E-Mail-Servers. Darüber hinaus können heute die Mitarbeiter von VEGA Deutschland und dem dazugehörigen Unternehmen Grieshaber Präzision rasch und gezielt über das gesamte Archiv hinweg auf E-Mails einschließlich Anhängen zugreifen. Weitere Standorte in anderen Ländern folgen. Der vollautomatische Archivierungsprozess sorgt für eine revisionssichere Vorhaltung der geschäftskritischen E-Mails für zehn Jahre.

Ohne den E-Mail-Server geht bei VEGA nichts: so werden über ihn beispielsweise alle Arten von Dokumenten aus den ERP- und CRM-Systemen an Kunden und Lieferanten versandt. Mit der Einführung einer zentralen E-Mail-Archivlösung sollte der Server entlastet, PST-Dateien aufgelöst und eine revisionssichere Speicherung sowie Single Instance über das gesamte Archiv ermöglicht werden.

Für seine Suche nach einem geeigneten System hatte das Unternehmen ein ausführliches Pflichtenheft erstellt, in dem alle Anforderungen spezifiziert wurden. So sollte sich beispielsweise die Antwortzeit beim Öffnen einer archivierten E-Mail im Vergleich zum Exchange-Server nur geringfügig verändern. Eine ausgefeilte Berechtigungsverwaltung war ebenso gefordert wie die Unterstützung von PDAs und anderen mobilen Geräten sowie die Möglichkeit der Reintegration von PST-Dateien. Weiterhin sollte die Lösung im Single Instance-Verfahren arbeiten, das heißt, gleiche Objekte sollten im Archiv nicht redundant abgelegt werden. Im Rahmen einer längerfristigen Planung sollte außerdem eine Anbindung an Speicherlösungen und DMS-Systeme unterstützt werden.

Marktsondierung und Auswahl
Nach einer intensiven Prüfung des Marktes wurden die Produkte Enterprise Vault von Symantec und Legato E-Mail Extender in die nähere Auswahl aufgenommen. Im Rahmen einer Teststellung wurden beide Produkte direkt verglichen und mit den Anforderungen von VEGA abgestimmt. Die Entscheidung fiel schließlich auf Enterprise Vault, das von dem Systemhaus GID vertrieben wird. GID wurde durch den ursprünglichen Hersteller KVS aufgrund der großen Projekterfahrung mit dem Produkt Enterprise Vault als Partner empfohlen. Darüber hinaus hatte GID auf verschiedenen Messen einen guten Eindruck bei VEGA hinterlassen. „Die kompetente Ausführung der Teststellung bei uns im Haus war der ausschlaggebende Faktor, die GID mit der Realisierung und Implementierung der Software zu beauftragen“, erinnert sich Peter Staiger, IT-Projektmanager bei VEGA.

E-Mail-Verwaltung mit Enterprise Vault...
Grundsätzlich werden bei VEGA alle E-Mails nach Ablauf von 60 Tagen durch die Postfacharchivierung auf die Centera Speicher revisionssicher archiviert. GID übernahm im Rahmen dieses Projektes auch die problemlose Integration von EV in die EMC Centera Welt. Die Aufbewahrungsfrist der archivierten E-Mails wurde pauschal auf zehn Jahre festgelegt. Durch die Konfiguration eines täglichen Archivlaufes werden die Datenbanken des E-Mail Servers auf einem gleichbleibend niederen Niveau gehalten, so dass die Datenbestände de facto nur im Archiv zunehmen. Somit kann die Auslastung und die Performance des E-Mail Servers auf einem konstanten Niveau gehalten werden.

Darüber hinaus profitiert VEGA von der schnelleren Sicherung und gegebenenfalls auch einem schnelleren Restore der E-Mails. Mitarbeiter können rasch und gezielt über das gesamte Archiv hinweg auf E-Mails einschließlich Anhängen zugreifen. Der vollautomatische Prozess sorgt für eine revisionssichere Vorhaltung der geschäftskritischen E-Mails.

...bald auch weltweit
Derzeit zentralisiert VEGA sämtliche Standorte im Rechenzentrum des Hauptsitzes in Schiltach. Jeder zentralisierte Standort kann das Archivsystem nutzen. Ziel ist es, alle Postfächer der in Schiltach zentralisierten Benutzer auch zu archivieren. Aktuell sind alle rund 500 Postfächer von VEGA Deutschland und dem verbundenen Unternehmen Grieshaber Präzision zur Archivierung freigegeben.

Positive Wirkung auf das Tagesgeschäft bei VEGA
Der E-Mail Server zählt bei VEGA zu den Primärsystemen. Deshalb stand bei dem Unternehmen auch definitiv die E-Mail Archivierung an erster Stelle, die Einführung einer Fileserver-Archivierung ist erst für dieses Jahr geplant. „Unsere eingesetzte ERP und CRM Software nutzt den E-Mail Server zum Versenden aller Arten von Dokumenten zwischen Kunden und Lieferanten. Ziel dieser Archivlösung war somit eine deutliche Entlastung des E-Mail-Servers“, erklärt Peter Staiger, IT Projektmanager im Hause VEGA. Schon jetzt, nach kurzer Zeit, ist die Verbesserung durch den Enterprise Vault unternehmensweit festzustellen. Die Archivierung der E-Mails ist mittlerweile ein transparenter Prozess, der vollautomatisch von statten geht. Anwender partizipieren von verbesserten Recherchemöglichkeiten und müssen sich nicht um die manuelle Archivierung ihrer E-Mails kümmern“, fasst Peter Staiger zusammen.

Leserkontakt:

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Im MediaPark 5
50670 Köln
Tel: 0221-4543333
FAX 0221-4543330
E-Mail: info@gid-it.de

Über Global Information Distribution GmbH (GID):
GID bietet integrierte Gesamtlösungen für das Management von Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg – Information Lifecycle Management. GID ist Consultant und Systemintegrator und deckt die Funktionsbereiche Input, Management, Speicherung, Archivierung, Output und Zugriff ab. Die Lösungen werden international vertrieben, installiert und gewartet. GID ist tätig in Europa und USA.

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