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Neue Studie des VOI zum Dokumentenmanagement in Deutschland erhältlich

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Unternehmen vernachlässigen die Bedeutung von GoBS und GDPdU - Amortisationszeiten für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) kürzer als erwartet – Anwender zeigen sich vom Nutzen durch DMS überzeugt


Bonn. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat eine neue Studie zum Marktpotenzial von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Deutschland herausgegeben. Demnach haben die Autoren u.a. festgestellt, dass bisher nur ca. 25% der Unternehmen sich über die Bedeutung gesetzlicher Regulierungen wie GoBS, GDPdU etc. für die Archivierung ihrer elektronischen Dokumente im klaren sind. Trotzdem planen ca. 30 % der befragten Unternehmen, die bisher ohne DMS arbeiten, die Einführung einer solchen Lösung. Dabei sind diese Pläne umso konkreter, je größer das Unternehmen ist. Primär sollen die Systeme im kaufmännischen Bereich eingesetzt werden. Dies sind nur einige Ergebnisse der jetzt verfügbaren Untersuchung. In dem rund 130 Seiten umfassenden Ergebnisbericht wurden die Angaben von mehr als 1.000 Unternehmen jeglicher Größe verarbeitet. Die komplette Marktuntersuchung kann im Internet unter www.voi.de zum Preis von 250 € zuzüglich Versandkosten bezogen werden.

Im Jahr 2003 führte die Regionalgruppe Süd des VOI die erste repräsentative Marktuntersuchung zum Dokumentenmanagement in Deutschland durch. Mit deren Ergebnissen haben die Autoren der neuen Erhebung ihre Informationen abgeglichen, um Trends und Entwicklungen zu erfassen. „Die Untersuchung soll die Transparenz des tatsächlichen Bedarfs und Verständnisses der Anwender bzw. potenziellen Anwender von DMS verbessern. Damit soll auch eine Rückkopplung vom Markt zu den Anbietern erreicht werden“, erklärt VOI-Geschäftsführer Henner von der Banck.

Inhaltliche Schwerpunkte
Die Marktuntersuchung wurde in verschiedene inhaltliche Schwerpunkte gegliedert. Einer davon befasst sich mit der Wahrnehmung des Begriffs Dokumentenmanagement, bei der sich ein Trend weg von der reinen Archivierung von Dokumenten hin zur Verwaltung lebendiger Unternehmensdokumente abzeichnet. Untersucht wurde auch Potenzial und Durchdringung des Marktes, sowohl bezüglich der einschlägigen Begriffe als auch der tatsächlich installierten Systembasis. So sollte festgestellt werden, welche DMS-Anbieter und –Produkte generell und konkret bekannt sind. Weiterhin bietet die Befragung Aufschluss über Nutzen und Entscheidungsmotive für Anwender und potenzielle Anwender von DMS. Auch über geplante Aktivitäten wurden die Interviewpartner befragt. Außerdem wurde untersucht, welches die vom Markt bevorzugten Anwendungsbereiche für DMS sind.

Ein Teil der Studie beschäftigt sich mit den eingesetzten Produkten und ihrem Bekanntheitsgrad, wobei zahlreiche Grafiken schematische Darstellungen der Ergebnisse liefern. Um exaktere Einstufungen vornehmen zu können, sind die Angaben jeweils nach Unternehmensgröße aufgeschlüsselt. Diese Aufstellungen lassen vielfältige Auswertungsmöglichkeiten für die Leser zu. „Interessant dürfte für viele auch die Aufschlüsselung nach Branchen sein“, stellt von der Banck fest. „Hier zeichnen sich Marktpotenziale und Anwenderverhalten deutlich ab. Insgesamt konnten wir beispielsweise feststellen, dass die meisten Unternehmen einen Web-Client zur Bedienung ihres DMS bevorzugen. Dieser Wunsch nimmt mit der Größe und der DMS-Erfahrung des Unternehmens gleichmäßig zu. Weiterhin kam heraus, dass noch ein hohes Ausbaupotenzial für DMS-Lösungen in solchen Unternehmen besteht, die bereits ein entsprechendes System im Einsatz haben. Denn dort nutzen im Schnitt nur 40% der Mitarbeiter das System, und dann noch in unterschiedlicher Intensität.“

Darüber hinaus wurden die Unternehmen mit DMS auch über Erfahrungen mit ihren Systemen befragt, wie sie im Vorfeld der Installation Informationen eingeholt haben und welche Kriterien ausschlaggebend für eine Systemauswahl waren. Unternehmen ohne DMS wurden über Investitionsvolumina für mögliche DMS-Planungen befragt, und solche, die ein Projekt abgebrochen haben, über die Gründe dafür.

„Wer die VOI-Marktuntersuchung in die Hand nimmt, erhält eine Vielzahl an Informationen, die er nach seinen Bedürfnissen selektieren und nutzen kann. Die Aussagen lassen sich beliebig kombinieren und führen so zu immer neuen Ergebnissen“, erklärt Henner von der Banck.

Interessenten können die Studie, die von den VOI-Verbandsmitgliedern Oliver Berndt, B&L Management Consulting GmbH, Volker Halstenbach, Zöller & Partner GmbH und Dr. Dietmar Weiß, DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung verfasst wurde, im Internet unter www.voi.de zum Preis von 250 € zuzüglich Versandkosten erwerben.

Die Durchführung der Interviews erfolgte durch die Studentische Unternehmensberatung der Universität Mannheim, Integra e.V..


Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland.
Mit der Positionierung als unabhängiger Verband dieser zukunfts- und wachstumsträchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen und ihre technologische Kompetenz.
www.voi.de oder www.voice-of-information.org oder www.voice-of-information.eu
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