Bonn. Erneut zeigt der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. auf der DMS EXPO, wie Unternehmen ihre Geschäftspost schneller und vor allem kostensparend bearbeiten können. Hierzu ist in der Messehalle ein Showcase (Halle 7, Stand D 060) aufgebaut, auf dem Besucher der DMS EXPO live verfolgen können, wie Unternehmen eingehende Dokumente vollständig papierlos bearbeiten können. Dabei begleiten fachkundige Berater die Messebesucher in Form von moderierten Führungen durch die virtuelle Welt der elektronischen Postbearbeitung.
Ergänzend dazu findet am ersten Messetag (25. September 2007) vormittags auf dem VOI-Forum (Halle 7, Stand E081) eine Vortragsreihe zur digitalen Postbearbeitung statt. Zuhörer erhalten hier weitere umfassende Informationen zu den Aspekten der digitalen Postbearbeitung. Pate des Showcase und der Vortragsreihe ist das VOI Competence Center Postbearbeitung, das von zahlreichen Anbietern unterstützt wird.
Die DMS EXPO findet vom 25. bis 27. September 2007in der Halle 7 des Kölner Messegeländes statt.
Nach einer aktuellen Untersuchung des Marktforschungsunternehmens IDC wenden Unternehmen mit etwa 1.000 Mitarbeitern pro Jahr durchschnittlich 81.700 Stunden auf, um ihre Papierdokumente zu verwalten. Mit einer vollständig digitalen Bearbeitung eingehender Dokumente können Unternehmen diesen Aufwand drastisch reduzieren, so Hans D. Baumeister, Leiter des VOI Competence Center Postbearbeitung. Das Showcase Digitale Postbearbeitung des VOI greift diese Herausforderungen auf und zeigt auf der DMS EXPO, wie ein digitaler Posteingang die Arbeitsprozesse beschleunigt und Unternehmen damit Geld sparen.
Virtuelle Welt zum Anfassen
Bereits zum dritten Mal haben die Besucher der DMS EXPO die Möglichkeit, die elektronische Postbearbeitung auf dem VOI-Showcase live zu erleben. An aufeinander folgenden Stationen wird gezeigt, welchen Weg ursprüngliche Papierdokumente digital durch das Unternehmen nehmen. Dadurch werden die Vorteile dieser Vorgehensweise nachvollziehbar: Die Bearbeitungszeit des Schriftstücks verkürzt sich deutlich, da es schneller auf dem Schreibtisch bzw. dem Bildschirm des Sachbearbeiters landet und gegebenenfalls auch mehrere zuständige Mitarbeiter gleichzeitig das Dokument vorgelegt bekommen. Zudem sind alle Daten zentral gespeichert, schnell wieder zu finden und nehmen keinen Platz mehr im Papierarchiv weg. Auf eine CD passen circa 10.000 Dokumente, das entspricht dem Inhalt von etwa 20 Aktenordnern.
Sachkundige Berater und Experten des Competence Center Postbearbeitung des VOI führen den Messebesucher über den Parcours und erläutern die einzelnen Stationen: Beginnend beim Scannen der eingehenden Papierdokumente bis hin zu deren automatischem Erfassen, Klassifizieren und Indexieren. Über eine Workflow-Steuerung wird das so aufbereitete Dokument anschließend zur weiteren Bearbeitung an den jeweiligen Mitarbeiter geleitet. Den Abschluss des Showcase bildet der Bereich der Dokumentenerstellung für den Postausgang. Gleichzeitig wird auch die Ablage oder Archivierung in einem geeigneten Dokumenten Management System vorgestellt. Die Frage, wann sich die Unterstützung erfahrener externer Dienstleister lohnt und worauf es hierbei zu achten gilt, wird ebenfalls thematisiert und beantwortet.
Vorträge zum Thema digitale Postbearbeitung
Das VOI-Forum widmet sich am ersten Messetag der DMS EXPO, dem 25. September 2007, von 10.00 bis 12.30 Uhr ausführlich dem Thema digitale Postbearbeitung. In 30minütigen Vorträgen erläutern Experten des CCPB die unterschiedlichen Aspekte, die es bei dem Umstieg auf eine durchgehend digitale Bearbeitung der Post zu beachten gilt. In herstellerneutralen Vorträgen zeigen die Referenten konkret auf, wie Rechnungen, Bestellformulare und andere geschäftsrelevante Dokumente den Weg vom Posteingang bis hin zur elektronischen Archivierung vollkommen automatisch durchlaufen. Auch die Frage der Zeit- und Kostenersparnis, die mit dieser Vorgehensweise verbunden ist, wird aufgeworfen und geeignete Tools und Lösungen für die digitale Postbearbeitung vorgestellt.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.
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