Bochum, Dorsten. Die SynFlow GmbH stellt ihr DMS-Projekt bei dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) in den Mittelpunkt des Ausstellungsprogramms auf der DMS EXPO 2007. Das Beratungs- und Realisierungshaus hat in der BAFA eine flexible Softwarekomponente implementiert, die das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream in die bestehende Systemlandschaft und Prozessstruktur des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle integriert. Diese flexible Integrationskomponente zeigt SynFlow auf dem windream-Partner-Stand F003 / G002 in Halle 7, die als Bindeglied zwischen allen beteiligten Systemen fungiert. Eine durchgängige papierlose Bearbeitung aller Verwaltungsprozesse ist somit möglich.
Im heutigen Wirtschaftsleben sind Informationen oder genauer Informationslogistik eine zentrale unternehmerische Ressource. Die intelligente Steuerung und strukturierte Ablage von Dokumenten ist eine wesentliche Voraussetzung für deren Nutzen und Wiederverwendung. In der Regel sind an der Erzeugung, Verarbeitung und Bereitstellung von Informationen eine Vielzahl verschiedener Systeme und Anwendungen beteiligt.
Auf der DMS EXPO 2007 stellt SynFlow eine flexible Softwarekomponente vor, die das DMS- und Archivsystem windream in die bestehende Systemlandschaft und Prozessstruktur des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle integriert. Im Rahmen der Erweiterung des elektronischen Archivs realisierte SynFlow die gesamte Eingabe- und Ausgabelogistik für die unterschiedlichen Dokumente der Behörde. Vorhandene Fachanwendungen sind mit den zentralen Diensten des DMS verknüpft. Die Integrationskomponente steuert und überwacht den Informationsfluss entlang der Anwendungsketten.
Durchgängig papierlose Dokumentenverarbeitung
Im ersten Schritt übernimmt die Schnittstelle Antragsformulare aus der Datenübertragung der Deutschen Post oder den BAFA-internen Scan-Vorgängen. Eine automatische Indizierung ersetzt dabei die Anlage eines Aktenzeichens durch den Mitarbeiter. Dieser hat jedoch die Möglichkeit, die Index-Dateien zu korrigieren oder Dokumente nachträglich zu indizieren. Die Integrationsplattform stellt im nächsten Schritt die entsprechenden Dokumente den verschiedenen Fachanwendungen zur Verfügung. Schließlich legt sie alle neu erstellten Dokumente strukturiert im windream-Archiv ab.
Das System ist bei der Bundesbehörde seit Januar 2007 produktiv im Einsatz. Es hat sich laut BAFA-Projektleiter Joachim Niebling als außerordentlich praxistauglich erwiesen. An über 70 angeschlossenen Arbeitsplätzen haben die Mitarbeiter bereits mehr als 100.000 Vorgänge papierlos bearbeitet. Das Bundesamt plant bereits weitere Ausbaustufen.
Für die durchgängig elektronische Dokumentenverarbeitung kommt dem DMS- und Archivsystem windream eine Schlüsselrolle innerhalb der Systemarchitektur zu. Es ist zwar Bestandteil der gesamten Verarbeitungskette, sämtliche Fachanwendungen bleiben jedoch unabhängig vom Dokumentenmanagementsystem. So lassen sich künftige Weiterentwicklungen des DMS problemlos integrieren.
Integrationsplattform für das Informationsmanagement
Die von SynFlow im Rahmen des BAFA-Projekts entwickelte Integrationsplattform für das Informationsmanagement verbindet Anwendungen und Dateninseln zu einem einheitlichen Informationssystem. Die Plattform ist für die Steuerung und Überwachung der Informationsflüsse zwischen unterschiedlichen Systemen verantwortlich. Im Kern der Integrationsplattform regelt ein Klassifikationsmodul die Verteilung der Informationsobjekte. Jede Information wird dann mit Hilfe des Transportmoduls durch die festgelegten Verarbeitungskanäle befördert. Dieser Transport geschieht jederzeit transaktionssicher und nachvollziehbar. Er genügt somit den Anforderungen an Datensicherheit und -integrität. Die unterschiedlichen Bearbeitungsmodule übernehmen beispielsweise die Eingangspostverteilung, Benachrichtigungen per E-Mail oder die elektronische Archivierung mit dem DMS- und Archivsystem windream. Die zentralen Infrastrukturkomponenten Klassifikation, Transport, Überwachung und Lastverteilung sind universell einsetzbar. Individuelle Verarbeitungskomponenten lassen sich dank des Baukasten-Prinzips der Plattform schnell erstellen und integrieren.
SynFlow GmbH
Das Beratungs- und Realisierungshaus SynFlow GmbH liefert die organisatorischen und technischen Werkzeuge für eine prozessorientierte Unternehmensorganisation und -kommunikation. Das 2001 gegründete Unternehmen berät seine Kunden bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und integriert neue Informationstechnologien wirtschaftlich und individuell in bestehende Unternehmensstrukturen. Als sicheren und leistungsfähigen Dokumentenspeicher im Rahmen seiner IT-Konzepte nutzt der Dienstleistungsanbieter das windream DMS.
Zu den Kunden von SynFlow zählen unter anderem die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Rhenus Gruppe, das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, die Provinzial Versicherung, die Deutsche Steinkohle AG sowie T-Systems und weitere.
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Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing zur Zeit rund 45 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch international operierende Unternehmen wie zum Beispiel die ThyssenKrupp Steel AG, der Landwirtschaftsmaschinen-Hersteller John Deere, die Deutz AG, die Dürr AG, die Bayer AG, die Koenig & Bauer AG sowie die Deutsche Bundesbank.
Über das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream
windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in ein Betriebssystem integriert.
windream wird in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen und in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen, u.a. in ERP- und Workflow-Systeme, ergänzen das Produktportfolio. windream erzielte 2005 als Teilnehmer an der BARC-Studie Dokumentenmanagement ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen.
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