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IQDoQ bietet Schnittstelle zu AIS TaxMart von Audicon

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Neue Schnittstelle vereinfacht selektierten Datenexport für Prüfung nach Z3 GDPdU – revisionssichere Ablage in HyperDoc – Buchungssätze liegen mit Link auf Originalbeleg vor (Bad Vilbel) Die IQDoQ GmbH bietet ab sofort eine Schnittstelle zu AIS TaxMart von Audicon an. Dabei handelt es sich um eine Software, die die Mitarbeiter des Finanzamts bei Betriebsprüfungen nach GDPdU Z3 nutzen: Buchungsdatensätze werden nicht vor Ort direkt abgefragt, sondern auf einen Datenträger exportiert und im Amt kontrolliert. Durch die jetzt vorliegende Schnittstelle des Materna-Tochterunternehmens profitieren Anwender des Archiv- und Dokumenten-Management-Systems HyperDoc® von einer direkten Anbindung an AIS TaxMart, mit der der komfortable Zugriff auf selektierte Datensätze möglich ist. Exportierte Buchungsdatensätze aus dem ERP-System lassen sich mit der Anbindung bequem über den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher in HyperDoc archivieren. Dadurch wird das ERP-System entlastet und kann bei Bedarf sogar durch ein anderes ersetzt werden. Darüber hinaus erhalten Prüfer die selektierten Daten optimal aufbereitet: Anstatt dass Buchungsdatensätze und Originalbelege getrennt vorliegen, stellt HyperDoc mit Hilfe von AIS TaxMart einen Datenträgersatz her, bei dem jeder Buchungsdatensatz direkt mit dem Originalbeleg verbunden ist. Zielgruppe der neuen Schnittstelle sind mittelständische bis größere Unternehmen oder Steuerbüros, die bereits die AIS TaxMart Software angeschafft haben oder eine solche Anschaffung planen.

Die Prüfung nach GDPdU ist für jedes Unternehmen eine Hürde, deren Überwindung oft mit erheblichem Aufwand verbunden ist. Buchungsdatensätze müssen in einer speziellen, standardisierten Beschreibung vorliegen, damit die Mitarbeiter der Finanzbehörden mit ihrer Prüfungssoftware darauf zugreifen können – und das über zehn Jahre.

Dazu Barbara Schenk, Leiterin Vertrieb und Marketing von IQDoQ „Häufig sind ERP-Systeme bereits nach zwei Jahren überlastet, so dass Unternehmen sich gezwungen sehen, ältere Daten auszulagern. Oder das System ist überaltert und ein neues wird angeschafft: Wie stellt man sicher, dass die Daten ordnungsgemäß vorgehalten werden, ohne das alte System weiter betreiben zu müssen? Denn das wäre mit hohen Kosten verbunden.“

Hierfür bieten ERP-Systeme eine Exportfunktion für komplette Datensätze eines Jahres. Diese exportierten Daten lassen sich in HyperDoc revisionssicher ablegen. Dafür prüft ein Validierungstool von Audicon zuvor, ob alle Anforderungen für die GDPdU erfüllt sind.

Prüfung mit AIS TaxMart

Mit Hilfe der AIS TaxMart Software können Unternehmen auf selektierte Daten – z.B. alle Daten eines bestimmten Zeitraumes, die den Lohnbereich betreffen – zugreifen und diese dem Prüfer auf CD zur Verfügung stellen. Somit werden ausschließlich die unbedingt benötigten Datensätze herausgegeben. Dafür liest AIS TaxMart zunächst alle Daten eines Zeitraums ein. Dann kann über eine graphische Oberfläche ausgewählt werden, welche Art Daten aktuell gefragt sind. Diese exportiert die Software anschließend auf einen Datenträger, auf dem die Daten wiederum in der für die GDPdU vorgeschriebenen Form vorliegen.

Nutzen aus dem Zusammenspiel von AIS TaxMart und HyperDoc

Unternehmen, die nicht nur ein HyperDoc-Archiv nutzen sondern auch über die AIS TaxMart Software verfügen, können regelmäßig ihr ERP-System entlasten, ihre Finanzdaten revisionssicher vorhalten und bei Bedarf komfortabel darauf zugreifen. Die große Flexibilität bei der Datenselektion verhindert, dass unnötige Einsichten gewährt werden. Gleichzeitig erhalten Prüfer die Daten mit direkter Verknüpfung auf Originalbelege, was umständliche Suchprozesse erspart. Außerdem lässt sich bereits im Vorfeld von Prüfungen eine solche simulieren, so dass eventuelle Problempunkte frühzeitig geklärt werden können.

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Über IQDoQ:

IQDoQ ist als 100%-iges Tochterunternehmen der MATERNA Unternehmens¬gruppe für die Themenbereiche Enterprise-Content-, Dokumenten- und Output-Management sowie elektronische Archivierung verantwortlich tätig. Als erfolgreicher Anbieter mit langjährigem Know-how bietet IQDoQ ein umfassendes Produkt- und Lösungsportfolio im Bereich dokumentengestützter Prozesse an. Das Spektrum der Leistungen umfasst die Bereitstellung von Nutzungslizenzen für die HyperDoc® und die FormText Produktfamilien. Spezielle Themenlösungen, Projektplanungs-, Realisierungs- und Integrationsdienstleistungen, entsprechende Trainings sowie der Vertrieb von System-Hard- und Software ergänzen das Portfolio.
Adressaten von IQDoQ sind mittelständische und große Unternehmen, Behörden, Value Added Reseller (VARs) und Application Service Provider (ASPs). Zu den mehr als 200 Anwendern der Produktfamilien HyperDoc® und FormText gehören u.a. T-Systems, DAK, Deutscher Paket Dienst, AGRAVIS, trans-o-flex, Spar-Handels AG, Eckes AG, Le Meridien, Deutsche Post, Weingut Gerhard, Landtage Rheinland-Pfalz, Hessen und NRW, IHK Würzburg-Schweinfurt und Faber Kabel AG.

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IQDoQ ist Spezialist für Akten- und Dokumentenlösungen. Seit über 25 Jahren steht das Unternehmen als 100%ige Tochter der MATERNA GmbH für innovative und funktionale Lösungen im Bereich DMS und ECM.


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