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Behörde online – PDF adé!

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Elektronische Antragsbearbeitung


Zu hoher Kommunikationsaufwand zwischen Fachbereichen und IT-Abteilung erschwert die Zielsetzung vieler eGovernment Projekte und die konsequente Bereitstellung von Online-Dienstleistungen für Bürger, Wirtschaft und Behörde. Mit der „Stella-eGovFormular-Suite“ der Stella Systemhaus GmbH erzeugt der Sachbearbeiter beliebige Online-Formulare selbst und veröffentlicht diese im Internet bzw. Intranet. Aufgrund der einheitlichen Infrastruktur für alle Formulartypen eignet sich die Lösung für eine Vielzahl von Fachproblemen und Verwaltungsaufgaben und sichert eine hohe Qualität und kurze Einführungszeit. Per Knopfdruck können die erfassten Formulardaten online in ein optional angebotenes Standardprogramm zur Bearbeitung und Auswertung übernommen oder per XML-Datei bzw. Datenbankschnittstelle an ein beliebiges anderes Fachverfahren übergeben werden. Das angebotene Standardprogramm dient als Drehscheibe für die Weitergabe der Daten an Office-Programme oder andere Fachverfahren. Es bietet weitergehende Funktionen eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems und einfach zu bedienende Auswertemöglichkeiten.

Der Bund ist online, die Kommunen sind im Web, Städte öffnen ihre virtuellen Portale: Die Verwirklichung von eGovernment ist zur grundsätzlichen Verpflichtung heutiger Entscheidungsträger in Politik und der öffentlichen Verwaltung geworden. Allerdings steht diese vor der Herausforderung, trotz Abbaus finanzieller Mittel, die Bearbeitungsdauer und -qualität ihrer Verwaltungsvorgänge sowie die Flexibilität der Bearbeitung, zu steigern.

Formulare und Formulare...

Die Zentralisierung von IT-Dienstleistungen bei Bund und Ländern bringt es mit sich, dass öffentliche Dienstleister mit einer Vielzahl unterschiedlichster Formulare konfrontiert sind. Diese unterscheiden sich zwangsläufig nicht nur inhaltlich, sondern auch durch die Nutzung verschiedener Entwicklungswerkzeuge, der eingesetzten Datenübertragungsmechanismen und der angeschlossenen Bearbeitungs- oder Auswertesoftware. Dabei handelt es sich üblicherweise um ein Portfolio mehrerer hundert Formulare. Bei neuen Anforderungen oder Veränderungen müssen dafür in der Behörde oder beim externen Dienstleister jeweils geeignete Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Praxis zeigt, dass, von der Anforderung bis zur Realisierung, mehrere Monate vergehen können bzw. aus Kapazitätsgründen die Anforderung gar nicht erst angenommen wird.

Die Lösung „Stella-eGovFormular-Suite“ der Stella Systemhaus GmbH ist ein System, welches den gesamten Prozess, von der Formularplanung bis zur Datenauswertung, von der Formularerstellung und Anpassung bis zur Aktivierung im Internetportal, unterstützt. Die im Formular erfassten Daten stehen automatisch in dem optional angebotenen DOMEA-konformen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem mit Workflow-Funktionen und Integrationsschnittstelle zu anderen Fachverfahren zur Verfügung, bzw. können über XML- oder Datenbankschnittstelle einem beliebigen anderen Auswerte- und Bearbeitungssystem übergeben werden (ERP, Statistik etc.). Erforderliche Dokumente, wie Bescheide, Bestätigungsschreiben etc., werden auf Grundlage der im Internet vom Formularnutzer eingegebenen Daten und selbst entworfener Vorlagen erstellt. Falls erforderlich, erfolgt in Verbindung mit der Erstellung eines Gebührenbescheides die automatische Datenübermittlung an ein Kassensystem. Zur Auswertung und weiteren Bearbeitung (Standardfachverfahren) stehen berechtigten Mitarbeitern die Daten aller Anträge zentral zur Verfügung.

...von der Wiege bis zur Bahre

Die Vorteile dieser Online-Formular-Lösung mit Anschluss eines einheitlichen Bearbeitungsprogramms sind vielfältig: Hohe Flexibilität und einheitliche Anwendung bei zahlreichen Formulartypen und -änderungen; die Formularerstellung muss nicht mehr delegiert werden, denn der kundige Sachbearbeiter baut jedes Formular mit geringem Zeitaufwand selbst auf, egal ob es sich um
- Anträge
- Erhebungen, Umfragen
- Meldungen, Tickets, Nachrichten
- Formalisierte Berichte, Protokolle
- Abrechnungen
handelt. Die besondere Fähigkeit des Online-Formulars, dem Anwender Unterstützung durch Hinweise, Berechnungen, Validierungen und spezifische Auswahllisten zu bieten, garantiert gleichzeitig eine hohe Datenqualität. Zur Bearbeitung und Auswertung der Daten wird zur Vervollständigung der Stella-eGovFormular-Suite ein Programm angeboten, das die Unterscheidung, Auswahl und Darstellung der Formulardaten mit fachspezifischen Anfragefiltern und Datensichten unterstützt. Dabei bleibt die Bedienung für unterschiedliche Fachprobleme gleich.

Hervorzuheben sind:
• bei der Bereitstellung eines Formulars werden Fehlentwicklungen und langfristige Abstimmungsprozesse verhindert, da die Einbeziehung von Softwareentwicklern weitestgehend entfällt
• das Risiko einer ungünstigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird reduziert
• auch in komplexen Prozessen mit hohem persönlichem Kommunikationsbedarf können Teilprozesse elektronisch umgesetzt werden und damit den Gesamtprozess beschleunigen
• die Lösung ermöglicht einen echten Mehrwert auf allen beteiligten Ebenen, verbessert die Win-win-Situation und verhilft eGovernment damit zum Durchbruch

Über Stella:
Das 1991 gegründete Unternehmen Stella Systemhaus GmbH realisiert ERP-Lösungen für Verwaltungen. Die Systeme werden in über 100 Einrichtungen von mehr als 28.000 Benutzern verwendet. Zum Portfolio der Eigenentwicklungen zählt Software auf den Gebieten Dokumentenmanagement, Verschlusssachenverwaltung, Inventar- und Ressourcenverwaltung, Fördermittelverwaltung, Geschäftsverteilungsplanung, Haushaltsaufstellung/Mittelbewirtschaftung sowie Bibliotheksverwaltung.

Redaktionskontakt:

Stella Systemhaus GmbH
Carolinenstraße 4
01097 Dresden
Tel.: 0351 / 829 76 - 0
Fax: 0351 / 829 76 - 38
E-Mail: stella@stella-systemhaus.de
URL: http://www.stella-systemhaus.de


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Heike Poprawa, verantwortlich.

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