(Berlin) Kürzlich veranstaltete das PDF/A Competence Center in Karlsruhe einen PDF/A Workshop für DMS/ECM-Anbieter. In exklusiver Runde nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit, alle Aspekte rund um PDF/A im Gesamtzusammenhang eines kompletten DMS/ECM-Systems mit den Experten des Vorstands vom PDF/A Competence Center zu diskutieren. Themen waren neben grundlegenden Informationen unter anderem die Rolle von PDF/A im Scan-Bereich, die Validierung von PDF/A-Dateien, Migrationen und die Integration in Dokumenten-Management-Systeme. Die Workshop-Teilnehmer waren sich einig, dass die PDF/A-Fähigkeit künftig kaufentscheidend für viele Anwender sein wird.
Wir sind mit dem Verlauf dieses ersten PDF/A-Workshops speziell für DMS- und ECM-Anbieter sehr zufrieden, erklärt Dr. Bernd Wild Vorstandsmitglied im PDF/A Competence Center. Die fruchtbaren Diskussionen führten zu einem umfassenden Informationsaustausch und brachten zahlreiche neue Impulse.
Von den führenden DMS/ECM-Anbietern waren unter anderem Alfresco (durch dmc digital media center GmbH vertreten), Ceyoniq Technology GmbH, COI GmbH, DMSFACTORY GmbH, ELO Digital Office GmbH und forcont business technology GmbH vertreten. Sie informierten sich in fünf verschiedenen Themenblöcken über PDF/A im Zusammenhang mit DMS- und ECM-Systemen. Die Referenten, alle aus dem Vorstand des PDF/A Competence Center, brachten den Teilnehmern alles Wissenswerte rund um Scannen und PDF/A, das Wandeln von digitalen Dateien in PDF/A-Dokumente und deren Validierung, Migrationen z.B. von Altarchiven nach PDF/A und ihre Integration im DMS nahe.
Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology GmbH erläutert: Als DMS-Anbieter kommt man am Thema PDF/A nicht mehr vorbei. Kunden fragen vermehrt nach gesetzeskonformen Archivierungsmöglichkeiten, die wirkliche, langfristige Lesbarkeit bieten. Darüber hinaus eröffnet PDF/A ja noch zahlreiche weitere Vorteile für Unternehmen, wie Volltextfähigkeit, kleinere Dateigrößen oder originalgetreue Farbwiedergabe.
Zahlreiche Anbieter haben bereits den Trend erkannt und PDF/A-Funktionalität sowie -Tools in ihre Produktpalette integriert. Die Optimal Systems GmbH, als erster ECM-Anbieter dem PDF/A Competence Center im März 2007 beigetreten, bietet beispielsweise Komponenten für Scan-to-PDF/A, für die Validierung und für die Konvertierung nach PDF/A. Alle Workshop-Teilnehmer waren sich einig, dass die PDF/A-Fähigkeit demnächst kaufentscheidend für viele Anwender sein wird. Die Frage ist also nicht mehr, ob sie PDF/A in ihre Produkte einbinden, sondern eher wie. Entsprechend gestalteten sich die Diskussionen im Rahmen des Workshops. Die hohe Bedeutung führte dazu, dass sich gleich Beta Systems für den Beitritt zum PDF/A Competence Center entschieden hat.
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Anerkannte Experten gehen davon aus, dass durch die ISO-Standardisierung das PDF/A-Format sehr schnell an Bedeutung gewinnt und das TIFF-Format allein schon aufgrund der Volltextrecherchemöglichkeit kurzfristig ablöst.
Über das PDF/A Competence Center
Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart Systemhaus GmbH, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH) und der PDFlib GmbH zusammen. Innerhalb von einem Jahr traten über fünfzig Unternehmen aus mehr als zwölf Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Thomas Zellmann, Gesellschafter der LuraTech. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
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