Mit neuen Funktionen präsentiert die CRR Datensysteme GmbH die erweiterte Version 3 ihres Dokumenten-Managers DokMan auf der CeBIT 2002. Dabei handelt es sich um den Lesezugriff über das Internet, eine automatische Protokollierung, spezifische Druckformatierungen und die Möglichkeit, beliebig viele Dokumentations-Bereiche neu anzulegen. Die neue Groupware-Technologie auf der Basis von Lotus Notes gewährleistet die papierlose Verwaltung von Informationen, die einer strukturierten Gliederung mit Historiennachweis unterliegen. Dazu zählen technische und Organisations-Handbücher, Merkblätter sowie Unterlagen aus dem Qualitäts-Management wie beispielsweise ISO-Dokumentationen.
Für Helmut Mücke, Geschäftsführer CRR Datensysteme GmbH in Chemnitz, liegen die Vorteile der aktuellen Version auf der Hand: Die neuen Features von DokMan 3 vergrößern die Anwenderfreundlichkeit unserer Groupware-Lösung noch weiter. Der Lesezugriff übers Internet beispielsweise erlaubt eine Standort unabhängige Nutzung der Unterlagen. Die automatische Protokollierung sichert zudem den lückenlosen Historiennachweis aller funktionellen Zugriffe und einen durchgängigen Versionsnachweis. Dadurch sind die im System geführten Dokumentationen revisionssicher. Die Software erfüllt somit alle Sicherheitsanforderungen, die Anwender an ein solches Dokumenten-Verwaltungsprogramm stellen. Darüber hinaus ist in der neuen Version eine Leseprotokollierung einstellbar. Es ist damit jederzeit genau nachvollziehbar, welcher Anwender zu welchem Zeitpunkt ein Dokument das erste Mal geöffnet hat. Weiterhin sichern spezifische Druckformatierungen einen formatgerechten Ausdruck der Unterlagen. DokMan 3 umgeht damit den Nachteil von Lotus Notes, das beispielsweise nicht seitenangepasst druckt. Im Gegensatz zu den vorherigen Versionen ermöglicht DokMan 3 dem Anwender, zusätzlich beliebig viele Dokumentations-Bereiche zu erstellen und somit den Umfang der erfassten Unterlagen erheblich zu erweitern.
Die Besonderheit bei Dokumenten, die einer strukturierten Gliederung mit Historiennachweis unterliegen, besteht darin, dass sich zu jedem Zeitpunkt nur aktuelle Dokumente und Informationen im Umlauf befinden dürfen. Diese besondere Maßgabe ist bei manueller Bearbeitung mit Aktenordnern nur mit einem besonders hohen Aktualisierungsaufwand zu realisieren. DokMan stellt eine dezentrale Nutzung mit automatischem Versionsabgleich sicher. Bereits das Startmenü des Dokumenten-Managers zeigt alle im System verfügbaren Dokumentationsbereiche sowie Dokumententypen. Dadurch ist die Arbeit mit der Lösung sehr einfach und erfordert nur einen geringen Schulungsaufwand für die Anwender. Die Verantwortlichen für Qualität und Dokumentation im Unternehmen werden durch die Software von Verwaltungstätigkeiten enorm entlastet. Auch die Erstellung und Bearbeitung der Dokumente sind mit dem Dokumenten-Manager sehr einfach zu handhaben, erläutert Helmut Mücke. Eine integrierte Rechtestruktur regelt den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Dokumentationstypen bis auf Dokumentenebene.
Die Suche nach Dokumenten und Inhalten innerhalb des Dokumenten-Managers wird durch eine integrierte Suchmaschine erleichtert. Die Anzahl der angezeigten Treffer ist dabei abhängig von den jeweils vorgegebenen Suchkriterien. Das Programm erlaubt eine strukturierte Suche mit unterschiedlichen Ansichten nach Dokumentationsbereichen, Dokumenten-Typen, -Titeln oder Inhalten. Die hinterlegte Setup-Datenbank ermöglicht eine problemlose Anpassung an spezielle Organisations- und Ablagestrukturen, die im Unternehmen bereits existieren. Selbstverständlich lassen sich auch vorhandene Dokumente aus den unterschiedlichsten Anwendungen in das System integrieren.
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