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AIIM definiert Best Practices für die Verwaltung von E-Mails

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Worcester (UK). Eine kürzlich veröffentlichte Studie der AIIM Market IQ zur Content-Sicherheit hat ergeben, dass E-Mails zum größten Sicherheitsrisiko in Unternehmen geworden sind. Anlass genug für den internationalen Anwender-Fachverband AIIM Europe – the ECM Association – einen neuen Kurs zu Best Practices der Verwaltung und Kontrolle von E-Mails in Unternehmen einzurichten. Im Vorfeld des Zertifizierungsprogramms hat AIIM die besten Verfahren aus den eigenen Reihen dokumentiert und dafür seine 50.000 Mitglieder starke Basis genutzt.

In den meisten Unternehmen und Organisationen ist mittlerweile der größte Anteil der Informationen auf E-Mails und ihre Anhänge zurückzuführen. Trotzdem werden sie – wenn überhaupt – nur mangelhaft verwaltet. Um die E-Mails den gesetzlichen Regelungen entsprechend, effizient und strategisch vorteilhaft verwalten zu können, müssen Unternehmen und Behörden gleichermaßen ihre Richtlinien, Prozesse und Technologien gezielt überarbeiten. Wie das geht, wird den Teilnehmern des neuen E-Mail-Management (EMM)-Zertifizierungsprogramms der AIIM vermittelt. Sie erhalten eine fundierte Einsicht in die Best Practices der Industrie und werden in bestehende und aufkommende Technologien zur E-Mail-Verwaltung in Unternehmen eingeführt. Die Kursziele und -inhalte wurden von entsprechenden Experten der Schulungsberatungsgruppe der AIIM entwickelt. Die Schulungsunterlagen basieren auf Erfolgsrezepten aus der Industrie. Verantwortlich für deren Zusammenstellung waren Jesse Wilkins und andere Fachspezialisten der Access Sciences Corporation.

Die Lerninhalte werden in Form von Online- und Anwesenheitskursen vermittelt. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten die Teilnehmer je nach Kurs eine Ernennung zum AIIM EMM Fachmann, Spezialisten oder Master. Zu den Themenschwerpunkten des Programms gehören die Erfassung und Vorhaltung von E-Mails, die Technologien rund um das E-Mail-Management sowie die Speicherung, Archivierung und Sicherung von E-Mails. Weiterhin behandelt wird die Klassifizierung von E-Mails und die Entwicklung, Einführung und Pflege von Richtlinien zum E-Mail-Management. Auch die sogenannte Governance ist Gegenstand des Kurses.

Hindernisse überwinden

Es sind in der Regel drei maßgebliche Hindernisse, die – jenseits der Budget-Frage – die Einführung entsprechender E-Mail-Management-Systeme verhindern: mangelndes Verständnis, die Komplexität von Lösungen sowie der Widerstand der Nutzer. E-Mails spielen jedoch eine herausragende Rolle bei der Dokumentation von Entscheidungen und bei der Unternehmensführung. E-Mail-Systeme betreffen als wirklich unternehmensweite, geschäftskritische Applikation jeden Nutzer in der Organisation. Daher ist es extrem wichtig, dass E-Mails sorgfältig und angemessen verwaltet werden, so dass beispielsweise Aktionäre Zugriff auf enthaltene Informationen haben können.

“Ein besseres Verständnis der Best Practices ist die Voraussetzung dafür, dass Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen“, erklärt Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA bei der AIIM. „Daher haben wir auch in die Dokumentation der Best Practices für E-Mail Management investiert und dafür unsere Basis von 50.000 Mitgliedern genutzt. Ich bin beeindruckt von den daraus resultierenden Inhalten unseres neuen E-Mail-Management Zertifizierungsprogramms.“

Die Online-Kurse stehen voraussichtlich ab April zur Verfügung, die öffentlichen Kurse beginnen kurz danach. Einen ersten EMM-Durchlauf gab es bereits auf der AIIM Expo in Boston, USA. Weitere Informationen unter www.aiim.org/training.

Über AIIM Europe:

AIIM Europe ist die europäische Tochter von AIIM International (Association for Information and Image Management), dem internationalen Fachverband für Hersteller, Anbieter und Anwender von Enterprise Content Management Technologien. Seit über 60 Jahren agiert die Non-Profit-Organisation als Mittler zwischen Anwendern und Technologien. Als solcher organisiert er Informationsveranstaltungen, unterstützt die Ausrichtung von internationalen Fachmessen, gibt Marktstudien heraus und unterhält ein Informations-Portal im Internet. So werden Technologien rund um die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten, Records und Geschäftsprozessen transparent gemacht. Mit ihnen können Organisationen Kosten reduzieren und ihren Kundenservice verbessern. Sie schaffen die wichtigen Verbindungen zwischen Mitarbeitern, Prozessen und Projekten, die die Basis für eine wertschöpfende Nutzung von Unternehmensinformationen sind. AIIM bietet zu diesem Komplex auch eine Reihe von zertifizierten Schulungen zum ECM und ERM Master an. Der Verband wurde 1943 gegründet und verfügt heute über rund 70.000 Mitglieder. AIIM Europe arbeitet mit vielen lokalen Verbänden zusammen, unter anderem in Deutschland mit dem VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

Ihre Redaktionskontakte:

AIIM Europe
Hanns Köhler-Krüner
The IT Centre, 8 Canalside
Lowesmoor Wharf
UK-Worcester, WR1 2RR
Tel.: + 44 1905 727600
Fax: + 1 240 494 2698
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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Marleen Schendel, verantwortlich.

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