Beanstandet das Finanzamt Aufzeichnungen über Pkw-Fahrten, wird der Privatanteil pauschal festgelegt. Nur sorgfältige Nachweise verhindern großzügige Schätzungen.
Erfüllt das geführte Fahrtenbuch nicht die strengen Anforderungen des Finanzamts, wird der Privatanteil bei Selbstständigen und Arbeitnehmern pauschal und meist zu hoch besteuert. Daher sollte der Gegenbeweis über die tatsächlich angefallenen Kosten und Touren mittels Fahrtenbuch formal korrekt erfolgen, auch wenn das auf Dauer äußerst lästig ist. Doch werden die Eintragungen anschließend nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst. Finanzbeamte durchleuchten ganz genau, ob das vorgelegte Fahrtenbuch auch ordnungsgemäß geführt worden ist. Diese streng formale Haltung des Fiskus hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einer Reihe von Entscheidungen bestätigt. Wollen Berufstätige ihre Fahrten steuerlich optimal absetzen, sollten sie diese Rechtsprechung beachten.
Zur Abgrenzung der dienstlichen von den privaten Fahrten im Steuerrecht ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch zwingend nötig. Das setzt vollständige und fortlaufende Aufzeichnungen voraus. Zudem muss es zur Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der darin gemachten Angaben insbesondere zeitnah geführt werden. Dies ist nicht mehr der Fall, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln und Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen (BFH, Az. VI R 27/05). Keine Anerkennung finden auch gerundete Kilometer-Angaben (BFH, Az. VI B 65/04) oder Kopien (BFH, Az. IV R 62/04). Werden Aufzeichnungen nur für einen Teil des Jahres gemacht, ist das an sich ordnungsgemäße Fahrtenbuch von vornherein ungeeignet, geltend gemachte berufliche Strecken zu belegen (BFH, Az. VIII B 33/06).
Aufzeichnungen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms genügen nicht. Denn am eingegebenen Datenbestand können problemlos nachträgliche Änderungen vorgenommen werden (BFH, Az. VI R 64/04). Korrekturen sind nur dann zulässig, wenn sie im Fahrtenbuch ordnungsgemäß dokumentiert sind. Daher genügen Eintragungen in eine Excel-Tabelle nicht den gesetzlichen Anforderungen (BFH, Az. V B 197/05). Handelsübliche Softwareprodukte berücksichtigen diese Belegpflicht.
Das Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Exkursionen Angaben zu Datum, Ziel, Reisegrund und für jede einzelne Fahrt den Gesamtkilometerstand des Pkws enthalten. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur ausnahmsweise zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird (BFH, Az. VI R 87/04).
Bietet der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung keine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit, darf das Finanzamt die Privatfahrten pauschal mit einem Prozent vom Bruttolistenpreis (einschließlich Umsatzsteuer) besteuern. Dabei müssen die Beamten aber als Billigkeitsmaßnahme eine Deckelung berücksichtigen. Hiernach dürfen maximal die Jahreskosten für den Pkw als Bemessungsgrundlage dienen, sonst käme es zu einer Übermaßbesteuerung.
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