Gilching, 28. Mai 2008 - In Zeiten eines verschärften Wettbewerbs sind Unternehmen zunehmend auf die Kostenoptimierung in allen Geschäftsbereichen angewiesen. Gerade im Bereich der Steuerung von Außendienstmitarbeitern besteht oft noch erhebliches Rationalisierungspotenzial. Der reibungslose Ablauf innerhalb der gesamten Prozesskette sowie ein perfekter Service sind wichtige Faktoren bei der Kundenbindung. Um die Einsätze ihrer Techniker effizienter zu gestalten, statten immer mehr Unternehmen diese mit mobilen Endgeräten aus, die dank integrierten Softwarelösungen und direkter Kommunikationsanbindung zur erheblichen Kostensenkung und Steigerung der Produktivität beitragen. Echtzeit-Datenerfassung und Echtzeit-Datenübertragung sind dank mobiler Handhelds und Over-the-air-Technologie heute in vielen Bereichen einsetzbar.
Eine innovative Software für den Bereich Kundendienst- und Servicemanagement bietet die Firma Acteos GmbH & Co. KG aus Gilching bei München. Die Software Logonsite Plus besteht aus diversen Modulen, die flexibel für die unterschiedlichsten Branchen anpassbar sind und eine sichere Anbindung an verschiedene Back-End-Systeme garantieren. Basierend auf einem Kommunikationsserver, der die Kommunikation mit den mobilen Endgeräten und den Datenaustausch mit dem jeweiligen Back-End-System sicherstellt, kann das Gesamtsystem entsprechend den Kundenanforderungen individuell konfiguriert werden. Durch den integrierten Dispatchingserver des Acteos Partners Incotec kann Logonsite Plus den Techniker von der Auftragsannahme bis zur Auswertung unterstützen.
Via GPRS, EDGE, UMTS etc. werden alle notwendigen Informationen über die zu erledigenden Tätigkeiten direkt vom zentralen System auf das mobile Endgerät des Servicetechnikers heruntergeladen. Ergeben sich kurzfristig für den Einsatz des Außendienstmitarbeiters relevante Änderungen, können die aktualisierten Daten direkt vom zentralen System auf das mobile Endgerät übertragen werden. Der Techniker kann sich jederzeit während seines Einsatzes mit der Zentrale verbinden und somit auf alle notwendigen Informationen und Daten des zentralen Systems zugreifen.
Durch die Datenübertragung lassen sich außerdem Fehler wie sprachliche Missverständnisse oder unvollständige Angaben eliminieren. Planungsqualität und -effizienz werden dadurch signifikant gesteigert. Die Software Logonsite Plus unterstützt den Außendienstmitarbeiter sowohl bei der Servicetätigkeit als auch beim Berichtswesen. Als Folge der handschriftlichen Protokolltechniken kam es in der bisherigen Arbeitspraxis oft zu Ungenauigkeiten und Ineffizienzen.
Die automatische Bedienerführung spart Zeit und das Fehlerrisiko wird deutlich verringert. Nachträgliche Missverständnisse oder inkonsistente und unlogische Eingaben werden vermieden. Mangelhaft ausgefüllte Serviceberichte sind nicht mehr möglich, erklärt Dr. Dieter Neumann, Geschäftsführer von Acteos.
Mit Logonsite Plus entfallen zeitraubende administrative Tätigkeiten bereits vor Ort. Der Außendienstmitarbeiter füllt auf dem Handheld das Serviceprotokoll beim Kunden aus und erstellt ein standardisiertes Wartungsprotokoll. Die Daten werden in Echtzeit direkt an die Zentrale übermittelt. Mittels Barcode erfasst der Außendienstmitarbeiter außerdem die ein- und ausgebauten Serviceteile, so dass der Lagerbestand automatisch aktualisiert wird. Das fertige Wartungsprotokoll kann der Kunde noch vor Ort unterschreiben die unmittelbare Rückmeldung der Serviceberichte sorgt durch das integrierte Billing-System dafür, dass die Rechnung sofort erstellt und an den Kunden übermittelt werden kann.
Die digitale Erfassung der Tätigkeiten ermöglicht zugleich eine genaue Abrechnung von Einsatz- und Reisezeiten sowie Ersatzteilen. Diese Transparenz erhöht nicht nur das Kundenvertrauen. Die Auswertung der erfassten Daten ermöglicht auch, potenzielle Schwachstellen innerhalb der Prozess-Kette zu erkennen und gezielt zu optimieren. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls möglich, durch die sich Personalkosten in der Buchhaltung einsparen lassen.
Aufgrund des zunehmenden Kostendrucks sowie steigender Anforderungen an Qualität und Service sind Unternehmen auf einen schnellen Return on Investment angewiesen. Durch eine effizientere Kommunikation, eine strukturiertere Arbeitsweise und verkürzte Reaktionszeiten wird das Rationalisierungspotenzial dank Logonsite Plus sofort ausgeschöpft.
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