Die automatische Erfassungen von Eingangsrechnungen steht im Mittelpunkt der Präsentation von ReadSoft auf dem diesjährigen mySAP Financials Kongress in Straßburg (5.-6. Juni 2002 im Centre de Congrès). Das Neu-Isenburger Unternehmen zeigt dort seine SAP-validierte Lösung INVOICES, mit der sich die Erfassung von Rechnungen in das SAP-System zeit- und kostensparend realisieren lässt. ReadSoft wendet sich mit INVOICES an Unternehmen mit mehr als 400 Eingangsrechnungen monatlich, die damit ein enormes Rationalisierungspotenzial aufweisen. Im Gegensatz zur manuellen Erfassung der Rechnungen ist die automatische Rechnungsverbuchung nahezu fehlerfrei. Durch die vollständige Integration der Rechnungserfassung in den SAP-orientierten Arbeitsablauf mit Hilfe des von ReadSoft entwickelten R/3-Integration-Pack können alle existierenden Regeln für die Rechnungsbearbeitung berücksichtigt werden. Die Software managt die Erfassung, Gültigkeitsprüfung und anschließende Archivierung der Rechnungs-Dokumente. Rechnungen von Lieferanten, die dem System bekannt sind, werden innerhalb von Sekunden verifiziert und mit Unternehmenseigenen Lieferantennummern oder ähnlichen Angaben versehen. Andere Rechnungen lassen sich ebenfalls am Bildschirm schnell bearbeiten, wobei nur vom Anwender geprüfte und akzeptierte Rechnungen an SAP R/3 übergeben werden können. Nach der Erfassung sorgt die Software auch für eine automatische Übertragung ins Hauptbuch. Selbstverständlich verarbeitet INVOICES im e-Zeitalter nicht nur Papier-Rechnungen, sondern auch elektronische Dokumente, die per Fax, Mail oder Internet zur Verfügung stehen.
Mit INVOICES bringen Anwender ihrem R/3-System sehr einfach das Lesen von Rechnungen bei. Anhand einer eingescannten Eingangsrechnung des jeweiligen Lieferanten werden die relevanten Belegfelder definiert. INVOICES lässt sich so darauf trainieren, die eigentlich unstrukturierten Rechnungsdokumente zu erkennen und an den entsprechenden Stellen Daten wie Absender, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag auszulesen. Dieser Prozess wird für alle Lieferanten durchgeführt, mit denen das Unternehmen regelmäßig zusammenarbeitet. Dieser einmalige Aufwand bei der Einführung der Software zahlt sich schnell aus: Anschließend erkennt das Programm direkt nach den Scann-Vorgang automatisch alle relevanten Informationen. INVOICES prüft darüber hinaus, ob der Lieferant in SAP vorhanden ist. Auch Rechnungen von Absendern, auf die INVOICES noch nicht trainiert wurde, können mit manueller Unterstützung erfasst werden. Dies kommt beispielsweise dann vor, wenn der Lieferant nur einmalig oder auch nur einmal im Jahr eine Rechnung schickt.
INVOICES kann im Finanz- und Rechnungswesen aktiv zur Kostenreduktion beitragen und hilft dem Unternehmen dabei, die Prozesse effizienter zu gestalten. Eine zeitaufwendige Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist nicht nur von den Personalkostenseite her wenig profitabel, bei einer verzögerten Bearbeitung verzichtet das Unternehmen unter Umständen auch auf wertvolle Skonti, gibt ReadSoft-CTO Günter Brettschneider zu bedenken.
Über ReadSoft:
ReadSoft ist einer der führenden Anbieter von Software für die automatische Datenerfassung. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft rund 300 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es mehr als 2.700 Installationen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt. Zu den deutschen Referenzkunden zählen u.a. Audi, Bertelsmann, BMW, Emons Spedition, GfK, Infratest Burke, Procter & Gamble, Wella und Avon sowie Installationen in der Öffentlichen Verwaltung.
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