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Deutschland nur im Mittelfeld beim externen Dokumentenmanagement

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Europäische Studie nimmt Status von Archivierungsdienstleistungen und Anforderungen an externe Anbieter unter die Lupe


Hofheim am Taunus, 15. Juli 2008 – Eine europäische Studie der Ronin Corporation im Auftrag von Iron Mountain bringt es ans Licht: Beim Thema externes Dokumentenmanagement gibt es derzeit noch große Unterschiede – sowohl zwischen den untersuchten Ländern Deutschland, Frankreich und Großbritannien als auch zwischen verschiedenen Branchen. Während die externe Archivierung bei britischen Unternehmen mit 42% am weitesten verbreitet ist, weisen deutsche Firmen ein weitaus konservativeres Vorgehen auf (11%). Frankreich liegt mit 29% in etwa dazwischen.



Auch bei den untersuchten Branchen werden länderübergreifend Unterschiede deutlich: Consulting-Firmen bewahren ihre Unterlagen am häufigsten intern auf (78%), wohingegen die Versicherungsbranche (27%) und Anwälte eher Dritte mit der Archivierung beauftragen (34%).



Deutsche Unternehmen geben aktive Dokumente selten außer Haus



Für die Archivierung aktiver Dokumente setzen 83% der Unternehmen insgesamt auf eine interne Aufbewahrung. Aktive Dokumente sind Teil eines andauernden Unternehmensprozesses und deshalb noch nicht endgültig archivierbar. Dabei gibt es kaum Unterschiede zwischen den Branchen, allerdings sind wesentliche länderspezifische Unterschiede zu erkennen: In Deutschland ist der durchschnittliche Prozentsatz der im Unternehmen aufbewahrten aktiven Dokumente mit 90% weitaus höher als in Großbritannien (80%) und Frankreich (75%).



Als Grund für die interne Aufbewahrung von aktiven Unterlagen führen rund 80% der Unternehmen länderübergreifend Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und des Datenschutzes an. Vor allem die Sorge, die Kontrolle über die eigenen Dokumente zu verlieren sowie nur eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten zu haben, halten Firmen von einer Auslagerung ab. In Deutschland ist die bessere Kontrolle über die Unterlagen das meistgenannte Argument (90%), in Großbritannien und Frankreich sind es der einfachere und schnellere Zugriff (92%). Auch die Kosten sind ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung für eine Archivierung im eigenen Haus – allerdings mit einem Unterschied: Während fast die Hälfte der Befragten in Deutschland und Frankreich das Kostenargument anführt, sind es in Großbritannien nur 38%.



Betrachtet man den Aktivitätsgrad der Dokumente in einzelnen Branchen, so verzeichnen der Finanz- und Versicherungssektor die meisten dem Archiv hinzugefügten und abgerufenen Dokumente: Bei 54% der Unternehmen dieser Branchen bewegen sich monatlich mehr als 50.000 Dokumente.



Budgets für das Archivmanagement



In Deutschland stellt der größte Anteil der Unternehmen die höchsten Budgets für das Archivmanagement im Drei-Länder-Vergleich bereit: 34% der deutschen Unternehmen geben dafür jährlich mehr als 100.000 Euro aus, in Großbritannien sind es 29%. In Frankreich setzt der größte Anteil der Unternehmen (40%) hingegen auf kleinere Budgets von unter 20.000 Euro.



Sicherheit, Konformität und uneingeschränkter Zugriff haben Priorität



Entscheiden sich Unternehmen dagegen für eine externe Archivierung ihrer Unterlagen, haben sie klare Anforderungen an den beauftragten Dienstleister: Neben einem hohen Niveau an Datenschutz, Sicherheit und Zuverlässigkeit sind Reaktionen auf spezielle Kundenanforderungen sowie ein schneller Zugriff auf die Dokumente entscheidend.



„Wie die Untersuchung zeigt, sind Sicherheit, Konformität und Reaktionsschnelligkeit für die Befragten ebenfalls so bedeutend wie ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis“, kommentiert Peter Schöpf, Country Sales Director Germany bei Iron Mountain, die Ergebnisse. „Die Forderung nach kundenspezifischen Lösungen und einer flexiblen Herangehensweise unterstreicht, wie wichtig es für einen Anbieter ist, maßgeschneiderte Lösungen anstelle von Universalkonzepten bereitzustellen. Iron Mountain beweist seit mehr als 50 Jahren, dass ausgelagerte Dokumente bei uns in guten Händen sind. Zudem treffen wir mit unseren flexiblen Dienstleistungen rund um die Aufbewahrung, Sicherung und Verwaltung von physischen Firmenunterlagen sowie von digitalen Geschäftsdaten und Datenträgern genau die Anforderungen des Marktes.“



Die Ronin Corporation führte im Mai 2007 eine Telefonbefragung unter 300 Vertretern durch, die sich gleichmäßig auf die Branchen Finanzdienstleistungen, Consulting/Wirtschaftsprüfung, Anwaltskanzleien und Versicherungen verteilen. Zu den untersuchten Märkten gehören Deutschland, Frankreich und Großbritannien. Die ausführliche Studie ist in digitaler Form kostenlos erhältlich bei Markus Koch, mkoch@ironmountain.de, Tel.: +49 6192 307-201.





Über Iron Mountain

Iron Mountain Europe ist ein Unternehmen von Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM), Spezialist für die Sicherung und Archivierung von unternehmenswichtigen Informationen. In Europa ist Iron Mountain Europe auf 56 Märkten in 18 Ländern vertreten.



Iron Mountain bietet Lösungen und Services rund um die Aufbewahrung, Sicherung und Verwaltung von physischen Firmenunterlagen (Records Management) sowie von digitalen Geschäftsdaten und Datenträgern (Data Protection). Gemeinsam mit seinen Kunden bewältigt Iron Mountain die komplexen Herausforderungen des Informationszeitalters wie steigende Storage-Kosten, verschärfte rechtliche Anforderungen sowie neue Risiken in den Bereichen Disaster Recovery und Business Continuity. Iron Mountain wurde 1951 gegründet und bedient inzwischen 100.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie in Asia-Pacific. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2007 einen Umsatz von 2,7 Milliarden US-Dollar.

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