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Interne Kommunikation als Effizienzbremse

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Studie „Interne Kommunikation im Wandel“ kritisiert Rollenverständnis von Kommunikationsverantwortlichen deutscher Unternehmen


„Die Leute wollen das eigentlich nicht lesen“, bringt ein Kommunikationschef eines großen deutschen Unternehmens das mangelnde Interesse der Mitarbeiter für interne Medien auf den Punkt. Die Belegschaften werden mit immer mehr Informationen „überfüttert“ und können diese längst nicht mehr verarbeiten. Die Mitarbeiter fühlen sich überfordert und verzetteln sich im Informationsdschungel, weil sie nicht wissen, was für sie relevant ist. Doch trotz dieser internen Informationsüberflutung herrscht bei den Beschäftigten der Eindruck, nicht ausreichend und glaubwürdig informiert zu werden. Dies wirkt sich negativ auf Motivation und Produktivität der Mitarbeiter aus und kostet die Unternehmen überdies viel Geld, so lautet ein Ergebnis der Studie „Interne Kommunikation im Wandel“ der Münchener Kommunikationsberater von SYSTEM + KOMMUNIKATION, die Kommunikationsfachleute deutscher Großunternehmen zu ihrem Selbstverständnis und ihren Aufgaben befragt haben. Die Studie stellt ein deutliches Missverhältnis zwischen Aufwand und Ertrag fest: Ein Mehr an Informationen und Medien führt zu einem Defizit an Informiertheit. Denn die Unternehmensbotschaften überlasten die Aufnahmekapazität der Beschäftigten. „Die Interne Kommunikation muss weg von dem Prinzip ,Mehr von demselben auf immer mehr Kanälen’ hin zu einem intelligenten ‚Weniger ist mehr’’’, so Dr. Hermann Sottong, Mitautor der Studie. Die Ursachen hierfür sind auf die Erfolgsgeschichte der Internen Kommunikation in den letzten Jahren zurückzuführen.

Kommunikation als Sprachrohr der Chefetage

Spätestens im Laufe der 1990er Jahre haben die Vorstände deutscher Unternehmen die Interne Kommunikation zur Chefsache erklärt und beim Vorstand verortet. Die Budgets und Kompetenzen der Abteilungen wurden erweitert, immer neue Medien kreiert. Mit dieser Entwicklung haben sich auch die Aufgaben der Kommunikationsverantwortlichen verändert. „Wenn man ehrlich ist, ist unser Kunde gar nicht der Mitarbeiter, sondern der Vorstand“, so einer der Befragten über sein Rollenverständnis. Die Interne Kommunikation soll die Botschaften und Strategien des Vorstands erklären, bis wirklich alle Mitarbeiter sie verstehen. Ob das, was kommuniziert wird, für die Empfänger auch wirklich relevant und verständlich ist, wird darüber völlig aus den Augen verloren. Stattdessen geht es verstärkt um die Frage, wie kommuniziert wird. Mit dem Resultat, dass Kommunikation immer mehr für die Inszenierung des Vorstandes instrumentalisiert wird und immer weniger ihrer eigentlichen Aufgabe, der Vermittlung relevanter Informationen, dient. „Diese Art von Hofberichterstattung führt in die Sackgasse“, meint Sottong. „Wo sich die Interne Kommunikation als Sprachrohr des Chefs definiert, untergräbt sie ihre Glaubwürdigkeit.“ Zudem glauben die Beschäftigten den Unternehmensmedien nicht blind: Gerade in Krisen- und Umbruchzeiten vergleichen sie die Aussagen ihrer Geschäftsleitung ganz gezielt mit anderen Quellen. „Im Zweifelsfall vertrauen die Mitarbeiter eher externen Medien oder ihrem direkten Vorgesetzten als der offiziellen Firmenverlautbarung“, so Sottong.

Vom Herold zum Moderator

Zwar erkennen immer mehr Leiter der Internen Kommunikation das Problem der Informationsüberflutung der Mitarbeiter und der mangelnden Glaubwürdigkeit ihrer Informationen, doch ihr eigenes Rollenverständnis stellen sie deshalb noch lange nicht in Frage. „Die Interne Kommunikation muss sich vom Herold zum Moderator entwickeln“, rät Sottong. Die Studie zeigt auf, welche Wege beschritten werden sollten, um zukünftig effektiv und glaubwürdig zu kommunizieren. Die Interne Kommunikation sollte die Wissensflüsse von unten nach oben organisieren und dafür sorgen, dass die Firmenleitung nicht nur redet, sondern auch besser zuhört. Dazu gehört auch, dass Strategien und Entscheidungen, die nicht einleuchtend und damit unverständlich sind, an den Vorstand zurückgesendet werden, statt sie „glatt zu erklären“. Dies setzt ein neues Selbstverständnis der Internen Kommunikation voraus, das die Mitarbeiter und nicht den Vorstand als ihren Kunden und Adressaten in den Mittelpunkt stellt. Die Interne Kommunikation sollte demnach den Beschäftigten relevante Unternehmensentscheidungen ungeschminkt und zeitnah vermitteln, die Anzahl der Medien sollte qualitativ begrenzt werden. „Nur mit der bewussten Verknappung der Medien und Nachrichten wird sich die Interne Kommunikation wieder dem zuwenden können, was Kommunikationsmanagement im Kern ausmacht: die Steuerung von Aufmerksamkeit“, so Sottong.

Über die Studie:
In den letzten drei Jahren wurden ausführliche Gespräche mit den Leitern der Internen Kommunikation von zwölf deutschen Großunternehmen verschiedener Branchen zu ihrem Selbstverständnis, ihren Erfahrungen und Zukunftsherausforderungen geführt. Neben den Auswertungen der Storytelling-Gespräche enthält die Studie auch einen theoretischen Teil, der die derzeit gängige Praxis der Internen Kommunikation mit den Erkenntnissen der Kommunikationsforschung und Systemtheorie überprüft. Die Studie, die nach der von SYSTEM + KOMMUNIKATION entwickelten Storytelling-Methode durchgeführt und ausgewertet wurde, wurde wissenschaftlich begleitet von Prof. Stephan A. Jansen, Wirtschaftswissenschaftler und Präsident der Zeppelin University Friedrichshafen. Die Studie „Interne Kommunikation im Wandel“ ist ab September 2008 gegen eine Gebühr bei SYSTEM + KOMMUNIKATION erhältlich. Ein Bericht über die Studie erscheint am 26. August 2008 im Harvard Business Manager.


Über SYSTEM + KOMMUNIKATION
Die Münchener Beratergruppe SYSTEM + KOMMUNIKATION berät Kunden in den Bereichen Kommunikation, Wissen, Marketing und Markenführung. Basis von Beratung und Prozessbegleitung sind semiotische Storytelling-Analysen für die Auswertung von Kunden- und Mitarbeitererzählungen. Die Pioniere des Storytelling haben mehrere Bücher zur Anwendung narrativer Methoden für Kommunikationsentwicklungs- und Changeprozesse geschrieben. Zu den bisherigen Kunden gehören neben kleinen und mittleren Unternehmen etwa RWE Systems, Siemens, SOS Kinderdörfer, Lufthansa, Bertelsmann Stiftung, Merck Finck & Co.

Bücher von Karolina Frenzel, Dr. Michael Müller und Dr. Hermann Sottong:
„Storytelling. Die Kraft des Erzählens fürs Unternehmen nutzen“ (dtv 2006)
„Storytelling – Das Praxisbuch“ (Hanser 2006)
„Das Unternehmen im Kopf“ (Kastner 2005)

Weitere Informationen unter www.sys-kom.de

Pressekontakt:
Ulf Werner – Laub & Partner GmbH
Kedenburgstr. 44 – 22041 Hamburg
Tel.: 040-656 972-15 – Fax: 040-656 972-50
E-Mail: ulf.werner@laub-pr.com - www.laub-pr.com


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulf Werner, verantwortlich.

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