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itsystems AG |

Wildwuchs auf SharePoint sorgt für Verwaltungs-Chaos

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MatchPoint von itsystems erleichtert MOSS Governance


Basel/München 20. November 2008 – Immer mehr Unternehmen setzen MOSS 2007 für die Teamarbeit ein. Der einfache Aufbau von Team-Sites führt bei vielen Unternehmen zu planlos eingerichteten Informationssammlungen und unkontrolliert wachsenden Site Collections. SharePoint-Spezialist itsystems AG stellt mit seiner neuen Lösung MatchPoint MOSS Governance sicher, dass virtuelle Projekträume auf der einen Seite extrem einfach erstellt und genutzt werden können. Gleichzeitig unterstützt die Lösung aber auch eine einfach umzusetzende MOSS Governance. Automatisiertes Tagging aller Informationen auf Basis eines vorher abgestimmten Metadatenmodells standardisiert Governance-Prozesse und Policies unternehmensweit, ohne die Mitarbeiter mit Zusatzarbeit zu belasten.

Ein Grund für die wachsende Verbreitung von MOSS Team-Sites ist, dass Windows SharePoint Services (WSS) ohne Zusatzkosten mit Windows Servern geliefert wird. Außerdem ist die Einrichtung von Team-Sites sehr einfach, sodass einzelne Abteilungen oft entsprechende Sites einrichten, die von den Mitarbeitern nach eigenem Gutdünken konfiguriert werden. So praktisch es grundsätzlich ist, ohne die IT-Abteilung einfache Projekt- und Dokumentenverwaltung einrichten zu können, so problematisch wird es oft für Unternehmen, mit diesen unkontrolliert wachsenden Informationssammlungen umzugehen. Typische Problemsituationen die so entstehen, sind beispielsweise planlos aufgebaute Sites, die im Nachhinein kaum in den Information Lifecycle einbezogen werden können. Außerdem fühlt sich oft niemand für die Anhäufung von unstrukturierten Daten auf einigen dieser Sites verantwortlich. Darüber hinaus herrscht Verwirrung darüber, wo Dokumente abgelegt und wie sie wieder gefunden werden können, wenn Unternehmen Fileserver, Public Folder, Distribution Lists, andere Ablagesysteme und jetzt auch noch SharePoint einsetzen.

Unternehmen stehen hier vor einem Konflikt. Man will auf der einen Seite den einfachen Aufbau und die Nutzung von Team-Sites oder Projekträumen nicht völlig beschränken – auf der anderen Seite müssen gewisse Strukturen und Regeln zugrunde gelegt werden, wenn Information Lifecycle Workflows reibungslos funktionieren und Inhalte auch wieder gefunden werden sollen. Denn Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass Daten über bestimmte Zeiträume archiviert und Informationen gemäss den internen und gesetzlichen Richtlinien geschützt werden. Gleichzeitig soll die Menge der gespeicherten Daten auch nicht unbegrenzt wachsen. Es muss geregelt werden, was gelöscht oder auf günstigere Speichermedien ausgelagert werden kann.

MatchPoint MOSS Governance stellt sicher, dass die SharePoint-Plattform von Unternehmen einfach zu handhaben bleibt. Die Grundlage dafür sind automatisiert vergebene und zentralisierte verwaltete Metadaten. Auf diese Weise werden Governance-Prozesse und Policies unternehmensweit standardisiert. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, ihren Governance-Plan, die Statuserfassung und weitere Auswertungen einfach umsetzbar zu gestalten:

- Über Tagging aller Informationen auf Basis eines vorher abgestimmten Metadatenmodells wird die SharePoint Infrastruktur nach Governance-Kriterien wie Vertraulichkeit, Archivirungswürdigkeit, etc. klar kategorisiert. Das macht die Verwaltung der Informationen und die Information Lifecycle Workflows wesentlich effizienter.
- MatchPoint MOSS Governance rüstet Organisationen mit umfassenden, standardisierten und konsistenten Metadaten aus.
- Die Lösung unterstützt das Unternehmen, die Teams und Anwender in der korrekten Handhabung, indem es einfach anwendbare Templates für „Self Site Provisioning“ und automatische Metadaten Vergabe in Sites und Site Collections liefert.
- Automatischen Update-Mechanismen liefern das Fundament für ein erfolgreiches Change und Release Management.

„Mit Hilfe von MatchPoint MOSS Governance werden so mögliche Problemsituationen beim Daten-Management verhindert, eine eindeutige Identifikation der Daten nach Governance Kriterien ermöglicht und klare, einfache, strukturierte Services errichtet“, erklärt Patrick Püntener, Mitglied der Geschäftsleitung von itsystems. „Natürlich reicht für das Funktionieren einer MOSS Governance nicht allein gute Technologie aus, die MatchPoint mit intelligenten neuen Features und Tools zur Umsetzung von Policies liefert. Es müssen alle Faktoren einbezogen werden: die Mitarbeiter, die Prozesse und die Policies“.

Beim Einrichten der Team- oder Projekträume mit MatchPoint werden daher Rollen und Verantwortlichkeiten vergeben. Außerdem werden Arbeitsraum-Vorlagen für die unterschiedlichen Anwendungen konfiguriert, in denen die Benutzerrechte sowie alle Compliance relevanten Metadaten enthalten sind. Diese Vorlagen werden dann beispielsweise angewendet, um neue Sites oder Site Collections zu erstellen. Eine sinnvolle Sammlung von Prinzipien gestaltet die Policies für die Anwendung der Projekträume. Beispielsweise werden unterschiedliche Arbeitsräume für unterschiedlich komplexe Projekte verwendet, da je nach Projekt auch mehr oder weniger Compliance Daten benötigt werden.

Nach dem Einrichten dieser Strukturen und des Metadatenmodells ist die Anwendung für die Mitarbeiter extrem einfach. Je nach Aufgabenstellung eines Projekts, liefert MatchPoint den passend eingerichteten virtuellen Arbeitsraum, in dem Ablagestrukturen, Dokumentvorlagen, Workflow-Vorlagen, Aufgaben und Rollen automatisch provisioniert sind. Beim Ablegen der Dokumente, e-Mails und anderer Informationen, werden diese automatisch mit Metadaten versehen. Über diese Metadaten sind die Informationen nicht nur jederzeit wieder auffindbar sondern es werden auch Information Lifecycle Workflows gesteuert.

Die automatisierte Metadatenvergabe beruht auf der Basis-Lösung MatchPoint. Informationen hierzu gibt es unter: http://www.itsystems.ch/angebot/produkte/matchpoint.aspx

Download: Foto des Zitatgebers: http://www.gcpr.de/downloads/Patrick_Puentener.jpg

Informationen zu itsystems AG
itsystems gehört seit 1999 zu der technologischen Spitzengruppe der Informatik-Dienstleister im Information Management Bereich. Das Unternehmen zeichnet sich durch innovative Produkte, pragmatische Ansätze und exzellentes Fachwissen aus. Die Kunden von itsystems wissen, dass sie realistische und praxistaugliche Lösungen erhaltenen. Mit Lösungen wie MatchPoint bietet der Microsoft-Partner intelligente Zusatzlösungen, die die Investition in SharePoint-Technologie ausschöpfen und das Potenzial der Plattform durch anwenderfreundliche Funktionen optimal erschließen.

Rund 50 Mitarbeiter in Basel und Wallisellen bei Zürich operieren auf der Schwelle zwischen Business und IT. Zu den Kunden von itsystems gehören unter anderem die Schweizerische Bundesverwaltung, Stadt Zürich, Stadt St. Gallen, Stadt Chur, Stadt Zug, Novartis, Roche, Swisscom, Zuger Kantonalbank, Manor und Migros. Weitere Informationen unter www.itsystems.ch.

Pressekontakt:
Wibke Sonderkamp / Martin Uffmann
GlobalCom PR-Network GmbH
Münchener Strasse 14
85748 Garching/München
Tel.: +49 89 360 363-40
wibke@gcpr.net / martin@gcpr.net

Unternehmenskontakt
Patrick Püntener
itsystems AG
Malzgasse 7a
CH-4052 Basel
Tel +41 61 206 8632
patrick.puntener@itsystems.ch

Web: http://www.itsystems.ch, http://www.gcpr.net


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Wibke Sonderkamp, verantwortlich.

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