Worcester (UK). John Mancini, President des internationalen Anwender-Fachverbands AIIM, hat eine zehn Punkte umfassende Fakten-Liste rund um Unternehmensdokumente herausgegeben. Sie benennt in Zahlen, was das Dokumenten-Missmanagement konkret für Verluste an Zeit, Ressourcen und Geld bedeutet.
Dass die Informations- und damit auch die Dokumentenflut in Unternehmen exponentiell wächst, ist schon lange Fakt. Trotzdem gibt es nach wie vor zahlreiche Unternehmen, die strategielos Unmengen an Dokumenten horten oder über die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten debattieren. Um zu veranschaulichen, dass es keine Diskussion mehr darüber geben braucht, ob der Einsatz eines Dokumenten- und Content Management-Systems sinnvoll ist, sondern höchstens noch welches, hat AIIM-President John Mancini einige aussagekräftige Zahlen zusammengetragen. Sie basieren zwar auf Erhebungen in den USA, sind aber durchaus weltweit adaptierbar. Demnach kann kein Zweifel mehr bestehen, dass es höchste Zeit ist, sich mit dem Thema einer praktikablen, nachhaltigen Dokumentenverwaltung auseinanderzusetzen:
1. Die Ablage eines Dokuments kostet Unternehmen 20 Dollar. Wurde es falsch abgelegt, kostet das Wiederauffinden 120 Dollar, und gar 220 Dollar müssen Unternehmen investieren, wenn sie ein Dokument wieder herstellen wollen.
2. 7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, weitere drei Prozent werden falsch abgelegt.
3. Mitarbeiter verbringen bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit der Informationssuche, dagegen nur zwischen fünf und 15 Prozent mit dem Lesen von Informationen.
4. Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert.
5. Über 4 Billionen Papierdokumente haben sich allein in US-Unternehmen angesammelt, und ihre Zahl wächst laut PricewaterhouseCoopers jährlich um 22 Prozent.
6. Durchschnittlich 18 MB an E-Mails gingen in 2007 täglich bei Mitarbeitern ein. Bis 2011 soll diese Menge auf 28 Megabyte ansteigen.
7. Nach einer Untersuchung der Radicati Group versenden und empfangen Anwender durchschnittlich 133 E-Mails am Tag.
8. Ein einziges Faxgerät im Unternehmenseinsatz kostet 6.200 Dollar (z.B. von Captaris) im Jahr. Der manuelle Versand einer Fax-Nachricht schlägt mit durchschnittlich acht Minuten Arbeitszeit zu Buche.
9. Der Versand eines Päckchens per Kurier kostet durchschnittlich zwischen acht und 15 Dollar.
10. Allein in 2008 sind die Kosten für Büroräume weltweit um durchschnittlich 19 Prozent gestiegen.
Dazu Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe: Spätestens beim Lesen dieser Zahlen müssen bei sämtlichen Unternehmen die Alarmglocken schrillen. Das sind Fakten, die wirklich jeden betreffen. Angesichts der aktuellen Wirtschaftskrise sind ungenutzte Einsparpotenziale ein Luxus, den sich kaum noch einer leisten kann.
Über AIIM Europe:
AIIM Europe ist die europäische Tochter von AIIM International (Association for Information and Image Management), dem internationalen Fachverband für Hersteller, Anbieter und Anwender von Enterprise Content Management Technologien. Seit über 60 Jahren agiert die Non-Profit-Organisation als Mittler zwischen Anwendern und Technologien. Als solcher organisiert er Informationsveranstaltungen, unterstützt die Ausrichtung von internationalen Fachmessen, gibt Marktstudien heraus und unterhält ein Informations-Portal im Internet. So werden Technologien rund um die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten, Records und Geschäftsprozessen transparent gemacht. Mit ihnen können Organisationen Kosten reduzieren und ihren Kundenservice verbessern. Sie schaffen die wichtigen Verbindungen zwischen Mitarbeitern, Prozessen und Projekten, die die Basis für eine wertschöpfende Nutzung von Unternehmensinformationen sind. AIIM bietet zu diesem Komplex auch eine Reihe von zertifizierten Schulungen zum ECM und ERM Master an. Der Verband wurde 1943 gegründet und verfügt heute über rund 70.000 Mitglieder. AIIM Europe arbeitet mit vielen lokalen Verbänden zusammen, unter anderem in Deutschland mit dem VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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