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Weltweite AIIM Untersuchung bestätigt: PDF-Format ist erste Wahl zur Archivierung von Dokumenten

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- 90% der Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen speichern gescannte Dokumente im PDF-Format - 89% konvertieren Office- Dateien zur Verteilung und Archivierung nach PDF Worcester (UK). Eine kürzlich von dem internationalen Anwender-Fachverband AIIM durchgeführte Untersuchung ergab, dass 90% der Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gescannte Dokumente im PDF-Format speichern. 89% der Befragten gaben an, dass sie ihre Office-Dateien zur Verteilung und Archivierung nach PDF konvertieren. Wenig überraschend ist, dass 100% der Befragten nach wie vor auch Papierdokumente aufbewahren; sie gehen aber davon aus, dass in fünf Jahren der Anteil an Papier auf 77% sinkt – während der an PDF-Dokumenten auf 93% steigen wird. Der neue AIIM Market IQ Report: “Content Creation and Delivery - The On-Ramps and Off-Ramps of ECM” steht zum kostenlosen Download unter http://www.aiim.org/capture zur Verfügung.

Das zeitaufwendige Speichern auf Mikrofilm oder -fiche wird immerhin noch von 43% der befragten Organisationen genutzt. Experten gehen davon aus, dass sich diese Zahl in den nächsten fünf Jahren fast halbiert. 34% speichern darüber hinaus bereits digitale Videos, diese Zahl wird voraussichtlich in den kommenden fünf Jahren auf knapp 50 % steigen.

Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe, begründet die schnelle Akzeptanz des PDF-Formats teilweise mit der Entwicklung des PDF/A-Formates als dezidiertes Archiv-Format. PDF/A-Dateien müssen vollständig in sich geschlossen sein und dürfen keine externen Schriften oder Hyperlinks beinhalten. Für gescannte Dokumente bietet PDF einen Wrapper für verschiedene alternative komprimierte Formate. “2005 wurde PDF/A zum ISO-Standard erklärt. Für einen erheblichen Verbreitungsschub hat hier außerdem die Veröffentlichung von PDF als offenem ISO-Standard im letzten Jahr gesorgt”, so Köhler-Krüner. “PDF/A ist eine hervorragende Option für die Archivierung elektronischer Dokumente und eine bessere Alternative, als die Dokumente in ihren Ursprungsformaten aufzubewahren.“

Für Organisationen, die sich intensiv mit dem Thema Langzeitarchivierung auseinandersetzen möchten, bietet die AIIM ein umfassendes Schulungsprogramm an. Dieses deckt viele spezifische Aspekte des elektronischen Records-Managements ab. Dazu gehören Terminpläne und Terminverwaltung für Aufbewahrungsfristen, digitale Aufbewahrungstechniken, die entsprechende Gesetzgebung, Standards und Regulierungen. Darüber hinaus bietet der AIIM Verband Lehrgänge speziell für PDF/A an.

Für die Untersuchung befragten Mitglieder der AIIM Ende letzten Jahres mehrere tausend Unternehmen weltweit. Von den Teilnehmern kamen 62% aus den USA, 14% aus Kanada, 12% aus Europa und 8% aus dem Asien-Pazifik-Raum. Der verbleibende Rest verteilt sich auf Afrika, Süd-Amerika und den Mittleren Osten.

Der neue AIIM Market IQ Report: “Content Creation and Delivery - The On-Ramps and Off-Ramps of ECM” steht zum kostenlosen Download unter http://www.aiim.org/capture zur Verfügung und wurde unterstützt von den Unternehmen ABBYY, Kodak, Mark Logic, Thunderhead und Visioneer.

Über AIIM Europe:

AIIM Europe ist die europäische Tochter von AIIM International (Association for Information and Image Management), dem internationalen Fachverband für Hersteller, Anbieter und Anwender von Enterprise Content Management Technologien. Seit über 60 Jahren agiert die Non-Profit-Organisation als Mittler zwischen Anwendern und Technologien. Als solcher organisiert er Informationsveranstaltungen, unterstützt die Ausrichtung von internationalen Fachmessen, gibt Marktstudien heraus und unterhält ein Informations-Portal im Internet. So werden Technologien rund um die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten, Records und Geschäftsprozessen transparent gemacht. Mit ihnen können Organisationen Kosten reduzieren und ihren Kundenservice verbessern. Sie schaffen die wichtigen Verbindungen zwischen Mitarbeitern, Prozessen und Projekten, die die Basis für eine wertschöpfende Nutzung von Unternehmensinformationen sind. AIIM bietet zu diesem Komplex auch eine Reihe von zertifizierten Schulungen zum ECM und ERM Master an. Der Verband wurde 1943 gegründet und verfügt heute über rund 70.000 Mitglieder. AIIM Europe arbeitet mit vielen lokalen Verbänden zusammen, unter anderem in Deutschland mit dem VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Marleen Schendel, verantwortlich.

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